Fake-Rechnungen nach der Handelsregistereintragung: Diese Kostenfalle droht Unternehmen

Wer ein Unternehmen gründet, eine Änderung im Handelsregister anmeldet oder eine Umfirmierung eintragen lässt, erlebt regelmäßig ein bekanntes Muster: Wenige Tage nach der Bekanntmachung der Eintragung flattern Schreiben ins Haus, die wie amtliche Rechnungen aussehen. Tatsächlich handelt es sich um Angebote privater Anbieter für die Aufnahme in Adress- oder Branchenverzeichnisse, die mit dem gerichtlichen Handelsregister nichts zu tun haben. Da die Bekanntmachungen im Gemeinsamen Registerportal der Länder für jedermann einsehbar sind, lassen sich frisch eingetragene Unternehmen leicht identifizieren und gezielt anschreiben.

Woher kennen Betrüger die Daten neu eingetragener Unternehmen?

Eintragungen und Änderungen im Handelsregister werden seit dem 1. August 2022 nicht mehr gesondert veröffentlicht, sondern gelten mit dem erstmaligen Abruf über das Gemeinsame Registerportal der Länder (www.handelsregister.de) als bekannt gemacht. Diese Daten sind öffentlich zugänglich und werden von manchen Anbietern automatisiert ausgewertet, um Adressaten für Angebotsschreiben zu gewinnen. Der zeitliche Abstand zwischen Eintragung und Zugang eines solchen Schreibens beträgt häufig nur wenige Tage, sodass das amtliche Kostenschreiben des Registergerichts mitunter noch gar nicht eingegangen ist, wenn die private Offerte bereits im Briefkasten liegt.

Wie sind die Schreiben gestaltet?

Die Angebote sind regelmäßig so aufgemacht, dass die eigentliche rechtliche Natur - ein bloßes Vertragsangebot - nicht auf den ersten Blick erkennbar ist. Typische Gestaltungsmerkmale sind Bezeichnungen mit den Begriffen „Handel“, „Gewerbe“, „Register“ oder „Zentrale“, der Abdruck von (Landes-)Wappen oder adlerähnlichen Emblemen, eine amtstypische Schriftart sowie die Angabe von Beleg- oder Kassenzeichen. Häufig wird sogar ein Auszug aus dem tatsächlichen, öffentlich bekannt gemachten Eintragungstext zitiert, um Authentizität vorzutäuschen. Ein bereits ausgefüllter Überweisungsträger liegt in aller Regel bei und verstärkt den Eindruck, es handele sich um eine fällige Rechnung. Erst im Kleingedruckten - etwa in Fußnoten oder Klauseln zu den Vertragsbedingungen - findet sich meist der Hinweis, dass es sich lediglich um ein „Angebot“ oder eine „freiwillige“ Leistung handelt.

Woran lässt sich eine echte Rechnung von einer Fake-Offerte unterscheiden?

Einige Merkmale helfen dabei, private Verzeichnisofferten von der amtlichen Kostenrechnung des Registergerichts zu unterscheiden:

Zusätzlich lohnt ein Blick auf die Kontaktdaten: Private E-Mail-Adressen bei größeren Anbietern, eine fehlende ladungsfähige Anschrift oder das Fehlen eines konkreten Ansprechpartners sind ebenfalls Warnsignale.

Was kostet die Bekanntmachung im Handelsregister tatsächlich?

Zur Zahlung verpflichtet ist der Kostenschuldner - abgesehen von den Notar- und Gerichtskosten für die Eintragung selbst - lediglich für die öffentliche Bereitstellung der Eintragung im Gemeinsamen Registerportal der Länder. Diese Bereitstellungsgebühr beträgt nach der Handelsregistergebührenverordnung (HRegGebV) in Verbindung mit dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) lediglich rund 1 Euro pro Eintragung. Weitere Veröffentlichungsorgane oder zusätzliche Kosten für die Bekanntmachung existieren nicht. Sämtliche Rechnungen, die einen deutlich höheren Betrag für die „Handelsregistereintragung“ oder deren „Bekanntmachung“ verlangen, stammen folglich nicht vom Registergericht.

Ist der Versand solcher Angebotsschreiben rechtlich zulässig?

