Bewerbungsunterlagen gehören nicht immer in die Personalakte

Schriftstücke, die im Zusammenhang mit der Bewerbung eines Arbeitnehmers auf eine andere Stelle entstehen, gehören nur dann zu den materiellen Personalakten, wenn sie in einem inneren Zusammenhang mit dem bestehenden Arbeits- oder Ausbildungsverhältnis stehen. Fehlt ein solcher Zusammenhang - etwa weil keine verbindliche Übernahmezusage vorliegt und die angestrebte Stelle keine wesensgemäße Fortsetzung des bisherigen Verhältnisses darstellt -, besteht kein Anspruch auf Aufnahme der betreffenden Schreiben in die formellen Personalakten.

Prozessuale Bestimmtheit eines Antrags auf Aufnahme in die Personalakte

Ein Klageantrag, der auf Aufnahme bestimmter Schriftstücke in eine Personalakte gerichtet ist, muss den Anforderungen des § 253 Abs. 2 Nr. 2 ZPO genügen. Diese Vorschrift verlangt die bestimmte Angabe des Streitgegenstandes sowie einen vollstreckungsfähigen Antrag. Schriftstücke, deren Aufnahme in eine Akte verlangt wird, müssen daher so genau bezeichnet sein, dass sie im Vollstreckungsverfahren ohne weitere Aufklärung identifizierbar sind. Eine fehlende Datumsangabe steht der Bestimmtheit nicht entgegen, wenn sich die betreffenden Schriftstücke durch Angabe von Verfasser, Adressat und Gegenstand zweifelsfrei von anderen Unterlagen unterscheiden lassen.

Welches Rechtsschutzinteresse besteht bei einem Anspruch auf Akteneinsicht?

Das Rechtsschutzinteresse für eine Klage auf Aufnahme von Unterlagen in die Personalakte ist nur dann zu verneinen, wenn der Anspruchsteller sein Klageziel auf einfacherem Wege erreichen könnte. Die bloße Möglichkeit, stattdessen unmittelbar auf Einsichtnahme in die strittigen Schreiben zu klagen, berührt das Rechtsschutzinteresse nicht, sondern betrifft allenfalls die Begründetheit des Anspruchs auf Aufnahme in die Akte.

Abgrenzung zwischen materieller und formeller Personalakte

Der Begriff der Personalakte ist gesetzlich nicht näher umschrieben. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts und - für das Beamtenrecht - des Bundesverwaltungsgerichts handelt es sich bei Personalakten um eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Beschäftigten betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienst- oder Arbeitsverhältnis stehen. Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Beschäftigten geben. Maßgeblich ist dabei allein der Inhalt des jeweiligen Vorgangs - unerheblich ist, wie der Arbeitgeber den Vorgang bezeichnet oder wo und wie er ihn aufbewahrt.

Von diesem materiellen Personalaktenbegriff ist der formelle Personalaktenbegriff zu unterscheiden. Formelle Personalakten sind diejenigen Schriftstücke, die der Arbeitgeber tatsächlich als solche führt oder ihnen als Bei-, Neben- oder Sonderakten zuordnet. Aus der allgemeinen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers, die ihn verpflichtet, sich für die Belange des Arbeitnehmers einzusetzen und alles zu unterlassen, was dessen berechtigte Interessen beeinträchtigen könnte, folgt die Pflicht, sämtliche materiellen Personalakten auch in die formellen Personalakten aufzunehmen. Dieser Anspruch besteht unabhängig davon, dass ein Anspruch auf Einsichtnahme in materielle Personalakten auch dann besteht, wenn diese nicht in den formellen Personalakten verwahrt werden.

Organisationsermessen des Arbeitgebers bei der Aktenführung

Eine Pflicht zur Führung formeller Personalakten besteht von Gesetzes wegen nicht; ebenso wenig ist vorgeschrieben, ob und wie der Arbeitgeber Personalakten in einer oder mehreren Aktensammlungen organisiert. Die konkrete Ausgestaltung der Aktenführung - etwa als Haupt-, Bei-, Neben- oder Sonderakte - unterliegt dem Organisationsermessen des Arbeitgebers (vgl. BGH, 03.07.1972 - Az: III ZR 134/71).

Wann besteht ein innerer Zusammenhang mit dem bisherigen Beschäftigungsverhältnis?

Schriftstücke, die im Zusammenhang mit der Bewerbung auf eine andere, höherwertige Stelle entstehen, dienen regelmäßig einem Zweck, der außerhalb des durch das bestehende Beschäftigungsverhältnis begründeten Rechts- und Pflichtenkreises liegt. Sie stehen daher grundsätzlich nicht in einem inneren Zusammenhang mit dem bisherigen Verhältnis, selbst wenn sie sich inhaltlich auch mit der Persönlichkeit, den dienstlichen Leistungen oder der fachlichen Eignung des Beschäftigten befassen. Ein innerer Zusammenhang könnte allenfalls dann angenommen werden, wenn es sich um Äußerungen eines Dienstvorgesetzten handelt.

Ein innerer Zusammenhang zwischen einem Ausbildungs- oder Probeverhältnis und einer angestrebten Weiterbeschäftigung kann ferner dann bestehen, wenn dem Beschäftigten die Übernahme verbindlich zugesagt wurde oder die angestrebte Stelle als wesensgemäße Fortsetzung des bisherigen Verhältnisses anzusehen ist. Liegt weder eine verbindliche Zusage vor noch stellt sich die angestrebte Stelle nach dem regelmäßigen Verlauf der Dinge als typische Folge des Ausbildungsverhältnisses dar - etwa weil die Übernahme statistisch nicht den Regelfall bildet und auch ohne vorangegangenes Ausbildungsverhältnis erfolgt -, ist ein solcher Zusammenhang zu verneinen.

Reichweite des Vollständigkeitsgrundsatzes

Ohne dass Einstellungsunterlagen über eine angestrebte neue Position bereits Teil der formellen Personalakte sind, kann der Grundsatz der Vollständigkeit der Personalakte keinen Anspruch auf Aufnahme einzelner, nicht zu den materiellen Personalakten gehörender Schriftstücke begründen. Der Arbeitgeber ist zwar nicht verpflichtet, aber berechtigt, auch solche Vorgänge in die formelle Personalakte aufzunehmen, die keine materiellen Personalakten darstellen, sofern sie den Beschäftigten betreffen und nicht besonderen, vom Beschäftigungsverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen. Entschließt sich der Arbeitgeber zur Aufnahme derartiger Unterlagen, ist er nach dem Vollständigkeitsgrundsatz verpflichtet, sämtliche auf den betreffenden Vorgang bezogenen Unterlagen aufzunehmen, um eine Verfälschung des Gesamtbildes zu vermeiden. Ein Anspruch auf Aufnahme lediglich einzelner, isolierter Schriftstücke aus einem solchen Vorgang besteht hingegen nicht.

Hinweis: Diese Informationen ersetzen keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Trotz sorgfältiger Bearbeitung bleibt eine Haftung ausgeschlossen.