Wirtschaftlichkeitsgebot bei den Nebenkosten: Warum der Vermieter kein Geld verschwenden darf

Die jährliche Betriebskostenabrechnung ist für viele Mieter ein Ärgernis, insbesondere wenn die geforderte Nachzahlung hoch ausfällt. Doch nicht jede Kostenposition, die der Vermieter in die Abrechnung einstellt, muss widerspruchslos hingenommen werden. Der Vermieter verwaltet bei den Nebenkosten fremdes Vermögen und unterliegt daher dem sogenannten Wirtschaftlichkeitsgebot. Er darf nicht unnötig teure Verträge abschließen oder unwirtschaftliche Maßnahmen treffen. Hierbei ist jedoch immer zwischen dem Ermessensspielraum des Vermieters und dem Schutz des Mieters vor unnötigen Belastungen abzuwiegen.

Was bedeutet der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit im Mietrecht?

Das Wirtschaftlichkeitsgebot bezeichnet die auf Treu und Glauben beruhende vertragliche Nebenpflicht des Vermieters, den Mieter nur mit Nebenkosten zu belasten, die erforderlich und angemessen sind (vgl. BGH, 17.12.2014 - Az: XII ZR 170/13). Ein Verhalten ist dann wirtschaftlich, wenn es dem Standpunkt eines vernünftigen Vermieters entspricht, der ein vertretbares Kosten-Nutzen-Verhältnis im Auge behält. Dabei steht dem Eigentümer durchaus ein gewisser Entscheidungsspielraum zu. Nicht immer muss die billigste Lösung gewählt werden, wenn sachliche Gründe für eine teurere Variante sprechen, wie etwa Zuverlässigkeit oder eine langjährige Geschäftsbeziehung (vgl. LG Berlin, 22.08.2016 - Az: 18 S 1/16).

Der Vermieter muss daher bei seinen Ausgaben wirtschaftlich handeln und darf keine unnötigen Kosten produzieren. Überteuerte Positionen muss der Mieter nicht bezahlen, wenn er deren Unwirtschaftlichkeit belegen kann. Dies ist zwar nicht immer ganz einfach, es kann jedoch versucht werden, über Kostenvoranschläge zu belegen, dass die abgerechneten Posten überhöht sind. Erscheint dies zumindest plausibel, so ist der Vermieter darlegungs- und beweispflichtig dahingehend, dass er doch wirtschaftlich entschieden hat.

Darlegungs- und Beweislast im Streitfall

Kommt es zum Streit über die Angemessenheit einzelner Positionen der Betriebskosten, ist die Verteilung der Beweislast von entscheidender Bedeutung. Grundsätzlich trägt der Mieter die Darlegungs- und Beweislast für einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot (vgl. AG Köln, 28.12.2010 - Az: 211 C 185/10). Will der Mieter Kostensteigerungen rügen, so obliegt es ihm vorzutragen, dass die tatsächlich entstandenen Betriebskosten nicht mehr dem Wirtschaftlichkeitsgrundsatz entsprechen. Der bloße Vortrag, die Kostensteigerung sei nicht nachvollziehbar, genügt hierfür nicht (vgl. AG Berlin-Neukölln, 23.06.2011 - Az: 7 C 78/11).

Es hat sich in der Rechtsprechung ein dreistufiges Verfahren etabliert. Zunächst muss der Mieter konkrete Anhaltspunkte für einen Verstoß vortragen. Hat der Mieter diesen ersten Schritt getan, muss der Vermieter im Rahmen seiner sekundären Darlegungslast die Gründe für die Kostenentstehung und deren Erforderlichkeit erläutern. Gelingt ihm dies, fällt die Beweislast zurück an den Mieter, der dann beweisen muss, dass gleichwertige Leistungen nach den örtlichen Gegebenheiten zu einem deutlich günstigeren Preis zu beschaffen gewesen wären (vgl. BGH, 17.12.2014 - Az: XII ZR 170/13). Hierfür kann beispielsweise die Vorlage von Angeboten von Konkurrenzunternehmen erforderlich sein (vgl. LG Leipzig, 23.06.2017 - Az: 01 S 312/16).

Der einfache Verweis auf einen Betriebskostenspiegel genügt oft nicht, um eine Unwirtschaftlichkeit zu beweisen. Überregional ermittelten Durchschnittswerten kommt angesichts der je nach Region und Kommune unterschiedlichen Kostenstruktur keine ausreichende Aussagekraft im Einzelfall zu (vgl. BGH, 06.07.2011 - Az: VIII ZR 340/10).

Häufige Streitpunkte

Müllmanagement und Abfallentsorgung

Ein häufiger Streitpunkt sind die Kosten der Müllbeseitigung. Hier stellt sich oft die Frage, ob der Einsatz externer Dienstleister für das sogenannte Müllmanagement, also das Nachsortieren von Abfall und die Kontrolle der Behälter, auf den Mieter umgelegt werden darf. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass die Kosten eines externen Dienstleisters für die regelmäßige Kontrolle der Restmüllbehälter und das händische Nachsortieren bei fehlerhafter Mülltrennung als Betriebskosten umlagefähig sind (vgl. BGH, 05.10.2022 - Az: VIII ZR 117/21).

Ein Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot liegt bei solchen Maßnahmen nicht automatisch vor. Vielmehr kann eine verbrauchs- und verursachungsabhängige Abrechnung mehr Gerechtigkeit schaffen und den kostenbewussten Umgang mit Müll fördern. Selbst wenn Mindestrestmüllvolumina nicht ausgeschöpft werden, kann ein Müllmanagement sinnvoll sein, etwa um bußgeldbewehrte Fehlbefüllungen zu vermeiden (vgl. BGH, 25.01.2023 - Az: VIII ZR 230/21).

Allerdings muss auch hier die Verhältnismäßigkeit gewahrt bleiben. Wurde beispielsweise ein Dienstleistungsvertrag bereits vor Abschluss des Mietvertrages geschlossen, kann eine Verletzung des Wirtschaftlichkeitsgebots nur dann angenommen werden, wenn dem Vermieter eine Kündigung oder Anpassung des Vertrages während des Mietverhältnisses möglich und wirtschaftlich zumutbar gewesen wäre und er diese Chance ungenutzt ließ.

Führt der Vermieter neue Systeme wie Mülltrennung ein, um Kosten zu senken, muss der Mieter, der die Wirtschaftlichkeit bestreitet, konkret darlegen, dass dies nicht gelungen ist. Behauptet der Mieter, durch Mülltrennung lasse sich das Volumen auf ein Drittel reduzieren, muss er auch darlegen, wo die notwendigen zusätzlichen Behälter aufgestellt werden könnten, wenn der Vermieter Platzmangel geltend macht (vgl. AG Köln, 28.12.2010 - Az: 211 C 185/10).

Gebäudereinigung und Hauswartkosten

Auch bei der Reinigung und den Hauswartkosten wird oft über die Notwendigkeit und Höhe gestritten. Es entspricht beispielsweise nicht dem Wirtschaftlichkeitsgebot, eine Firma mit der Gebäudereinigung zu beauftragen, wenn die Mieter diese bisher ohne Beanstandungen in eigener Regie durchgeführt haben (vgl. AG Neubrandenburg, 17.09.2021 - Az: 103 C 432/21). Auch übermäßige Reinigungsintervalle können unwirtschaftlich sein. Eine wöchentliche Reinigung des Treppenhauses wird in der Regel als ausreichend angesehen, ebenso wie eine Fensterreinigung im Treppenhaus zweimal pro Jahr (vgl. AG Regensburg, 26.02.2004 - Az: 11 C 3715/03).

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