Rechnungsähnlich gestaltete Angebotsschreiben, die den unzutreffenden Eindruck erwecken, die beworbene Leistung sei bereits bestellt oder geschuldet, sind als unzumutbare Belästigung und Irreführung unlauter und daher wettbewerbswidrig (Anhang zu § 3 Abs. 3 Nr. 22 UWG in Verbindung mit § 3 UWG). Bereits vor dieser ausdrücklichen gesetzlichen Regelung hatte die Rechtsprechung solche Formularschreiben als wettbewerbswidrige konkludente Täuschung eingeordnet, wenn sie im Rahmen eines systematischen Gesamtkonzepts über den bloßen Angebotscharakter hinwegtäuschen (vgl. BGH, 26.01.1995 - Az: I ZR 39/93). Strafrechtlich kann der Versand solcher Schreiben zudem den Tatbestand des Betrugs erfüllen, wenn die Aufmachung beim Empfänger gezielt den unzutreffenden Eindruck einer bereits bestehenden Zahlungspflicht für eine amtliche Leistung hervorruft (vgl. BGH, 26.04.2001 - Az: 4 StR 439/00; BGH, 28.05.2014 - Az: 2 StR 437/13). Der Umstand, dass im Kleingedruckten auf den Angebotscharakter hingewiesen wird, schließt eine Täuschungshandlung nicht zwingend aus, wenn die Gesamtgestaltung des Schreibens gleichwohl den unrichtigen Eindruck einer Zahlungsverpflichtung erweckt.

Muss eine solche Rechnung bezahlt werden?

Eine Zahlungspflicht besteht grundsätzlich nur dann, wenn tatsächlich ein wirksamer Vertrag über die Eintragung in ein privates Verzeichnis zustande gekommen ist. Wurde ein Formular lediglich in dem Glauben unterschrieben, es handele sich um eine Bestätigung des amtlichen Handelsregistereintrags oder eine bereits fällige Rechnung, kommt eine Anfechtung der Vertragserklärung wegen arglistiger Täuschung nach § 123 BGB in Betracht. Allerdings wird eine solche Anfechtung nicht in jedem Fall als zulässig anerkannt; entscheidend ist, ob dem Verwender tatsächlich ein Täuschungswille nachgewiesen werden kann und ob die konkrete Gestaltung des Formulars objektiv geeignet war, einen entsprechenden Irrtum hervorzurufen (vgl. BGH, 22.02.2005 - Az: X ZR 123/03). Wer noch nicht gezahlt hat, sollte die Zahlung daher zurückhalten, bis die Herkunft und Berechtigung der Forderung geklärt ist - Auskunft geben insoweit das zuständige Amtsgericht, die örtliche Industrie- und Handelskammer oder der beurkundende Notar.

Lässt sich eine bereits geleistete Zahlung zurückfordern?

Ist der Betrag bereits überwiesen, sollte die Vertragserklärung vorsorglich sowohl wegen arglistiger Täuschung angefochten als auch hilfsweise außerordentlich gekündigt werden, um weitere Folgerechnungen aus einem etwaigen Dauerschuldverhältnis zu vermeiden. Beide Erklärungen sollten schriftlich und nachweisbar, etwa per Einschreiben mit Rückschein, erfolgen. Die Rückforderung des bereits gezahlten Betrags richtet sich anschließend nach den Vorschriften über die ungerechtfertigte Bereicherung. Da die Anbieter ihren Sitz häufig wechseln oder im Ausland ansässig sind, gestaltet sich die tatsächliche Durchsetzung eines Rückzahlungsanspruchs in der Praxis oft schwierig. Betroffene können den Vorgang zusätzlich beim Deutschen Schutzverband gegen Wirtschaftskriminalität melden und, insbesondere bei Verdacht auf Betrug, Strafanzeige bei der zuständigen Staatsanwaltschaft erstatten.

Was gilt bei telefonischen Angeboten nach der Eintragung?

Neben schriftlichen Offerten kommt es nach Handelsregistereintragungen auch zu telefonischer Kaltakquise, bei der ein bereits bestehender Vertrag vorgetäuscht oder eine mündliche Bestätigung eingeholt werden soll. Eine solche telefonische Zustimmung sollte grundsätzlich vermieden werden; verbindliche Vertragsangebote sollten stets schriftlich mit vollständigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen vorliegen, bevor über eine Annahme entschieden wird. Wird gleichwohl im Nachgang eine Auftragsbestätigung oder Rechnung übersandt, gelten die vorstehend beschriebenen Grundsätze zur Prüfung und gegebenenfalls zur Anfechtung entsprechend.

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