Arbeitspapiere: Was gehört dazu und was ist nach einer Kündigung vom Arbeitgeber herauszugeben?

Wer aus einem Job ausscheidet, braucht mehr als nur eine Kündigungsbestätigung. Arbeitszeugnis, Sozialversicherungsnachweis, Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit oder die Lohnsteuerbescheinigung - all diese sogenannten Arbeitspapiere sind Voraussetzung dafür, dass ein neues Arbeitsverhältnis reibungslos beginnen kann oder Leistungen wie Arbeitslosengeld überhaupt beantragt werden können. Kommt es zum Streit über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses, wird nicht selten auch die Herausgabe dieser Unterlagen verzögert oder ganz verweigert - meist ohne triftigen Grund.

Was zählt eigentlich zu den Arbeitspapieren?

Der Begriff „Arbeitspapiere“ ist gesetzlich nicht abschließend definiert, hat sich in der Praxis aber für alle Unterlagen etabliert, die im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis erstellt oder benötigt werden. Dazu gehören insbesondere:

• das Arbeitszeugnis nach § 109 Gewerbeordnung (GewO), bei Auszubildenden nach § 8 Berufsbildungsgesetz (BBiG)
• die Arbeitsbescheinigung nach § 312 Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III) zur Vorlage bei der Agentur für Arbeit
• der Versicherungsnummernachweis, der seit dem 1. Januar 2023 den früheren Sozialversicherungsausweis ersetzt
• die elektronische Lohnsteuerbescheinigung im ELStAM-Verfahren
• die Urlaubsbescheinigung nach § 6 Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)
• Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen und über eine unverfallbare Betriebsrentenanwartschaft

Im Baugewerbe kommt die inzwischen elektronisch geführte Lohnnachweiskarte hinzu, im Lebensmittelbereich das Gesundheitszeugnis nach § 43 Abs. 1 Infektionsschutzgesetz (IfSG), bei Jugendlichen die Gesundheitsbescheinigung nach § 32 Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) und bei Beschäftigten aus Nicht-EU-Staaten die Arbeitserlaubnis beziehungsweise der entsprechende Aufenthaltstitel. Nicht zu den Arbeitspapieren zählen dagegen Bewerbung und Lebenslauf, obwohl auch sie im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.

Eine praktische Neuerung betrifft die frühere Lohnsteuerkarte aus Papier: Sie wurde bereits 2013 durch das elektronische ELStAM-Verfahren abgelöst. Der Arbeitgeber ruft die steuerlichen Abzugsmerkmale seither direkt beim Bundeszentralamt für Steuern ab; der Arbeitnehmer muss lediglich Geburtsdatum und steuerliche Identifikationsnummer mitteilen (§ 39e Abs. 4 Einkommensteuergesetz - EStG). Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder zum Jahresende ist dem Arbeitnehmer ein Ausdruck der elektronisch übermittelten Lohnsteuerbescheinigung auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen.

Muss der Arbeitgeber die Arbeitspapiere von sich aus zusenden?

Der Arbeitnehmer hat zwar einen Anspruch auf Herausgabe der Arbeitspapiere, dieser Anspruch erstreckt sich aber grundsätzlich nicht auf eine Zusendung. Es handelt sich um eine sogenannte Holschuld, keine Bringschuld.

Erfüllungsort ist demnach der Ort, an dem der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung erbracht hat, mangels abweichender Vereinbarung also regelmäßig der Betriebssitz des Arbeitgebers (§ 269 Abs. 1 und 2 Bürgerliches Gesetzbuch - BGB). Der Arbeitgeber muss die Papiere dort ordnungsgemäß erstellt zur Abholung bereithalten; eine Verschickung schuldet er grundsätzlich nicht. Auch das Bundesarbeitsgericht bestätigt, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitspapiere - dazu zählt auch das Arbeitszeugnis - mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses beim Arbeitgeber abzuholen haben und nur in besonderen Ausnahmefällen aus Treu und Glauben (§ 242 BGB) etwas anderes gelten kann (vgl. BAG, 08.03.1995 - Az: 5 AZR 848/93).

Aus der Holschuld wird ausnahmsweise eine Schickschuld auf Kosten des Arbeitgebers, wenn

• dem Arbeitnehmer die Abholung aus persönlichen Gründen wie Krankheit oder wegen großer Entfernung des Wohnortes nicht zumutbar ist,
• ein Hausverbot ausgesprochen wurde oder
• der Arbeitgeber die Herausgabe zuvor verweigert oder die Papiere nicht rechtzeitig bereitgestellt hat.

In der Praxis übersenden viele Arbeitgeber die Unterlagen dennoch unaufgefordert. Bedeutung gewinnt das Prinzip der Holschuld vor allem dann, wenn der Arbeitnehmer den Arbeitgeber zur Herausgabe aufgefordert und ihm angeboten hat, die Papiere am Betriebssitz abzuholen, der Arbeitgeber die Herausgabe aber dennoch verweigert. Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Arbeitgeber dabei grundsätzlich nicht zu, auch nicht, wenn er selbst noch offene Forderungen gegen den Arbeitnehmer hat, etwa auf Rückzahlung von Fortbildungskosten oder Schadensersatz (§ 273 Abs. 1 BGB). Der Arbeitnehmer benötigt die Papiere für seine wirtschaftliche Existenzsicherung, insbesondere für Bewerbungen und die Beantragung von Arbeitslosengeld; solche Forderungen kann der Arbeitgeber stattdessen im Klagewege oder durch Aufrechnung geltend machen.

Wann muss das Arbeitszeugnis vorliegen?

