Personalakten ohne Seitenzahlen: Arbeitgeber muss nicht paginieren

Ein Arbeitnehmer kann von seinem Arbeitgeber nicht verlangen, dass die zu seiner Personalakte genommenen Unterlagen paginiert, also mit fortlaufenden Seitenzahlen versehen werden. Die Art und Weise der Personalaktenführung unterliegt grundsätzlich der Organisationsbefugnis des Arbeitgebers, soweit nicht ausdrücklich abweichende Regelungen bestehen.

Welche Anforderungen stellt das Tarifrecht an die Führung von Personalakten?

Tarifliche Vorschriften zur Personalakte - etwa § 13 BAT bzw. die Nachfolgeregelung in § 3 Abs. 5 TVöD - regeln regelmäßig das Recht des Arbeitnehmers auf Einsicht in seine vollständigen Personalakten sowie sein Anhörungsrecht vor Aufnahme ungünstiger Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art. Daneben besteht ein Anspruch darauf, dass eigene Äußerungen zu den Personalakten genommen werden. Diese Rechte beziehen sich auf die sogenannten formellen Personalakten, also die chronologische Sammlung sämtlicher für das Arbeitsverhältnis bedeutsamer Schriftstücke. Sie sollen ein möglichst lückenloses Bild über Person, Werdegang, Befähigung und Leistung des Arbeitnehmers vermitteln. Unterlagen, die ohne die tariflich vorgeschriebene Anhörung aufgenommen wurden, inhaltlich unrichtig sind oder keinen Bezug zum Arbeitsverhältnis aufweisen, sind aus der Personalakte zu entfernen.

Eine Regelung zur konkreten Art und Weise der Aktenführung - etwa zur Paginierung - enthalten die tariflichen Bestimmungen hingegen nicht. Daraus folgt, dass die Tarifvertragsparteien die Modalitäten der Aktenführung der Organisationsbefugnis des Arbeitgebers überlassen wollten. Auch aus dem Anspruch auf Einsicht in die „vollständigen“ Personalakten lässt sich keine mittelbare Beschränkung dieser Organisationsfreiheit ableiten. Der Arbeitgeber ist zwar verpflichtet, sämtliche relevanten Unterlagen aufzunehmen und darf keine „Geheimakten“ führen; eine bestimmte Form der äußeren Gestaltung - etwa durch Seitenzahlen - schreibt das Tarifrecht jedoch nicht vor. Auch der besondere Status eines öffentlich-rechtlichen Arbeitgebers ändert daran nichts, da die Tarifvertragsparteien gerade im öffentlichen Dienst von einer Paginierungspflicht abgesehen haben.

Lässt sich ein Anspruch aus der arbeitsvertraglichen Fürsorgepflicht herleiten?

Auch die arbeitsvertragliche Nebenpflicht zur Rücksichtnahme auf die Rechte, Rechtsgüter und Interessen des Arbeitnehmers gemäß § 241 Abs. 2 BGB begründet keine Paginierungspflicht. Aus ihr folgt lediglich, dass der Arbeitgeber keine Unterlagen oder Daten sammeln darf, die der Einsichtnahme des Arbeitnehmers entzogen sind und deren Richtigkeit dieser deshalb nicht überprüfen kann. Eine unzureichend geordnete Aktenführung - etwa ein „Sammelsurium von Blättern“ ohne erkennbare Ordnung - kann zwar eine Verpflichtung des Arbeitgebers begründen, durch eine Neugestaltung der Aktenführung für Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu sorgen. Eine konkrete Handlungspflicht zur Versehung mit Seitenzahlen wird hieraus jedoch nicht abgeleitet.

Auch das Argument, eine Paginierung sei zum Schutz vor unberechtigter Entnahme von Aktenbestandteilen unabdingbar, überspannt die an die Personalaktenführung zu stellenden Anforderungen. Personalakten dienen der Personalverwaltung und Personalbewirtschaftung; im öffentlichen Dienst gewinnt der lückenlose Aufschluss über den beruflichen Werdegang wegen des Grundsatzes der Bestenauslese nach Art. 33 Abs. 2 GG besondere Bedeutung. Aus dem Gebot der Vollständigkeit und wahrheitsgemäßen Dokumentation folgt jedoch nicht zwingend, dass der Arbeitgeber die nachträgliche Heraus- oder Hereinnahme von Schriftstücken durch Paginierung erschweren muss. Welche Vorkehrungen gegen Manipulationen getroffen werden, bleibt vielmehr seiner eigenen Entscheidung vorbehalten - zumal auch eine Paginierung vorsätzliche Verfälschungen nicht vollständig ausschließt, etwa wenn entfernte Unterlagen durch nummerierte Fehlblätter ersetzt werden.

Welche Rechtsschutzmöglichkeiten verbleiben dem Arbeitnehmer?

Der Arbeitnehmer wird durch die Verneinung einer Paginierungspflicht nicht rechtlos gestellt. Ihm steht das Recht zu, regelmäßig Einsicht in seine Personalakten zu nehmen und sie auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Kommt es zu Auffälligkeiten bei der Aktenführung, trifft den Arbeitgeber nach § 138 Abs. 2 ZPO eine gesteigerte Erklärungslast. Eine richterliche Rechtsfortbildung zur Begründung einer Paginierungspflicht ist vor diesem Hintergrund nicht geboten; der Arbeitnehmer gerät auch ohne eine solche Pflicht nicht in eine verfassungsrechtlich nicht hinnehmbare Darlegungsnot.

Schließlich kann sich ein Anspruch auf Paginierung auch nicht aus personalvertretungsrechtlichen Vorschriften ergeben, die lediglich die Einsichtnahme des Personalrats in die Personalakten an die Zustimmung des Beschäftigten knüpfen, ohne dabei die Art und Weise der Aktenführung selbst zu regeln.

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