Arbeitsunfähigkeit und Krankmeldung: Daran müssen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber halten

Ein Arbeitnehmer gilt rechtlich als arbeitsunfähig, wenn er seine geschuldete Arbeitsleistung infolge einer Krankheit nicht erbringen kann oder diese nur unter der Gefahr erbringen könnte, dass sich sein Gesundheitszustand verschlimmert. Auch ärztliche Weisungen zur Abwendung drohender Arbeitsunfähigkeit oder notwendige Nachbehandlungen können diesen Status begründen. Dabei ist Krankheit definiert als ein regelwidriger körperlicher oder geistiger Zustand, der eine Heilbehandlung notwendig macht. Jedoch ist eine Krankheit nicht zwingend deckungsgleich mit Arbeitsunfähigkeit. Ein Büroangestellter mit einem gebrochenen Fuß kann unter Umständen weiterarbeiten, während derselbe Befund bei einem Dachdecker zwingend zur Arbeitsunfähigkeit führt.

Unverzügliche Anzeigepflicht des Arbeitnehmers

Unabhängig von der Art der Erkrankung trifft den Arbeitnehmer eine Meldepflicht. Eine Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer müssen dem Arbeitgeber unverzüglich angezeigt werden. Dies bedeutet in der Regel eine Information am ersten Krankheitstag, idealerweise noch vor oder unmittelbar bei Arbeitsbeginn. Eine telefonische Information oder eine E-Mail sind hierfür zunächst ausreichend. Kommt der Arbeitnehmer dieser Pflicht nicht nach, drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Abmahnung.

Dauert die Erkrankung länger als drei Kalendertage, muss das Vorliegen der Arbeitsunfähigkeit ärztlich festgestellt werden. Der Arbeitgeber ist jedoch berechtigt, die ärztliche Feststellung bereits ab dem ersten Tag zu verlangen. Eine solche arbeitsvertragliche Klausel, die den Arbeitnehmer verpflichtet, bereits ab dem ersten Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen, ist rechtlich nicht zu beanstanden und stellt keine unangemessene Benachteiligung dar (vgl. LAG Rheinland-Pfalz, 19.01.2012 - Az: 10 Sa 593/11). Verstößt ein Arbeitnehmer trotz einschlägiger Abmahnung beharrlich gegen diese Anzeige- und Nachweispflichten, kann dies im Einzelfall sogar eine Kündigung rechtfertigen.

Das Ende des „gelben Scheins“: Die eAU

Seit dem 1. Januar 2023 hat sich das Nachweisverfahren für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer grundlegend geändert. Die klassische „Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“ in Papierform zur Vorlage beim Arbeitgeber wurde durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abgelöst. Aus der früheren Bringschuld des Arbeitnehmers wurde damit eine Holschuld des Arbeitgebers. Der Arbeitnehmer ist nunmehr verpflichtet, seine Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen zu lassen. Die Arztpraxis übermittelt die Daten an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber ruft diese Daten – Start und Ende der Arbeitsunfähigkeit – elektronisch bei der Krankenkasse ab.

Dieses digitale Verfahren gilt jedoch nicht für alle Arbeitnehmer. Privat krankenversicherte Arbeitnehmer, Beihilfeberechtigte sowie geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten müssen weiterhin eine Bescheinigung in Papierform vorlegen. Gleiches gilt für Krankschreibungen durch Ärzte im Ausland, die technisch nicht an das deutsche eAU-System angebunden sind, sowie in Fällen von Rehabilitationsmaßnahmen oder Erkrankungen eines Kindes. Arbeitnehmer erhalten in der Praxis weiterhin einen Papierausdruck für ihre eigenen Unterlagen, der als Beweismittel dienen kann, falls die digitale Übermittlung aufgrund technischer Störungen scheitert.

Krankschreibung per Video und Telefon

Die Möglichkeiten der ärztlichen Feststellung einer Arbeitsunfähigkeit wurden in den vergangenen Jahren flexibilisiert. Grundsätzlich darf eine Arbeitsunfähigkeit nur aufgrund einer ärztlichen Untersuchung bescheinigt werden. Diese kann jedoch unter bestimmten Voraussetzungen auch im Rahmen einer Videosprechstunde oder sogar telefonisch erfolgen.