Für das Arbeitszeugnis gilt eine Besonderheit gegenüber den übrigen Arbeitspapieren. Der Anspruch entsteht zwar mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses, dem Arbeitgeber wird aber - da eine individuelle Bewertung von Leistung und Verhalten erforderlich ist - eine angemessene Erstellungsfrist zugebilligt, die von der Rechtsprechung regelmäßig mit etwa drei Monaten bemessen wird. Benötigt der Arbeitnehmer das Zeugnis dringender, etwa für eine konkrete Bewerbung, kann eine kürzere Frist gesetzt und notfalls im Eilverfahren durchgesetzt werden.

Zu unterscheiden ist zwischen dem einfachen Zeugnis, das nur Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthält, und dem qualifizierten Zeugnis, das zusätzlich Leistung und Verhalten bewertet. Ein qualifiziertes Zeugnis muss der Arbeitnehmer ausdrücklich verlangen. Auch formale Anforderungen sind zu beachten: Ein Arbeitszeugnis erfüllt den Zeugnisanspruch nur, wenn es die im Geschäftsverkehr üblichen Mindestanforderungen wahrt - insbesondere einen ordnungsgemäßen Briefkopf mit Name und Anschrift des Ausstellers sowie die Verwendung von Geschäftspapier, sofern der Arbeitgeber ein solches im Geschäftsverkehr verwendet (vgl. BAG, 03.03.1993 - Az: 5 AZR 182/92; LAG Hessen, 21.10.2014 - Az: 12 Ta 375/14). Ein Zeugnis ohne Briefkopf oder auf einfachem Papier genügt diesen Anforderungen nicht und erfüllt den Anspruch des Arbeitnehmers nicht - der Arbeitgeber kann sich in einem Zwangsvollstreckungsverfahren dann nicht auf Erfüllung berufen.

Da die Erteilung eines Arbeitszeugnisses eine nicht vertretbare Handlung im Sinne des § 888 Zivilprozessordnung (ZPO) darstellt - nur der Arbeitgeber selbst kann sie vornehmen -, erfolgt die Zwangsvollstreckung aus einem entsprechenden Titel durch Festsetzung eines Zwangsgeldes, ersatzweise Zwangshaft. Beruft sich der Arbeitgeber im Vollstreckungsverfahren auf zwischenzeitliche Erfüllung, muss er dies auch belegen und gegebenenfalls unter Beweis stellen; eine bloße Behauptung reicht nicht aus, wenn der Arbeitnehmer den Erhalt eines ordnungsgemäßen Zeugnisses bestreitet (vgl. LAG Hamm, 19.02.2026 - Az: 9 Ta 319/25). Auch die Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers - Bereithaltung zur Abholung und Information des Arbeitnehmers hierüber - müssen im Streitfall nachgewiesen werden (vgl. LAG Rheinland-Pfalz, 15.03.2011 - Az: 10 Ta 45/11; LAG Hessen, 19.06.2017 - Az: 10 Ta 172/17). Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis unterliegt im Übrigen der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB).

Wer sein Zeugnis ohne vorherigen Abholversuch beim Arbeitsgericht einklagt, trägt in aller Regel die Kosten des Verfahrens - denn solange der Arbeitgeber nicht zur Abholung aufgefordert und die Herausgabe verweigert wurde, fehlt es an einem Klagegrund (vgl. LAG Berlin-Brandenburg, 06.02.2013 - Az: 10 Ta 31/13).

Welche Rolle spielt die Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit?

Wer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Arbeitslosengeld beantragen möchte, benötigt regelmäßig die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III. Sie enthält unter anderem Angaben zu Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses, zum Grund der Beendigung, zur Höhe der Vergütung in den letzten Monaten sowie zu Fehlzeiten und nicht genommenem Urlaub. Der Arbeitgeber ist zur Ausstellung verpflichtet und muss die Bescheinigung unverzüglich, in der Regel innerhalb weniger Tage, zur Verfügung stellen, da die Agentur für Arbeit die Bearbeitung des Antrags auf Arbeitslosengeld regelmäßig von deren Vorlage abhängig macht. Häufig wird die Arbeitsbescheinigung mittlerweile elektronisch erstellt und direkt an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt; der Arbeitnehmer erhält eine Kopie für seine Unterlagen.

Ist der Arbeitgeber der Auffassung, das Arbeitsverhältnis sei aufgrund eines Fehlverhaltens des Arbeitnehmers im Leistungsbereich beendet worden, ist er berechtigt und verpflichtet, dies entsprechend einzutragen. Ob ein solches Fehlverhalten tatsächlich vorliegt, prüft jedoch die Bundesagentur für Arbeit eigenständig unter sozialrechtlichen Gesichtspunkten; der Arbeitgeber ist hierbei zur Mitwirkung verpflichtet.

Klage oder einstweilige Verfügung: Welcher Weg führt schneller zum Ziel?

Verweigert der Arbeitgeber die Herausgabe trotz gesetzter Frist und angebotener Abholung, bleibt dem Arbeitnehmer nur der Weg vor das Arbeitsgericht. Für Rechtsstreitigkeiten über die Herausgabe von Arbeitspapieren sind ausschließlich die Arbeitsgerichte sachlich zuständig (§ 2 Abs. 1 Nr. 3e Arbeitsgerichtsgesetz - ArbGG), auch wenn die Herausgabepflicht teilweise aus öffentlich-rechtlichen Vorschriften wie § 312 SGB III folgt. Für die Berichtigung fehlerhafter Eintragungen in Arbeitsbescheinigung oder Sozialversicherungsnachweis sind dagegen die Sozialgerichte zuständig, für Streitigkeiten über die Lohnsteuerbescheinigung die Finanzgerichte.

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