Die Personalakte im Arbeitsrecht: Inhalt, Einsicht und Datenschutz

Wer die eigene Personalakte nie eingesehen hat, weiß oft nicht, was dort über ihn dokumentiert ist. Diese Akte begleitet das gesamte Arbeitsverhältnis - von den Bewerbungsunterlagen über Abmahnungen bis hin zu dienstlichen Beurteilungen. Das Arbeitsrecht gibt hierbei Grenzen vor, was aufgenommen werden darf, wer Einblick erhält und unter welchen Umständen Einträge wieder entfernt werden können.

Was ist eine Personalakte?

Das Bundesarbeitsgericht versteht unter einer Personalakte eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen (vgl. BAG, 19.07.2012 - Az: 2 AZR 782/11). Im öffentlichen Dienst ist dieser Begriff in § 106 Abs. 1 Bundesbeamtengesetz ausdrücklich geregelt; für privatrechtliche Arbeitsverhältnisse gilt die Begriffsbestimmung des BAG entsprechend.

Personalakten können sowohl in Papierform als auch digital geführt werden. Maßgeblich ist dabei nicht, was der Arbeitgeber als „Personalakte“ bezeichnet oder in welcher äußeren Form die Akte geführt wird; entscheidend ist der inhaltliche Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis. Auch elektronische Datenbanken, in denen Personaldaten gespeichert sind, fallen darunter. Unzulässig ist das Führen sogenannter Geheimakten, von denen der betroffene Arbeitnehmer keine Kenntnis hat. Werden Sonder- oder Nebenakten geführt, muss die Hauptakte zumindest einen entsprechenden Hinweis enthalten.

Eine gesetzliche Pflicht zur Anlage einer Personalakte besteht nur im öffentlichen Dienst. In der Privatwirtschaft ist die Führung zwar nicht vorgeschrieben, aber weit verbreitet und sinnvoll - allein schon deshalb, weil steuer-, sozialversicherungs- und arbeitsschutzrechtliche Vorschriften bestimmte Aufzeichnungspflichten vorsehen. Wer sich für die Anlage einer Personalakte entscheidet, ist an die entsprechenden arbeitsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben gebunden.

Was gehört in die Personalakte - und was nicht?

Grundlage ist der innere Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis. Nach ständiger Rechtsprechung gehören nur solche Unterlagen in die Personalakte, welche die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen (vgl. BAG, 07.05.1980 - Az: 4 AZR 214/78). Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass die Akte ein zutreffendes Bild des Arbeitnehmers in den arbeitsrechtlich relevanten Beziehungen vermittelt (vgl. BAG, 25.02.1959 - Az: 4 AZR 549/57).

Graphologische Gutachten dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Arbeitnehmers aufgenommen werden. Besonders sensible Gesundheitsdaten, die ausnahmsweise in der Personalakte geführt werden, sind gesondert in einem verschlossenen Umschlag aufzubewahren - damit sie bei routinemäßiger Akteneinsicht nicht zur Kenntnis Unbefugter gelangen (vgl. BAG, 12.09.2006 - Az: 9 AZR 271/06).

Hinzuweisen ist auch auf den Grundsatz der Datensparsamkeit aus Art. 5 Abs. 1 c) DSGVO: Personenbezogene Daten sollen auf das notwendige Maß beschränkt und nur so lange aufbewahrt werden, wie dies erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. In der Praxis sind Personalakten häufig mit Feedbackbögen, informellen Bewertungen oder HR-Notizen überfrachtet. Je mehr ein Arbeitgeber ablegt, desto mehr muss er im Falle einer Einsichtnahme offenlegen - inklusive aller subjektiven Einschätzungen (vgl. BAG, 16.11.2010 - Az: 9 AZR 573/09).

Vertraulichkeit und Zugriffsschutz

Die Personalakte ist sorgfältig zu verwahren und streng vertraulich zu behandeln. Der Kreis der zugriffsberechtigten Personen ist auf das notwendige Minimum zu beschränken - typischerweise der Inhaber oder Geschäftsführer, die mit der Personalarbeit betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie im Einzelfall direkte Vorgesetzte, wenn konkrete Personalentscheidungen anstehen. Bei digitalen Personalakten sind Zugriffsberechtigungen eng und restriktiv zu vergeben; eine Mehr-Faktor-Authentifizierung und sichere Verschlüsselung gelten im Bereich der Personaldatenverarbeitung als Mindeststandard.

