Wann ist eine Betriebskostenabrechnung ordnungsgemäß?

Eine Betriebskostenabrechnung ist formell unwirksam, wenn dem Mieter nicht mitgeteilt wird, ob und in welcher Höhe nicht umlagefähige Kostenanteile vorab abgesetzt wurden. Ein solcher Fehler kann nach Ablauf der Abrechnungsfrist nicht mehr geheilt werden, sodass Nachforderungen des Vermieters dauerhaft ausgeschlossen sind.

Mindestanforderungen an die formelle Ordnungsgemäßheit

Eine Betriebskostenabrechnung ist formell ordnungsgemäß, wenn sie den allgemeinen Anforderungen des § 259 BGB entspricht und eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält. Bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten sind ohne besondere Abreden als Mindestangaben aufzunehmen: eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels, die Berechnung des Mieteranteils sowie der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen (vgl. BGH, 17.11.2004 - Az: VIII ZR 115/04; BGH, 20.07.2005 - Az: VIII ZR 371/04; BGH, 27.11.2002 - Az: VIII ZR 108/02; BGH, 23.11.1981 - Az: VIII ZR 298/80).

Pflicht zur Ausweisung von Vorwegabzügen

Die Gesamtkosten sind vollständig anzugeben, auch wenn einzelne Kostenbestandteile nicht auf den Mieter umgelegt werden können. Es genügt nicht, in der Abrechnung lediglich die bereits um nicht umlagefähige Anteile bereinigten Beträge auszuweisen. Dem Mieter muss erkennbar sein, ob und in welchem Umfang solche Kosten vorab abgesetzt worden sind. Nur dann ist er in der Lage, die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachzuvollziehen und zu überprüfen, ob ein Guthaben zu seinen Gunsten besteht oder eine Nachforderung berechtigt ist. Die bloße Mitteilung bereinigter Beträge ohne Offenlegung der Abzüge genügt diesen Anforderungen nicht.

Das Unterlassen der Offenlegung von Vorwegabzügen stellt einen formellen und keinen bloß inhaltlichen Mangel der Abrechnung dar. Diese Abgrenzung ist entscheidend: Inhaltliche Fehler - etwa die Verwendung eines falschen Umlageschlüssels - können grundsätzlich auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist korrigiert werden, weil der Mieter solche Fehler anhand der Abrechnung selbst erkennen kann. Bei fehlenden oder unvollständigen Angaben zu Vorwegabzügen fehlt dem Mieter jedoch die notwendige Grundlage zur eigenständigen Überprüfung, weshalb insoweit ein formeller Mangel vorliegt, der zur Unwirksamkeit der betreffenden Abrechnungspositionen führt. Betrifft der Fehler nur einzelne Positionen, bleiben die übrigen Ansätze unberührt, sofern die fehlerhaften Positionen unschwer herausgerechnet werden können.

Ausschlussfrist und Heilung

Die Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB wird nur durch eine formell ordnungsgemäße Abrechnung gewahrt. Nach Ablauf der Frist ausgeschlossene Nachforderungen können nicht mehr durch nachgereichte Erläuterungen - weder im Rahmen eines vorprozessualen Schreibens noch durch Schriftsatz im gerichtlichen Verfahren - geheilt werden (vgl. BGH, 17.11.2004 - Az: VIII ZR 115/04). Der Ausschluss nach § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB dient der Abrechnungssicherheit und soll gewährleisten, dass der Mieter in einem überschaubaren zeitlichen Zusammenhang mit dem Abrechnungszeitraum Klarheit über Guthaben oder Nachforderungen erhält (vgl. BGH, 05.07.2006 - Az: VIII ZR 220/05). Eine Ausnahme besteht nach § 556 Abs. 3 Satz 3 Halbs. 2 BGB nur dann, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat.

Fälligkeit der Nachzahlung

Die Fälligkeit eines Nachzahlungsanspruchs setzt den Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung voraus (vgl. BGH, 19.12.1990 - Az: VIII ARZ 5/90). Fehlt es daran - weil beispielsweise die Positionen „Grundsteuer“, „Wassergeld/Entwässerung“ oder „Hauswart“ ohne Offenlegung der jeweiligen Vorwegabzüge abgerechnet wurden -, entsteht insoweit keine Fälligkeit. Übersteigen die betroffenen Positionen die verbleibende Nachzahlungsforderung, scheidet ein Nachzahlungsanspruch insgesamt aus, ohne dass es auf die Ordnungsgemäßheit der übrigen Positionen ankäme.

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