Abmahnung: Wann und wie kann sie ausgesprochen werden?

Nicht jede Kündigung ist zulässig. ➠ Lassen Sie sich beraten.

Wann liegt eine Abmahnung vor?

Beanstandet der Arbeitgeber ein Fehlverhalten des Arbeitnehmers und weist er auf Sanktionen im Wiederholungsfalle hin, so liegt eine Abmahnung vor. Die Abmahnung muss verhältnismäßig zu Art und Schwere des Fehlverhaltens sein und sollte ausdrücklich als „Abmahnung“ bezeichnet werden, dies ist jedoch nicht erforderlich. Es ist durchaus ausreichend, wenn der Unmut des Arbeitgebers deutlich ist und Konsequenzen angedroht werden.

Was unterscheidet Abmahnung und Ermahnung?

Bei einer Ermahnung handelt es sich nicht um eine Abmahnung, die dazu dienen könnte, eine Kündigung vorzubereiten. Die Abmahnung ist dagegen in der Regel Vorläufer einer Kündigung. Der Arbeitnehmer sollte deshalb vor einer Abmahnung angehört werden.

Eine Abmahnung erfüllt im Wesentlichen drei Funktionen: eine Rügefunktion, eine Ermahnfunktion und Warnfunktion. Eine Ermahnung erfüllt dagegen lediglich die Ermahnfunktion und soll den Arbeitnehmer an ein vertragsgemäßes Verhalten „erinnern“ – es fehlt hier dann an der Androhung einer zukünftigen Kündigung.

Wurde bereits eine Ermahnung ausgesprochen, kann für dasselbe Verhalten in der Regel keine Abmahnung mehr folgen, es sei denn, das Verhalten wiederholt oder intensiviert sich.

Wer darf eine Abmahnung aussprechen?

Eine Befugnis zur Erteilung einer Abmahnung besteht nicht automatisch. Abmahnungsbefugt sind alle Vorgesetzten, auf die das Weisungsrecht übertragen ist, also diejenigen, die dem Arbeitnehmer verbindliche Anweisungen hinsichtlich der geschuldeten Arbeitsleistung geben können.

Welche Inhalte muss eine Abmahnung enthalten?

Eine Abmahnung muss folgende Punkte beinhalten:

• Beschreibung des beanstandeten Verhaltens,
• Aufforderung des Arbeitnehmers zu künftiger Vertragstreue und
• Androhung der Kündigung als Konsequenz weiteren Fehlverhaltens.

Eine Abmahnung muss nicht als solche bezeichnet werden. Es ist ausreichend, wenn der Arbeitnehmer erkennen kann bzw. muss, dass ein Verhalten beanstandet wird und entsprechende Konsequenzen drohen. Für eine Abmahnung besteht auch keine Schriftformerfordernis. Aus Gründen der Beweisbarkeit und der Dokumentation ist es ratsam, eine Abmahnung dennoch grundsätzlich schriftlich vorzunehmen. Eine mündliche Abmahnung sollte zumindest schriftlich bestätigt werden, da eine Abmahnung nur dann gültig ist, wenn diese auch empfangen wurde. Der Empfang ist daher immer schriftlich zu bestätigen.

Der Arbeitnehmer muss die Abmahnung übrigens auch verstehen können - spricht der Arbeitnehmer kein Deutsch und kann den Inhalt daher nicht verstehen, so ist die Abmahnung ungültig.

Aufgabe der Abmahnung ist es, den Arbeitnehmer auf ein Fehlverhalten hinzuweisen und ihn zu warnen. Hieraus begründet sich auch die Erforderlichkeit, das Fehlverhalten genau zu bezeichnen und aufzuzeigen, wie richtiges Verhalten aussehen würde und welche Folgen entstehen, wenn das Verhalten nicht geändert wird. In aller Regel wird auf eine drohende Kündigung hingewiesen - es wäre aber auch ausreichend, deutlich zu machen, dass die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses andernfalls gefährdet ist.

Grundsätzlich gibt es keine Fristbindung für eine Abmahnung. Aus Glaubwürdigkeitsgründen sollte die Abmahnung indes grundsätzlich zeitnah nach dem Fehlverhalten erfolgen. Der Arbeitnehmer muss nach einer längeren Zeit nicht mehr mit einer Reaktion des Arbeitgebers rechnen - das Recht zur Abmahnung kann also verwirkt sein. Eine etwaige Abmahnung wäre in einem solchen Fall unzulässig.

Eine vorherige Anhörung ist nicht zwingend erforderlich, kann aber aus Fairnessgründen und zur Vermeidung späterer Streitigkeiten sinnvoll sein.