Der Betriebsrat hat kein allgemeines Recht, die Vorlage oder Aushändigung von Personalakten zu verlangen. Insbesondere steht dem Betriebsratsvorsitzenden kein permanentes Einsichtsrecht in die elektronischen Personalakten aller Arbeitnehmer ohne deren Zustimmung zu; ein solches Recht verletzt das allgemeine Persönlichkeitsrecht der Betroffenen aus Art. 1 Abs. 1 GG i.V.m. Art. 2 Abs. 1 GG (vgl. LAG Düsseldorf, 23.06.2020 - Az: 3 TaBV 65/19). Die Offenlegung gegenüber Unbefugten kann Schadensersatz- und Schmerzensgeldansprüche begründen.

Recht auf Einsichtnahme

Arbeitnehmer können jederzeit - ohne besonderen Anlass und ohne Angabe von Gründen - Einsicht in die eigene Personalakte verlangen, und zwar in die vollständige Akte einschließlich aller Nebenakten. Dieses Recht ergibt sich aus § 83 Abs. 1 BetrVG und besteht auch in Betrieben ohne gewählten Betriebsrat. Der Arbeitgeber muss die Akte vollständig vorlegen und darf vorher keine Schriftstücke entfernen. Bei der Einsichtnahme darf ein Betriebsratsmitglied hinzugezogen werden (§ 83 Abs. 1 Satz 2 BetrVG); liegt eine Behinderung vor, kann auch ein Mitglied der Schwerbehindertenvertretung hinzugezogen werden.

Während der Einsicht sind das Anfertigen von Notizen sowie das Erstellen von Fotokopien zulässig; Unterlagen dürfen jedoch nicht unbefugt aus der Akte entnommen werden. Einen Anspruch darauf, dass die Seiten durchnummeriert sind, gewährt das Recht nicht (vgl. BAG, 16.10.2007 - Az: 9 AZR 110/07).

Das Einsichtsrecht ist grundsätzlich persönlich wahrzunehmen. Die Hinzuziehung eines Rechtsanwalts zur Einsichtnahme muss der Arbeitgeber grundsätzlich nicht dulden, solange der Arbeitnehmer Kopien anfertigen kann, die der Anwalt anschließend außerhalb des Betriebs einsehen kann (vgl. BAG, 12.07.2016 - Az: 9 AZR 791/14). Nur in Ausnahmefällen - etwa bei Erkrankung und dringendem Einsichtsbedarf - kann der Arbeitgeber verpflichtet sein, einem konkret bevollmächtigten Dritten die Einsicht zu gestatten (vgl. LAG Schleswig-Holstein, 17.04.2014 - Az: 5 Sa 385/13).

Das Einsichtsrecht erlischt nicht mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Auch früheren Mitarbeitern steht ein berechtigtes Interesse zu, die weiterhin geführte Personalakte auf ihren Wahrheitsgehalt zu prüfen (vgl. BAG, 16.11.2010 - Az: 9 AZR 573/09).

Gegendarstellung und Korrekturanspruch

Enthält die Personalakte strittige oder fehlerhafte Einträge, kann der Arbeitnehmer gemäß § 83 Abs. 2 BetrVG schriftliche Erklärungen, Stellungnahmen oder Gegendarstellungen beifügen lassen. Diese sind an derselben Stelle wie der betreffende Vorgang abzulegen.

Darüber hinaus besteht ein Anspruch auf Berichtigung unrichtiger Daten sowie auf Entfernung von Dokumenten, die unwahre Tatsachenbehauptungen enthalten, das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers verletzen oder für das Arbeitsverhältnis keinerlei Relevanz haben. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber in seiner Entscheidung über den Inhalt der Personalakte recht frei; ein allgemeiner Anspruch auf Entfernung von Dokumenten, die auf zutreffenden Sachverhalten beruhen, besteht nicht (vgl. ArbG Frankfurt, 05.05.2004 - Az: 9 Ca 6822/03).

