Für viele Beschäftigte ist es ein Schock, wenn plötzlich eine formelle
Abmahnung auf dem Schreibtisch liegt oder förmlich übergeben wird. Eine solche Rüge ist weit mehr als nur ein „Dämpfer“ oder ein Ausdruck schlechter Stimmung des Vorgesetzten. Arbeitsrechtlich betrachtet stellt sie oft die notwendige Vorstufe zu einer
verhaltensbedingten Kündigung dar. Wer als
Arbeitnehmer abgemahnt wurde, sollte daher umgehend, aber besonnen reagieren. Es gilt, keine voreiligen Schuldeingeständnisse zu machen und die juristische Klaviatur der Gegenwehr - von der Gegendarstellung bis zur Klage - genau zu kennen. Reagiert der Betroffene zunächst gar nicht, kann dies unter Umständen später als nachteilig ausgelegt werden, auch wenn das Gesetz keine starren Fristen für den Widerspruch vorsieht.
Die erste Reaktion: Unterschrift nur unter Vorbehalt
Im Moment der Übergabe einer Abmahnung wird vom Arbeitnehmer häufig verlangt, den Erhalt und den Inhalt sofort per Unterschrift zu bestätigen. Hier ist größte Vorsicht geboten. Unter Umständen kann bereits die bloße Gegenzeichnung als ein Schuldeingeständnis gewertet werden, welches eine spätere rechtliche Verteidigung massiv erschwert. Daher sollte niemals blind unterschrieben werden. Die Abmahnung muss zunächst in Ruhe gelesen und idealerweise rechtlich geprüft werden.
Ein in der Praxis von
Arbeitgebern gerne verwendeter Satz auf der Empfangsbestätigung lautet beispielsweise: „... bestätigen Sie auf der Durchschrift dieses Schreibens, dass Sie die Abmahnung gelesen und verstanden haben, und dass die erhobenen Vorwürfe zutreffen.“ Eine Unterschrift unter einen solchen Text kommt einem veritablen Schuldanerkenntnis gleich.
Möchte der Arbeitgeber zwingend eine Bestätigung, kann der betroffene Arbeitnehmer den Erhalt mit einem eigenen, handschriftlichen Vermerk quittieren, der rechtlich unverfänglich ist. Eine Formulierung wie: „Hiermit bestätige ich, die Abmahnung gelesen und zur Kenntnis genommen zu haben. Ich bestreite die Richtigkeit der genannten Vorwürfe und verweise in dieser Hinsicht vollumfänglich auf meine diesbezügliche Stellungnahme“, wahrt die Rechte des Arbeitnehmers und dokumentiert lediglich den Zugang des Schreibens.
Rechtliche Anforderungen an eine wirksame Abmahnung
Nicht jedes Kritikgespräch und nicht jeder „Zettel“ in der
Personalakte entfaltet die rechtliche Wirkung einer Abmahnung. Damit diese ihre Warnfunktion erfüllen kann und als Vorstufe zur Kündigung taugt, müssen bestimmte formelle und inhaltliche Kriterien erfüllt sein. Die Rechtsprechung verlangt, dass dem Betroffenen zweifelsfrei entnehmbar sein muss, was ihm konkret vorgeworfen wird, wie er sein Verhalten in Zukunft einzurichten hat und welche Sanktionen drohen, wenn er sich nicht entsprechend verhält. Ist dies nicht der Fall, so kann der Betroffene die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen (vgl. LAG Düsseldorf, 10.09.2009 - Az:
13 Sa 484/09).
Zweck der Abmahnung ist es, den Empfänger an seine vertraglichen Pflichten zu erinnern und ihn zu ermahnen, künftig wieder vertragsgerecht zu arbeiten. Zu den unverzichtbaren Voraussetzungen gehört neben der Rüge eines genau zu bezeichnenden Fehlverhaltens daher zwingend der Hinweis auf die Bestands- oder Inhaltsgefährdung des
Arbeitsverhältnisses für den Wiederholungsfall (vgl. LAG Rheinland-Pfalz, 07.02.2019 - Az:
5 Sa 250/18). Fehlt diese „Androhung“ arbeitsrechtlicher Konsequenzen, handelt es sich meist nur um eine Ermahnung, die keine kündigungsrechtliche Relevanz entfaltet. Zudem muss der Arbeitgeber das gerügte Verhalten so präzise beschreiben, dass keine Unklarheiten bestehen (vgl. BAG, 19.02.2009 - Az:
2 AZR 603/07). Pauschale Vorwürfe wie „unfreundliches Verhalten“ oder „mangelnde Arbeitsleistung“ ohne Nennung konkreter Situationen, Daten und Uhrzeiten reichen hierfür regelmäßig nicht aus.
Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist bei Abmahnungen zu beachten!
