Der geldwerte Vorteil aus der Überlassung eines Dienstwagens, der auch privat genutzt werden kann, ist als Teil des
Arbeitseinkommens zu versteuern und zwar nach den Steuerrichtlinien mit monatlich 1% des Listenpreises. Diese Regelung hat das BVerfG als unbedenklich bezeichnet.
Alternativ hierzu kann ein Fahrtenbuch geführt werden, um die private Nutzung für das Finanzamt zu dokumentieren.
Was gilt für ein Fahrtenbuch für das Finanzamt?
Im Gegensatz zur angeordneten Führungspflicht im Rahmen eines
Bußgeldverfahrens besteht keine Pflicht, ein Fahrtenbuch für steuerliche Zwecke zu führen. Ein solches Fahrtenbuch ist freiwillig und wird aufgrund der damit verbundenen steuerlichen Anreize geführt und dient als Ersatz für die (pauschale) 1%-Regelung für die Versteuerung von privaten Fahrten mit einem Dienstwagen.
Hier muss eine genaue Aufzeichnung aller Fahrten mit Angabe des Reisezwecks und Name des aufgesuchten Geschäftspartners, Abfahrts- und Zielort, Datum und Uhrzeit, Gesamtkilometer der Fahrtstrecke sowie Kilometerstand bei Abfahrt und Ankunft durch den Nutzer des Firmenwagens erfolgen. Bei Umwegen ist die die Reiseroute ebenfalls anzugeben.
Für berufsbedingte Vielfahrer gibt es bestimmte Erleichterungen, die eine Kundenliste erlauben.
Bei privaten Fahrten müssen nur Datum, Ziel und die Kilometerstände bzw. die Fahrtstrecke erfasst werden. Weder der Grund der Fahrt noch die aufgesuchten Orte müssen angeben werden.
Das nachträgliche Eintragen von Fahrten ist auch hier nicht erlaubt, Fahrten müssen zeitnah erfolgen. Das Fahrtenbuch muss zudem eine geschlossene Form aufweisen, um Nachträge oder einen Austausch von Einzelblättern zu verhindern. Auch Änderungen sind nicht erlaubt und müssen wenn im Einzelfall erforderlich nachvollziehbar dokumentiert werden.
Sofern ein solches Fahrtenbuch geführt wird, ist die Entscheidung für ein Kalenderjahr bindend. Im Anschluss ist ein Wechsel zur 1%-Regelung möglich.
Lediglich dann, wenn ein Firmenfahrzeug zu weniger als 50% zu Arbeitszwecken genutzt wird, besteht kein Wahlrecht. In diesem Fall muss ein Fahrtenbuch geführt werden.
Bei Verlust des Fahrtenbuchs wird direkt die 1%-Regelung angewendet. Dies ist auch bei einem unvollständigen Fahrtenbuch möglich. Der Prüfungsmaßstab der Finanzämter ist hier sehr streng.
Für aus steuerlichen Gründen angelegte Fahrtenbücher beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt zum Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Fahrtenbuch vorgenommen wurde.
