Dienstwagen im Urlaub: Rechte und Pflichten

Für viele Arbeitnehmer gehört der Dienstwagen zum Teil ihrer Vergütung. Doch spätestens wenn die Urlaubszeit beginnt, stellen sich Fragen: Darf das Fahrzeug auch für die Ferienreise genutzt werden? Welche steuerlichen Besonderheiten sind zu beachten - und was passiert, wenn es im Urlaub zu einem Unfall kommt? Die Antworten hängen maßgeblich davon ab, was vertraglich vereinbart ist.

Private Nutzung: Die vertragliche Grundlage entscheidet

Ob der Dienstwagen überhaupt für private Zwecke genutzt werden darf, ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag oder einer gesonderten Dienstwagenvereinbarung. Ist dort lediglich festgehalten, dass dem Arbeitnehmer ein Fahrzeug für dienstliche Zwecke zur Verfügung gestellt wird, beschränkt sich die Nutzung auf Dienstreisen - Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb fallen dabei nicht darunter, und eine Urlaubsreise ist in diesem Fall unzulässig.

Anders liegt der Fall, wenn die private Nutzung ausdrücklich gestattet ist. Dann schließt das Nutzungsrecht grundsätzlich auch Fahrten in der Freizeit und während des Urlaubs ein - ohne kilometerbezogene oder geografische Beschränkung, sofern der Vertrag keine entsprechenden Einschränkungen enthält. Soll eine einmal vereinbarte Privatnutzung nachträglich ausgeschlossen werden, bedarf es einer einvernehmlichen Vertragsänderung. Kommt keine Einigung zustande, kann der Arbeitgeber eine Änderungskündigung aussprechen, gegen die der Arbeitnehmer vor dem Arbeitsgericht vorgehen kann. Ein einseitiges Verbot der Privatnutzung ohne vertragliche Widerrufsklausel ist hingegen nicht zulässig.

Dienstwagen als Teil der Vergütung und der Urlaubsanspruch

Ist die private Nutzung des Dienstwagens vertraglich eingeräumt, gilt das Fahrzeug als Sachbezug und damit als Teil der laufenden Arbeitsvergütung. Daraus folgt: Auch ein Dienstwagen als Sachbezug ist vom Anspruch auf bezahlten Urlaub erfasst. Der Arbeitgeber hat damit grundsätzlich zwei Möglichkeiten - entweder er überlässt den Wagen dem Arbeitnehmer auch für die Urlaubsdauer zur Nutzung, oder er zahlt eine angemessene Ausgleichszahlung. Bei der Bemessung einer solchen Ausgleichszahlung ist der nach der 1-%-Methode ermittelte Betrag heranzuziehen.

Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass der Anspruch auf private Nutzung auch während der Abwesenheitszeiten fortbesteht, für die der Arbeitgeber zur Entgeltfortzahlung verpflichtet ist - also insbesondere während des Erholungsurlaubs und bei Arbeitsunfähigkeit bis zum Ablauf der sechswöchigen Entgeltfortzahlungsfrist (vgl. BAG, 14.12.2010 - Az: 9 AZR 631/09). Dasselbe gilt übrigens für die gesetzlichen Mutterschutzfristen gemäß §§ 3 Abs. 1, 4 MuSchG sowie für Beschäftigungsverbote nach §§ 16 Abs. 1, 11 MuSchG (vgl. BAG, 11.10.2000 - Az: 5 AZR 240/99).

Vorstandsmitglieder einer AG oder Geschäftsführer einer GmbH fallen allerdings nicht unter den Anwendungsbereich des Bundesurlaubsgesetzes. Für diesen Personenkreis empfiehlt sich eine ausdrückliche vertragliche Regelung über die Nutzungsmöglichkeit des Dienstwagens während des Urlaubs.

Während der Elternzeit besteht dagegen kein Anspruch auf Privatnutzung des Dienstwagens. Da das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit ruht und keine Arbeitsvergütung zu gewähren ist, entfällt auch der Sachbezug. Anders als bei Erholungsurlaub oder Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist die Fahrzeugüberlassung in dieser Zeit nicht geschuldet.

Mit dem Dienstwagen ins Ausland

Steht die Privatnutzung vertraglich zu, schließt das in der Regel auch Urlaubsreisen ins Ausland ein - sofern der Vertrag keine geografischen Beschränkungen enthält. Schränkt die Dienstwagenvereinbarung die private Nutzung auf das Gebiet der Bundesrepublik Deutschland ein, gilt die Auslandsreise als nicht gedeckt.

Vor Antritt einer Auslandsreise mit dem Dienstwagen empfiehlt es sich, die Genehmigung des Arbeitgebers schriftlich zu dokumentieren. Außerdem sollten die Versicherungsbedingungen geprüft werden: Nicht jede Kfz-Versicherung deckt Schäden und Haftpflichtfälle im Ausland automatisch ab. In vielen Fällen ist das Mitführen der sogenannten Grünen Versicherungskarte sinnvoll oder sogar erforderlich. Darüber hinaus gilt zu beachten, dass in Ländern außerhalb der Europäischen Union häufig ein internationaler Führerschein benötigt wird.

Wer darf den Firmenwagen fahren?

In der Regel steht der Dienstwagen ausschließlich dem Arbeitnehmer zur Verfügung. Ob auch Familienangehörige das Fahrzeug nutzen dürfen, hängt von der Car Policy oder einer individuellen Vereinbarung ab. Erlaubt der Arbeitgeber die Nutzung durch weitere Personen - etwa den Ehepartner oder im Haushalt lebende Kinder -, sollte dies schriftlich festgehalten sein. Nur so ist sichergestellt, dass der Versicherungsschutz nicht gefährdet wird und im Schadensfall keine Lücken entstehen.

1-%-Regelung und steuerliche Konsequenzen im Urlaub

Aus steuerlicher Sicht ist die Nutzung des Dienstwagens im Urlaub in der Regel unproblematisch, da der geldwerte Vorteil durch die typischerweise angewandte 1-%-Regelung abgedeckt ist. Danach sind monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil zu versteuern, zuzüglich 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises je Kilometer der Entfernung zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte. Dieser Zuschlag darf auch dann nicht gemindert werden, wenn das Fahrzeug während eines längeren Urlaubs - der auch ganze Kalendermonate umfassen kann - gar nicht für Fahrten zur Arbeit genutzt wird.

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