Gibt es ein Einsichtnahmerecht in die Unterlagen für die Nebenkostenabrechnung?

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Vielfach fragen sich Mieter nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung, ob damit geltend Nachforderungen wohl ihre Richtigkeit haben. Da in der Regel nur eine anteilige Aufschlüsselung der angefallenen Positionen vorliegt, können zum Teil durchaus Zweifel entstehen, ob die Posten tatsächlich in der angegebenen Höhe angefallen sind.

Vermieter von preisfreiem Wohnraum sind jedoch nicht dazu verpflichtet, der Betriebskostenabrechnung Kopien der Abrechnungsbelege beizulegen. Daher haben Mieter ein Prüfungsrecht sowie Einsichtsrecht hinsichtlich der Unterlagen für die Nebenkostenabrechnung. So lassen sich Zweifel ausräumen bzw. Fehler identifizieren. Es handelt sich hierbei um einen grundsätzlichen Anspruch, weder muss ein konkreter Anlass bestehen, noch eine Begründung durch den Mieter erfolgen (BGH, 07.02.2018 - Az: VIII ZR 189/17).

Wie wird das Prüfungsrecht ausgeübt?

Der Mieter kann Einsicht in die Originalbelege verlangen und dieses Recht auch durch Dritte, etwa seinen Anwalt, ausüben. Hierzu muss der Mieter einen konkreten Termin zur Einsichtnahme vorschlagen. Es ist nicht Aufgabe des Vermieters, von sich aus Belege für die Nebenkostenabrechnung vorzulegen oder einer Belegeinsicht anzubieten.

Originale sind übrigens nicht zwingend Belege in Papierform. Auch digitale Belege können Originale sein.

In Ausnahmefällen kann es auch zulässig sein, wenn lediglich Kopien vorgelegt werden (z.B. in papierlosen Büros in denen Belege digitalisiert und dann vernichtet wurden; vgl. AG Ludwigslust, 14.03.2022 - Az: 44 C 504/20; LG Hamburg, 08.01.2020 - Az: 401 HKO 56/18; LG Berlin, 30.10.2018 - Az: 63 S 192/17). Sind die Originale dagegen noch vorhanden, müssen diese auch vorgelegt werden.

Hier kann jedoch nicht generalisiert werden - es kommt immer auf den konkreten Einzelfall an (BGH, 15.12.2021 - Az: VIII ZR 66/20).

Zweifel an der Echtheit oder Unverfälschtheit der Kopien gehen zulasten des Vermieters.

Der Vermieter erfüllt seine Verpflichtung durch die Bereitstellung aller Unterlagen in geordneter Form, in der sich der Mieter - erforderlichenfalls mit fachkundiger Hilfe - zurechtfinden kann. Er ist nicht dazu verpflichtet, Belege über nicht umlegbare Kosten aus seiner Übersicht zu entfernen.

Das Recht des Mieters auf Einsicht in die Belege einer Betriebskostenabrechnung erstreckt sich auch auf die zugrunde liegenden Zahlungsbelege (BGH, 09.12.2020 - Az: VIII ZR 118/19).

Zu den vom Vermieter vorzulegenden Abrechnungsunterlagen gehören auch Verträge des Vermieters mit Dritten, soweit deren Heranziehung zur sachgerechten Überprüfung der Nebenkostenabrechnung und zur Vorbereitung etwaiger Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung erforderlich ist (BGH, 22.11.2011 - Az: VIII ZR 38/11).

Einsichtsrecht in alle Verbrauchsdaten und Messwerte?

Dem Mieter steht ein Einsichtsrecht in die Liste über die abgelesenen Messwerte sowie der Verbrauchsdaten aller Mieter die in diese Heizkostenabrechnungen eingeflossen sind zu, da er nachvollziehen können muss, auf welchen Einzeldaten die eigene Abrechnung basiert.