Ein häufiger Irrtum besteht in der Annahme, dass Gerichte auch prüfen, ob eine Abmahnung „fair“ oder „netter“ hätte formuliert werden können. Die Berechtigung einer Abmahnung ist jedoch nur insoweit nach dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz zu prüfen, als Form und Umstände der Abmahnung gemeint sind. Ob die Abmahnung als solche eine Überreaktion darstellt, unterliegt grundsätzlich nicht der gerichtlichen Kontrolle (vgl. LAG Schleswig-Holstein, 29.11.2005 - Az:
2 Sa 350/05). Das LAG Schleswig-Holstein führte hierzu aus, dass die Abmahnung keiner allgemeinen Verhältnismäßigkeitskontrolle unterliegt. Das Erfordernis einer berechtigten Abmahnung vor Ausspruch einer Kündigung stellt bereits einen Ausfluss des Billigkeitsprinzips dar.
Dennoch gibt es Grenzen. Eine Abmahnung ist unzulässig, wenn es sich gar nicht um einen arbeitsvertraglichen Pflichtenverstoß handelte oder das Verhalten völlig bagatellhaft war. So entschied das Arbeitsgericht Paderborn, dass nicht jedes Lachen im Betrieb, welches von anderen als „Auslachen“ empfunden wird, per se einen Pflichtenverstoß darstellt. Auch das Zurücklassen eines Kartons mit aufgeklebten Sprüchen stellt keinen Verstoß in „erheblichem Maße“ dar (ArbG Paderborn, 09.06.2016 - Az:
2 Ca 457/15).
Sollte ein Arbeitnehmer eine Gegendarstellung verfassen?
Ist die Abmahnung in der Welt, ist die Verfassung einer Stellungnahme durch den Arbeitnehmer, der sogenannten Gegendarstellung, oft das Mittel der Wahl. Der Arbeitnehmer hat das Recht, eine solche Stellungnahme zur Personalakte nehmen zu lassen. Hierbei ist jedoch strategisches Geschick gefragt. Eine Stellungnahme sollte zwingend den Grund des Widerspruchs enthalten und detailliert darlegen, weshalb die abgemahnten Punkte unrichtig sind. Es empfiehlt sich eine präzise Situationsdarstellung aus Sicht des Abgemahnten.
Zur Entkräftung der Vorwürfe kann es hilfreich sein, ähnliche Fälle im Betrieb aufzuzeigen, in denen es zu keiner Abmahnung kam, oder darzulegen, dass das abgemahnte Verhalten im Betrieb üblich ist (betriebliche Übung). Essenziell ist zudem die Benennung von Zeugen, die bestätigen können, dass die Situation anders abgelaufen ist, als in der Abmahnung dargestellt. Abschließend sollte die Stellungnahme die ausdrückliche Aufforderung enthalten, diese der Personalakte beizufügen.
Neben dem Recht zur Stellungnahme kann sich der Arbeitnehmer auch gemäß
§ 84 BetrVG beim Arbeitgeber beschweren oder den
Betriebsrat einschalten. Der Betriebsrat hat beim Arbeitgeber auf Abhilfe hinzuwirken, sofern er die Beschwerde für begründet hält.
Wann besteht ein Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte?
Nicht jede Abmahnung muss hingenommen werden. Bei rechtswidriger oder unberechtigter Abmahnung hat der Betroffene das Recht, die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu verlangen. Diesen Anspruch leitet die Rechtsprechung aus einer entsprechenden Anwendung der §§ 242, 1004 BGB her (vgl. BAG, 19.07.2012 - Az:
2 AZR 782/11). Eine solche missbilligende Äußerung des Arbeitgebers ist geeignet, den Arbeitnehmer in seinem beruflichen Fortkommen und seinem Persönlichkeitsrecht zu beeinträchtigen. Deshalb kann die Beseitigung verlangt werden, wenn die Abmahnung unwirksam ist.
Die Unwirksamkeit kann auf verschiedenen Gründen beruhen: Sie ist formell nicht ordnungsgemäß zustande gekommen, enthält unzutreffende Tatsachen, beruht auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung oder verletzt das Persönlichkeitsrecht durch unsachliche Werturteile. Ist beispielsweise eine erforderliche Anhörung des Abgemahnten nicht erfolgt (sofern tarifvertraglich oder betrieblich vorgeschrieben), führt dies dazu, dass die Abmahnung nicht in einem ordnungsgemäßen Verfahren zustande gekommen und daher zu entfernen ist.
Besonders relevant für die Praxis ist die „Alles-oder-Nichts“-Rechtsprechung: Wurden in einem Abmahnschreiben mehrere Pflichtverletzungen gleichzeitig gerügt, so genügt auch nur ein einziger unzutreffender Vorwurf, damit die vollständige Entfernung aus der Personalakte verlangt werden kann (vgl. LAG Rheinland-Pfalz, 13.07.2005 - Az:
10 Sa 197/05). Das Schreiben kann nicht teilweise aufrechterhalten werden. Es ist dem Arbeitgeber überlassen, ob er stattdessen eine neue, auf die zutreffenden Pflichtverletzungen beschränkte Abmahnung aussprechen will (vgl. LAG Rheinland-Pfalz, 13.07.2005 - Az:
10 Sa 196/05).
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