Zwar sind Abmahnungen und ggf. eine erfolgte Stellungnahme des Arbeitnehmers dem Betriebsrat im Rahmen des Anhörungsverfahrens (§ 102 BetrVG) mitzuteilen, es stehen dem Betriebsrat aber keine Anhörungs-, Mitwirkungs- oder Mitbestimmungsrechte hinsichtlich der Abmahnung zu.

Welches Verhalten kann abgemahnt werden?

Nicht jedes Verhalten kann abgemahnt werden - es können Störungen im Leistungsbereich und im Vertrauensbereich abgemahnt werden. Einmal abgemahnte Verhaltensweise können nur im Wiederholungsfall als Grundlage einer Kündigung verwendet werden. Der Arbeitgeber muss also ggf. abschätzen, ob er stattdessen nicht direkt kündigen möchte. Weiterhin ist zu bedenken, dass Abmahnungen auch tatsächlich Konsequenzen haben müssen. Mahnt ein Arbeitgeber den Arbeitnehmer mehrfach ab, ohne weitere Konsequenzen zu ziehen, so kann der Arbeitnehmer u.U. darauf vertrauen, dass auch zukünftig nicht mit ernsthafteren Konsequenzen zu rechnen ist. Eine Kündigung kann daher durch vermehrtes Abmahnen unmöglich werden (vgl. LAG Hessen, 20.10.2008 - Az: 17 Sa 1826/07).

Beispiele für Störungen im Leistungsbereich, die eine Abmahnung rechtfertigen:

• Verstoß gegen ein betriebliches Rauch- und Alkoholverbot,
• Wiederholte Unpünktlichkeit,
• Unentschuldigte Fehlzeiten im Anschluss an einen Urlaub,
• Arbeitsverweigerung,
• mangelhafte Arbeitsausführung,
• u.a.

Beispiele für Störungen im Vertrauensbereich, die eine Abmahnung rechtfertigen:

• Betrug,
• Diebstahl,
• Untreue,
• Beleidigungen von Vorgesetzten und Kollegen,
• Wettbewerbswidriges Verhalten,
• u.a.

Schwere Pflichtverletzungen, Unwilligkeit zur Änderung des Verhaltens oder Unfähigkeit zur Steuerung des Verhaltens sowie hartnäckig und uneinsichtig fortgesetzte Vertrauensstörungen oder wenn mit einer Wiederherstellung des Vertrauens nicht zu rechnen ist, kann eine Kündigung ohne vorherige Abmahnung gerechtfertigt sein.

Es kann aber nicht jede Kleinigkeit abgemahnt werden - werden dem Arbeitnehmer große Nachteile zuteil oder hätte eine weniger schwerwiegende Maßnahme genügt, so ist eine Abmahnung unverhältnismäßig (Übermaßverbot – vgl. BAG, 30.05.1996 – Az: 6 AZR 537/95).

Gibt es Fristen für den Ausspruch einer Abmahnung?

Eine konkrete gesetzliche Frist, innerhalb der eine Abmahnung auszusprechen ist, gibt es nicht. Dennoch muss eine Abmahnung zeitnah erfolgen, damit sie ihren Sinn und Zweck noch erzielen kann. Daher sollte eine Abmahnung spätestens nach zwei Wochen ausgesprochen werden, wenn keine weiteren Ermittlungen des Arbeitgebers zur Sache notwendig sind. Andernfalls verlängert sich der zulässige Zeitraum entsprechend um die Zeit der notwendigen Ermittlungen.

Andernfalls können Zweifel an der Ernsthaftigkeit der Abmahnung entstehen, sodass diese bei einer späteren Kündigung eine weniger starke oder gar keine Berücksichtigung finden wird.

Weiterhin kann das Recht auf Abmahnung auch verwirkt werden, wenn der Arbeitnehmer aufgrund von Zeitablauf nicht mehr damit rechnen muss, dass er für ein Verhalten in der Vergangenheit noch sanktioniert werden soll, weil der Arbeitgeber nicht gehandelt hat.

Wo und wie lange wird die Abmahnung aufbewahrt?

Eine ausgesprochene Abmahnung kommt in die Personalakte und kann dort um Prinzip bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden - und zwar auch dann, wenn die Abmahnung bereits Ihre Warnfunktion verloren hat, da erteilte Abmahnungen beispielsweise auch bei künftigen Personalentscheidungen oder bei einer späteren juristischen Auseinandersetzung eine Rolle spielen können. In Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen kann jedoch eine maximale Aufbewahrungsfrist vereinbart werden, die dann entsprechend einzuhalten ist.

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses kann der Arbeitnehmer die Entfernung gemäß Artikel 17 Abs. 1 DSGVO verlangen, wenn keine arbeitsrechtliche Streitigkeit mehr über die Abmahnung anhängig ist

Wie lange wirkt eine Abmahnung?