Abmahnungen: Aufbewahrung, Entfernung und eine Besonderheit für Betriebsräte

Abmahnungen darf der Arbeitgeber in der Personalakte aufbewahren; sie erfüllen eine Rüge-, Dokumentations- und Warnfunktion. Ein Arbeitnehmer kann die Entfernung verlangen, wenn die Abmahnung inhaltlich unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden Bewertung des Verhaltens beruht, inhaltlich unbestimmt ist oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt. Auch bei einer grundsätzlich berechtigten Abmahnung entsteht ein Entfernungsanspruch, wenn kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers an deren Verbleib mehr besteht - etwa weil die gerügte Verhaltensweise seit langer Zeit nicht mehr aufgetreten ist und die Abmahnung für das Arbeitsverhältnis keine Bedeutung mehr hat (vgl. BAG, 19.07.2012 - Az: 2 AZR 782/11). Einen starren zeitlichen Automatismus - etwa eine Entfernung nach einem bestimmten Zeitraum - kennt die höchstrichterliche Rechtsprechung dabei nicht; maßgeblich ist stets die Relevanz der Abmahnung im konkreten Einzelfall (vgl. ArbG Frankfurt, 09.06.1999 - Az: 6 Ca 7219/98).

Für Mitglieder des Betriebsrats gilt eine wichtige Besonderheit: Sogenannte betriebsverfassungsrechtliche Abmahnungen - also solche, mit denen der Arbeitgeber die Amtsausübung des Betriebsratsmitglieds rügt und Sanktionen nach § 23 Abs. 1 BetrVG androht - dürfen unabhängig von ihrer Rechtmäßigkeit nicht in die Personalakte aufgenommen werden. Die betroffenen Betriebsratsmitglieder können deren Entfernung verlangen und nötigenfalls im arbeitsgerichtlichen Beschlussverfahren durchsetzen (vgl. ArbG Stuttgart, 30.04.2019 - Az: 4 BV 251/18).

Was gilt nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses?

Mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses sind Arbeitspapiere wie Zeugnisse und Steuerunterlagen herauszugeben; eine schuldhaft verspätete Rückgabe kann Schadensersatzansprüche begründen. Die Personalakte selbst ist für einen angemessenen Zeitraum aufzubewahren, da sich daraus für beide Seiten noch relevante Fragen ergeben können. Gesetzliche Mindestfristen ergeben sich aus dem Sozialversicherungsrecht (in der Regel vier Jahre), dem Steuerrecht (sechs bis zehn Jahre für buchungsrelevante Unterlagen) sowie spezialgesetzlichen Regelungen wie § 16 Abs. 2 ArbZG oder § 17 MiLoG.

Was die Entfernung von Abmahnungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses betrifft, ist die Rechtslage derzeit nicht abschließend geklärt. Nach der traditionellen Linie des Bundesarbeitsgerichts steht dem ausgeschiedenen Arbeitnehmer im Regelfall kein Entfernungsanspruch mehr zu - es sei denn, es bestehen konkrete Anhaltspunkte dafür, dass die Abmahnung auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses noch Schaden anrichten kann (vgl. BAG, 14.09.1994 - Az: 5 AZR 632/93; BAG, 19.04.2012 - Az: 2 AZR 233/11).

Einige Landesarbeitsgerichte leiten aus Art. 17 Abs. 1 DSGVO einen weitergehenden Löschungsanspruch her: Da die Warnfunktion einer Abmahnung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt, seien die personenbezogenen Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr notwendig (vgl. LAG Sachsen-Anhalt, 23.11.2018 - Az: 5 Sa 7/17; LAG Baden-Württemberg, 28.07.2023 - Az: 9 Sa 73/21). Demgegenüber haben andere Gerichte klargestellt, dass Art. 17 DSGVO auf rein in Papierform geführte Personalakten nicht anwendbar sei, weil für diese der Grundsatz der Vollständigkeit und nicht der der Datensparsamkeit maßgeblich ist (vgl. LAG Sachsen, 31.03.2023 - Az: 4 Sa 117/21). Zudem stehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten einem datenschutzrechtlichen Löschungsanspruch generell entgegen (vgl. Art. 17 Abs. 3 DSGVO; LAG Hannover, 04.05.2021 - Az: 11 Sa 1180/20). Eine abschließende Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts zu dieser Frage steht noch aus.

Arbeitnehmer, die nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses den Inhalt ihrer Personalakte überprüfen oder fehlerhafte Einträge korrigieren lassen möchten, sollten anwaltliche Beratung in Anspruch nehmen - die Erfolgsaussichten hängen im Einzelfall stark von den konkreten Umständen und der zuständigen Gerichtsbarkeit ab.

Hinweis: Diese Informationen ersetzen keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Trotz sorgfältiger Bearbeitung bleibt eine Haftung ausgeschlossen.