Bei der Videosprechstunde gilt für Patienten, die der Praxis unbekannt sind, eine Obergrenze von drei Kalendertagen für die Erstbescheinigung; für bekannte Patienten sind bis zu sieben Tage möglich. Seit Dezember 2023 ist zudem die telefonische Krankschreibung dauerhaft etabliert, sofern keine schwere Symptomatik vorliegt und der Patient in der Praxis bekannt ist. Hier darf die Erstbescheinigung für bis zu fünf Kalendertage ausgestellt werden.

Vorsicht ist jedoch bei reinen Online-Portalen geboten, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ohne direkten Kontakt zu einem Arzt, etwa nur durch Ausfüllen eines Fragebogens, ausstellen. Die Vorlage einer solchen Bescheinigung kann arbeitsrechtlich riskant sein. Wer bewusst eine Bescheinigung einreicht, die fälschlich einen ärztlichen Kontakt suggeriert – etwa über ein Online-Portal ohne Untersuchung –, verletzt seine arbeitsvertragliche Rücksichtnahmepflicht erheblich. Ein solches Erschleichen einer Bescheinigung ist geeignet, einen wichtigen Grund für eine außerordentliche Kündigung darzustellen, da der Beweiswert eines solchen Dokuments erschüttert ist (vgl. LAG Hamm, 05.09.2025 - Az: 14 SLa 145/25).

Beweiswert der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Einer ordnungsgemäß ausgestellten ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kommt in der Rechtsprechung ein sehr hoher Beweiswert zu. Sie ist das gesetzlich vorgesehene wichtigste Beweismittel. Der Arbeitgeber kann diesen Beweiswert nicht durch bloßes Bestreiten entkräften. Vielmehr muss er konkrete Tatsachen darlegen und beweisen, die ernsthafte Zweifel an der tatsächlichen Arbeitsunfähigkeit begründen (vgl. LAG Niedersachsen, 08.07.2024 - Az: 15 SLa 127/24).

Gelingt es dem Arbeitgeber, diesen Beweiswert zu erschüttern, kehrt sich die Darlegungslast um. Es ist dann Sache des Arbeitnehmers, konkret vorzutragen, welche gesundheitlichen Einschränkungen bestanden haben, und gegebenenfalls seinen Arzt von der Schweigepflicht zu entbinden (vgl. LAG Köln, 21.01.2025 - Az: 7 SLa 204/24).

Ein klassischer Fall der Erschütterung des Beweiswerts ist die sogenannte „Passgenauigkeit“ bei Kündigungen. Kündigt ein Arbeitnehmer oder erhält er eine Kündigung und legt zeitgleich eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vor, die exakt die Dauer der Kündigungsfrist abdeckt, kann dies den Beweiswert des Attestes massiv infrage stellen. Dies gilt insbesondere, wenn der Arbeitnehmer unmittelbar nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses wieder arbeitsfähig ist und eine neue Stelle antritt (vgl. BAG, 13.12.2023 - Az: 5 AZR 137/23).

Atteste aus dem Ausland und auffälliges Verhalten

Auch bei Erkrankungen im Ausland gelten grundsätzlich dieselben Beweisregeln. Einer im EU- oder Nicht-EU-Ausland ausgestellten Bescheinigung kommt ein Beweiswert zu, wenn erkennbar ist, dass der Arzt zwischen bloßer Krankheit und Arbeitsunfähigkeit unterschieden hat. Jedoch kann auch hier der Beweiswert durch das Verhalten des Arbeitnehmers erschüttert werden. Bucht ein Arbeitnehmer beispielsweise trotz attestierter strenger Bettruhe und Reiseverbot eine lange Rückreise mit Auto und Fähre, begründet dies in der Gesamtschau ernsthafte Zweifel an der Richtigkeit der Bescheinigung (vgl. BAG, 15.01.2025 - Az: 5 AZR 284/24).

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