Betriebskostenabrechnung ohne Datum und Unterschrift - trotzdem wirksam?

Eine Betriebskostenabrechnung in der Gewerberaummiete ist formell wirksam, wenn sie eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der Vorauszahlungen enthält; Unterschrift, Ausstellungsdatum und vollständige Anschrift des Mieters sind hierfür nicht erforderlich.

Da der gewerbliche Vermieter nicht an die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 S. 3 BGB gebunden ist, kann er eine Abrechnung auch nach Ablauf der vertraglich vereinbarten Abrechnungsfrist noch korrigieren und nachfordern, sofern keine Verjährung oder Verwirkung eingetreten ist.

Welche Mindestanforderungen gelten für eine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung?

Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs genügt eine Betriebskostenabrechnung den formellen Anforderungen, wenn sie den allgemeinen Voraussetzungen des § 259 BGB entspricht, also eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält. Sofern keine besonderen Abreden getroffen wurden, müssen demnach eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters sowie der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen enthalten sein (vgl. BGH, 29.01.2020 - Az: VIII ZR 244/18). Dies gilt auch für Gewerberaummietverhältnisse, sofern vertraglich nichts Abweichendes vereinbart ist (vgl. BGH, 20.01.2021 - Az: XII ZR 40/20).

Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich, da die Betriebskostenabrechnung - anders als bei preisgebundenem Wohnraum - keiner gesetzlichen Schriftform unterliegt und die Formvorschrift des § 126 BGB daher nicht greift. Auch das Fehlen der vollständigen Anschrift des Mieters oder eines Ausstellungsdatums führt nicht zur formellen Unwirksamkeit. Maßgeblich ist allein, dass für den Mieter erkennbar ist, wer Aussteller und wer Adressat der Abrechnung ist; dies ergibt sich regelmäßig bereits aus der Bezeichnung des Mietobjekts und der Nennung des Mieternamens. Eine fehlende oder unrichtige Anschrift betrifft allenfalls die Frage des rechtzeitigen Zugangs, nicht aber die formelle Wirksamkeit der Abrechnung. Auch das Ausstellungsdatum ist für die Prüfung der Fristgerechtigkeit oder Verjährung nicht erforderlich, da hierfür der Zugang der Abrechnung maßgeblich ist.

Ein Verteilerschlüssel ist nicht bereits deshalb unverständlich, weil ein Flächenanteil lediglich prozentual ohne erneute Erläuterung der zugrunde liegenden Flächenangaben in der Abrechnung selbst genannt wird, sofern entsprechende Erläuterungen dem Mieter bereits vorab - etwa im Mietvertrag - mitgeteilt wurden (vgl. BGH, 11.08.2010 - Az: VIII ZR 45/10). Eine vollständige Überprüfbarkeit der zugrunde gelegten Flächenangaben auf ihre materielle Richtigkeit ist für die formelle Wirksamkeit nicht erforderlich. Ebenso ist es für die formelle Ordnungsgemäßheit unerheblich, ob die angesetzten Kosten auf abgelesenen Messwerten oder einer Schätzung beruhen (vgl. BGH, 24.08.2016 - Az: VIII ZR 261/15).

Wann kann der Mieter die Vorauszahlungen wegen unterlassener Abrechnung zurückfordern?

Kommt der Vermieter seiner Abrechnungspflicht nicht fristgerecht nach, kann der Mieter aufgrund ergänzender Vertragsauslegung bei beendetem Mietverhältnis die geleisteten Vorauszahlungen unmittelbar zurückverlangen, ohne zunächst den Umweg über eine Stufenklage auf Erteilung der Abrechnung gehen zu müssen (vgl. BGH, 07.07.2021 - Az: VIII ZR 52/20). Dies gilt jedoch nicht, soweit das Mietverhältnis zum Zeitpunkt des Ablaufs der Abrechnungsfrist noch fortbestand; in diesem Fall ist der Mieter durch sein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 Abs. 1 BGB ausreichend geschützt, da es insoweit an einer ausfüllungsbedürftigen Vertragslücke fehlt. Der unterlassenen Abrechnung ist eine formell ungenügende Abrechnung gleichzustellen; liegt hingegen eine formell wirksame Abrechnung vor - auch wenn diese erst während eines anhängigen Rechtsstreits nachgeholt wird -, scheidet ein Rückforderungsanspruch unter diesem Gesichtspunkt aus.

Bis wann kann der Vermieter Nachforderungen aus der Betriebskostenabrechnung geltend machen?

Bei der Gewerberaummiete ist der Vermieter - anders als bei der Wohnraummiete - nicht an die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 S. 3 BGB gebunden. Durch die Übersendung einer Betriebskostenabrechnung bringt er deshalb nicht zum Ausdruck, auf die nachträgliche Geltendmachung weiterer Betriebskosten zu verzichten (vgl. BGH, 10.07.2013 - Az: XII ZR 62/12). Die Möglichkeit zur Korrektur einer Abrechnung stellt selbst keinen Anspruch im Sinne des § 194 BGB dar und unterliegt daher als solche nicht der Verjährung; die Verjährung eines Nachzahlungsanspruchs beginnt erst mit Zugang der jeweils maßgeblichen, gegebenenfalls berichtigten Abrechnung.

Eine Verwirkung kommt hiervon unabhängig in Betracht, setzt aber neben dem Zeitmoment ein qualifiziertes Umstandsmoment voraus. Bei kurz wiederkehrenden Leistungen wie Mietzins- oder Betriebskostenforderungen, die der regelmäßigen dreijährigen Verjährung unterliegen, ist eine Verwirkung vor Ablauf der Verjährungsfrist nur aus besonderen Gründen anzunehmen (vgl. KG, 27.11.2006 - Az: 12 U 182/04). Die bloße Untätigkeit des Vermieters über einen gewissen Zeitraum genügt hierfür nicht; erforderlich ist vielmehr, dass der Mieter berechtigt darauf vertraut hat, der Vermieter werde keine weiteren Ansprüche mehr stellen, und sich hierauf wirtschaftlich bereits eingerichtet hat.

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Hinweis: Urteile geben die Rechtslage zum Entscheidungsdatum wieder und ersetzen keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Trotz sorgfältiger Bearbeitung bleibt eine Haftung ausgeschlossen.