Grundsätzlich ist der Arbeitgeber in seiner Entscheidung über den Inhalt von Personalakten frei. Es besteht auch kein Anspruch des Arbeitnehmers auf Entfernung von Dokumenten aus der Personalakte (ArbG Frankfurt - Az 9 Ca 6822/03). Dies gilt jedoch nur dann, wenn es sich nicht um unberechtigte, ehrabschneidende oder gar falsche Dokumente oder Notizen handelt. Der Arbeitnehmer kann die Entfernung solcher Dokumente aus der Personalakte verlangen. Graphologische Gutachten dürfen nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers in die Personalakte aufgenommen werden.
Die Personalakte umfaßt i.d.R. die Stammdaten des Arbeitnehmers, die eingereichten Bewerbungsunterlagen, Informationen über die berufliche und persönliche Entwicklung des Arbeitnehmers, Einschätzungen über die Fähigkeiten und andere Unterlagen, die sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen oder bei denen ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers auf Aufnahme besteht.
Sie ist mit Sorgfalt zu verwahren und vertraulich zu behandeln - das Bundesdatenschutzgesetz stellt hier hohe Anforderungen. Andernfalls liegt eine Verletzung des allg. Persönlichkeitsrechts vor, die zu Schadensersatz- und Schmerzensgeldansprüchen führen kann. Es besteht aber keine Verpflichtung des Arbeitgebers, eine Personalakte zu führen.
Die Personalakte umfaßt i.d.R. die Stammdaten des Arbeitnehmers, die eingereichten Bewerbungsunterlagen, Informationen über die berufliche und persönliche Entwicklung des Arbeitnehmers, Einschätzungen über die Fähigkeiten und andere Unterlagen, die sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen oder bei denen ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers auf Aufnahme besteht.
Sie ist mit Sorgfalt zu verwahren und vertraulich zu behandeln - das Bundesdatenschutzgesetz stellt hier hohe Anforderungen. Andernfalls liegt eine Verletzung des allg. Persönlichkeitsrechts vor, die zu Schadensersatz- und Schmerzensgeldansprüchen führen kann. Es besteht aber keine Verpflichtung des Arbeitgebers, eine Personalakte zu führen.
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Jetzt 7 Tage kostenlos testenStand: (letzte Änderung: 19.04.2026)
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Beitrag von: RA Martin Becker und RA Dr. jur. Jens-Peter Voß | Geprüft von: RA Hont Péter Hetényi, RAin Patrizia Klein, RAin Alexandra Klimatos und RA Dr. jur. Rochus Schmitz
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber in der inhaltlichen Gestaltung frei. Allerdings besteht ein Anspruch des Arbeitnehmers auf Entfernung von Dokumenten, wenn diese unberechtigt, ehrabschneidend oder faktisch falsch sind (vgl. ArbG Frankfurt, 18.06.2003 - Az: 9 Ca 6822/03).
Ja, der Arbeitnehmer darf jederzeit und grundlos Einsicht in die über ihn geführte Personalakte nehmen. Dabei darf er sich Notizen machen oder Abschriften erstellen, jedoch keine Unterlagen entwenden.
Arbeitnehmer können die Entfernung von Abmahnungen nach 2 ½ Jahren verlangen (vgl. ArbG Frankfurt, 17.06.1999 - Az: 6 Ca 7219/98). Spätestens nach 5 Jahren sind sämtliche negativen Daten und Informationen aus der Akte zu entfernen.
Neben dem Arbeitnehmer selbst ist der Zugriff auf Firmeninhaber, Geschäftsführer und direkte Vorgesetzte beschränkt. Andere Personen, wie etwa leitende Mitarbeiter, sind von der Einsichtnahme ausgeschlossen.
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