Eine Abmahnung verjährt nicht. Eine berechtigte Abmahnung hat also kein allgemeines „Verfallsdatum“ - es hängt ganz vom Einzelfall ab, wann eine Abmahnung wirkungslos wird. Hierbei wird die Art des Fehlverhaltens sowie das anschließende Verhalten des Arbeitnehmers berücksichtigt. Denn mit der Zeit verliert eine Abmahnung ihre Warnfunktion bzw. verliert das abgemahnte Verhalten an Bedeutung. Ein geringfügiges Fehlverhalten führt i.d.R. nach zwei Jahren zu einer möglichen „Löschung“, so das BAG. Nach fünf Jahren hat eine Abmahnung wegen eines normalen Fehlverhaltens in der Regel ihre Wirkung verloren, was jedoch nicht zwingend die Entfernung aus der Personalakte nach sich zieht.

Muss der Betriebsrat bei einer Abmahnung beteiligt werden?

Der Betriebsrat muss bei der Erteilung einer Abmahnung nicht beteiligt werden. Es besteht auch kein Auskunftsrecht des Betriebsrates über Abmahnungen. Erst dann, wenn es zu einer Kündigung kommt, besteht eine Beteiligungspflicht.

Der betroffene Arbeitnehmer kann sich jedoch beim Betriebsrat über die Abmahnung beschweren, wenn er sich hierdurch benachteiligt oder ungerecht behandelt fühlt.

Kann man gleich nach einer Abmahnung gekündigt werden?

Auf eine Abmahnung hin kann der Arbeitnehmer im Allgemeinen nicht am nächsten Tag gekündigt werden - es muss dem Betroffenen Zeit gegeben werden, sein Verhalten zu ändern.

Muss grundsätzlich vor einer Kündigung wegen eines Fehlverhaltens eine Abmahnung ausgesprochen werden?

Eine verhaltensbedingte Kündigung erfordert nicht grundsätzlich, dass vorher eine einschlägige Abmahnung ausgesprochen wurde. Es kommt dabei auf die Umstände des Einzelfalles an. Ein schweres Fehlverhalten oder ein offensichtlich nicht vom Arbeitgeber geduldetes Verhalten erfordert tendenziell keine vorherige Abmahnung, in anderen Fällen ist es notwendig, dass zuvor eine oder auch mehrere einschlägige Abmahnungen ausgesprochen wurden, um eine Änderung des Verhaltens herbeizuführen. Erst dann, wenn diese erfolglos waren, kommt eine verhaltensbedingte Kündigung in Betracht.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu wissen, dass der Arbeitgeber wegen eines abgemahnten Fehlverhaltens keine Kündigung mehr aussprechen kann. Dies geht erst im Wiederholungsfall, weil die Abmahnung ja gerade dazu dient, den Arbeitnehmer zur Änderung des Verhaltens anzuhalten.

Auch dann, wenn es erneut zu einem bereits abgemahnten Verhalten kommt, die Abmahnung jedoch bereits älter – in der Regel mehrere Jahre alt - ist, kann es sein, dass eine verhaltensbedingte Kündigung zunächst einer erneuten Abmahnung bedarf, wenn der Arbeitnehmer sich in der Zwischenzeit vertragstreu verhalten hat.

Kann sich der Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung wehren?

Der Arbeitnehmer kann eine Stellungnahme („Gegendarstellung“) zur Abmahnung verfassen, die dann ebenfalls in die Personalakte aufzunehmen ist. Eine bestimmte Frist ist hierfür nicht vorgesehen – sie kann also zu jedem beliebigen Zeitpunkt erfolgen.

Besteht ein Betriebsrat, kann sich der Arbeitnehmer bei diesem beschweren.

Der Arbeitnehmer kann zudem die Entfernung unzulässiger Abmahnungen aus der Personalakte verlangen und dies auch ggf. gerichtlich durchsetzen. Im Erfolgsfall verliert die Abmahnung dann ihre Wirksamkeit und der Arbeitgeber kann sie auch nicht mehr heranziehen, um eine verhaltensbedingte Kündigung zu rechtfertigen. Für eine Klage gibt es in dieser Hinsicht auch keine Frist, zu beachten wäre.

Weitere Informationen

Was kann ein Betroffener gegen eine Abmahnung unternehmen?

Abmahnung vor Kündigung

Mustervorlagen

Abmahnung (allgemein)

Abmahnung aufgrund wiederholten Zuspätkommens

Abmahnung wegen Beleidigung eines Arbeitskollegen

Abmahnung wegen Verlassen des Arbeitsplatzes

Abmahnung wegen verspäteter Krankmeldung

Stellungnahme zur Abmahnung