Wann Arbeitnehmer eine Korrektur ihrer Personalakte verlangen können

Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes müssen Dienstleistungsberichte in Personalakten so erstellen, dass sie unter Abwägung der beiderseitigen Interessen ein objektives Bild von Person und Leistung des Arbeitnehmers vermitteln. Hält der Arbeitnehmer einen Bericht für unwahr oder fehlerhaft bewertet, kann er dessen Unterlassung, Berichtigung, Entfernung oder Ersetzung verlangen, muss die Unrichtigkeit jedoch selbst darlegen und beweisen.

Welche Anforderungen gelten für die Erstellung von Dienstleistungsberichten?

Führt der Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes Personalakten über seine Arbeitnehmer und enthalten diese unter anderem Dienstleistungsberichte, so unterliegt die Erstellung dieser Berichte besonderen inhaltlichen Anforderungen. Der Arbeitgeber hat die Berichte so abzufassen, dass sie unter Abwägung der beiderseitigen Interessen ein möglichst objektives Bild von der Person und den Leistungen des Arbeitnehmers ergeben. Hieraus folgt ein Anspruch des Arbeitnehmers in zweifacher Hinsicht: Zum einen müssen die tatsächlichen Angaben im Bericht zutreffend sein, zum anderen muss die Bewertung von Führung und Leistung nach pflichtgemäßem Ermessen des Arbeitgebers erfolgen. Die Pflicht zur objektiven Darstellung ergibt sich aus der dem Arbeitgeber obliegenden Fürsorgepflicht gegenüber dem Arbeitnehmer.

Welche Rechtsschutzmöglichkeiten bestehen vor und nach Aufnahme des Berichts in die Personalakte?

Im Hinblick auf den zeitlichen Ablauf der Berichtserstellung sind zwei Konstellationen zu unterscheiden. Ist ein Dienstleistungsbericht bereits erstellt, jedoch noch nicht zu den Personalakten genommen worden, und hält der Arbeitnehmer diesen für unwahr oder die Bewertung für unrichtig, so kann er im Wege der Klage darauf hinwirken, dass der Arbeitgeber in Erfüllung seiner Fürsorgepflicht die Aufnahme eines derartigen Berichts in die Personalakte unterlässt.

Ist der Bericht hingegen bereits zu den Personalakten genommen worden, verschiebt sich der Anspruch des Arbeitnehmers von der Unterlassung auf eine nachträgliche Korrektur. Je nach den Umständen des Einzelfalls kann der Arbeitnehmer beanspruchen, dass der Bericht berichtigt, vollständig entfernt oder durch einen zutreffenden Leistungsbericht ersetzt wird. Welche dieser Rechtsfolgen einschlägig ist, richtet sich nach Art und Umfang der festgestellten Unrichtigkeit.

Wer trägt die Beweislast für die Unrichtigkeit des Berichts?

Die Durchsetzung der genannten Ansprüche setzt voraus, dass der Arbeitnehmer die Unrichtigkeit des Berichts darlegt und im Bestreitensfall auch beweist. Dabei ist zwischen zwei Fehlerkategorien zu differenzieren: Hinsichtlich tatsächlicher Angaben muss der Arbeitnehmer aufzeigen, welche Punkte des Leistungsberichts in tatsächlicher Hinsicht unrichtig sind. Hinsichtlich der Bewertung von Führung und Leistung muss er dartun, welche Einschätzungen nicht im Rahmen des dem Arbeitgeber zustehenden pflichtgemäßen Ermessens getroffen wurden und deshalb unhaltbar sind. Die Darlegungs- und Beweislast liegt somit vollständig beim Arbeitnehmer als demjenigen, der sich gegen den Bericht wendet.

Besteht ein Anspruch auf Einbeziehung bestimmter Erkenntnisquellen?

Kein Mitspracherecht hat der Arbeitnehmer hingegen bei der Wahl der Erkenntnisquellen, auf die sich der Arbeitgeber bei der Erstellung des Leistungsberichts stützt. Der Arbeitnehmer kann insbesondere nicht verlangen, dass der Arbeitgeber bestimmte Dienststellen zur Beurteilung hinzuzieht. Welche Erkenntnisquellen der Arbeitgeber nutzt, liegt in dessen eigener Verantwortung und seinem eigenen Risiko. Die Auswahl der Informationsgrundlage ist damit von der inhaltlichen Richtigkeitspflicht des fertigen Berichts zu unterscheiden: Während der Arbeitgeber bei der Quellenwahl frei ist, bleibt er hinsichtlich des Ergebnisses an die Pflicht zur objektiven und ermessensgerechten Darstellung gebunden.

Hinweis: Diese Informationen ersetzen keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Trotz sorgfältiger Bearbeitung bleibt eine Haftung ausgeschlossen.