Die Verteilung im Einzelnen kann der Mieter jedoch nur nachvollziehen und in der Folge erst dann substantiiert rügen, wenn ihm die Unterlagen zur Verfügung gestellt werden, aus denen sich die Ermittlung und die Zuordnung der Einzel- bzw. Gesamtverbrauchswerte ergibt.

Jedenfalls der Erfassungsvorgang selbst erfolgt durch Mitarbeiter der mit der Erfassung beauftragten Firma, die in die einzelnen Wohnungen gehen und dort die Verbrauchswerte erfassen. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass dabei einzelne Heizkostenverteiler beispielsweise vergessen werden oder bei der mit der Erfassung beauftragten Firma gar nicht vorerfasst sind.

Das Einsichtrecht gilt, soweit es zur Nachprüfung der Richtigkeit einer Kostenverteilung erforderlich ist, auch für Unterlagen, die andere Mieter betreffen. Vorschriften des Datenschutzes stehen dem nicht entgegen. Besonders schutzwürdige Daten anderer Mieter kann der Vermieter schwärzen.

Solange die Einsicht nicht gewährt wird, ist der Mieter nicht verpflichtet, Nachzahlungsbeträge zur Heizkostenabrechnung zu begleichen.

Dies gilt auch für den Fall, dass die mit der Erfassung beauftragte Firma die Verteilung der Verbrauchsdaten streng nach den Vorschriften der Heizkostenverordnung vornimmt. Der Vermieter darf dem Mieter jedoch nicht verwehren, sich hiervon selbst zu überzeugen, indem er die Belege einsieht und die Berechnung nachvollzieht (AG Berlin-Charlottenburg, 03.05.2005 - Az: 220 C 450/04).

Wo werden die Unterlagen eingesehen?

Dieses Einsichtnahmerecht ist grundsätzlich beim Vermieter - oder dessen Bevollmächtigten - wahrzunehmen. Der Vermieter, der seinen Wohn- oder Geschäftssitz nicht am Ort der Mietwohnung  hat, muss allerdings dafür sorgen, dass der Mieter eine angemessene und zeitlich ausreichende Einsichtmöglichkeit am Ort der Mietwohnung hat.

Bei unterschiedlichen und weit entfernten Wohnsitzen kann Einsicht am Ort der Mietwohnung gefordert werden. Die Einsichtnahme kann der Vermieter dann an einem Ort seiner Wahl gewähren - sie muss nicht in der Wohnung des Mieters erfolgen (AG Wuppertal, 02.12.2020 - Az: 97 C 154/20; LG Freiburg, 24.03.2011 - Az: 3 S 348/10). Die Grenze für eine zumutbare Entfernung liegt bei 30 km (AG Halle/Saale, 20.02.2014 - Az: 93 C 2240/13; LG Münster, 25.11.2010 - Az: 03 S 160/10).

In Großstädten ist eine Einsichtnahme in die Originalunterlagen nach Terminabsprache in den Räumen der Verwaltung zumutbar, wenn sich die Wohnung des Mieters in der gleichen Stadt befindet. Dies überfordert die Mobilität des Mieters nicht - auch wenn dies ggf. mit einigem Fahraufwand verbunden ist (LG Frankfurt/Main, 02.02.2015 - Az: 2-11 S 147/14).

Auch dann, wenn der Mieter aufgrund der großen Entfernung zwischen Sitz des Vermieters und dem Ort der Mietsache die Vorlage der Unterlagen am Mietobjekt verlangen kann, besteht ein Anspruch auf Einsicht in die Originalunterlagen (LG Kempten, 16.11.2016 - Az: 53 S 740/16).

Kann der Mieter Belegkopien einfordern?

Der Mieter preisfreien Wohnraums hat grundsätzlich keinen Anspruch gegen den Vermieter auf Überlassung von Fotokopien der Abrechnungsbelege zur Betriebskostenabrechnung (BGH, 08.03.2006 - Az: VIII ZR 78/05).