Nebenkosten-Falle für Vermieter: Wer auf die Eigentümerversammlung wartet, zahlt notfalls drauf

Der Vermieter einer Eigentumswohnung muss über die Betriebskosten innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Auf den Beschluss der Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung darf er nicht warten.

Nach Fristablauf kann er nur dann noch Nochforderungen gegen den Mieter durchsetzen, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Dafür muss er konkret darlegen, welche Bemühungen er unternommen hat, um rechtzeitig abzurechnen.

Abrechnungsfrist für Betriebskosten

Haben die Parteien eines Wohnraummietvertrags vereinbart, dass der Mieter die Betriebskosten trägt und hierauf Vorauszahlungen leistet, hat der Vermieter über diese Vorauszahlungen jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Diese Grundsätze gelten auch für den Vermieter einer in einer Wohnungseigentumsanlage gelegenen Wohnung.

Besondere Fragen stellen sich dort, weil der Vermieter für die Abrechnung gegenüber dem Mieter regelmäßig auf Daten der Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft zurückgreift. Diese erstellt der Verwalter nach § 28 Abs. 3 WEG, über sie beschließen die Wohnungseigentümer gemäß § 28 Abs. 5 WEG. Verzögert sich dieser Vorgang, ist zu klären, ob und wie sich dies auf die mietrechtliche Abrechnungsfrist auswirkt.

Muss die Abrechnung erst nach dem Beschluss der Wohnungseigentümer erfolgen?

Ein Beschluss der Wohnungseigentümer nach § 28 Abs. 5 WEG über die Jahresabrechnung ist keine (ungeschriebene) Voraussetzung für die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter. Der Vermieter hat daher grundsätzlich auch dann innerhalb der Jahresfrist abzurechnen, wenn der Beschluss noch nicht vorliegt.

Diese Frage war in Rechtsprechung und Literatur umstritten. Eine Auffassung verlangt bei vermietetem Wohnungseigentum einen wirksamen Beschluss der Wohnungseigentümer als Voraussetzung der Abrechnung. Erst dieser begründe eine fällige Verpflichtung des Vermieters gegenüber der Gemeinschaft, zuvor seien die Kosten im Sinne des § 556 Abs. 1 Satz 2 BGB und des § 1 Abs. 1 Satz 1 BetrKV noch nicht entstanden (vgl. OLG Düsseldorf, 23.03.2000 - Az: 10 U 160/97; Blank, NZM 2004, 365, 371). Nach der Gegenauffassung ist der Beschluss wegen der voneinander unabhängigen Rechtsbeziehungen des Wohnungseigentümers zur Gemeinschaft einerseits und zum Mieter andererseits keine rechtliche Voraussetzung der Abrechnung (vgl. Jennißen, NZM 2002, 236, 238 f.; Drasdo, NZM 2004, 372, 373 f.). Der letztgenannten Ansicht ist zu folgen. Dafür sprechen Wortlaut, Gesetzesmaterialien, Systematik sowie Sinn und Zweck des § 556 Abs. 3 BGB.

Was spricht nach Wortlaut und Entstehungsgeschichte gegen ein Beschlusserfordernis?

Nach der gesetzlichen Definition sind Betriebskosten diejenigen Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes und seiner Einrichtungen „laufend entstehen“ (§ 556 Abs. 1 Satz 2 BGB, § 1 Abs. 1 Satz 1 BetrKV). Das Gesetz stellt damit weder bei dieser Definition noch bei der Abrechnungsfrist auf die Fälligkeit der Kosten ab. Erforderlich sind lediglich stetig wiederkehrende Belastungen des Vermieters (vgl. BGH, 14.02.2007 - Az: VIII ZR 123/06; BGH, 14.11.2007 - Az: VIII ZR 19/07; BGH, 11.11.2009 - Az: VIII ZR 221/08).

Im Innenverhältnis der Wohnungseigentümer entsteht die Verpflichtung, die Lasten und Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums nach dem Verhältnis der Anteile zu tragen (§ 16 Abs. 2 WEG), hinsichtlich der Abrechnungsspitze zwar erst durch den Beschluss nach § 28 Abs. 5 WEG (vgl. BGH, 30.11.1995 - Az: V ZB 16/95; BGH, 01.06.2012 - Az: V ZR 171/11). Dieser Beschluss entfaltet gegenüber Dritten, wie dem Mieter, jedoch keine Bindung (vgl. BGH, 21.04.1988 - Az: V ZB 10/87). Er ist ein interner Akt der Willensbildung der Wohnungseigentümer. Ob Betriebskosten laufend entstanden sind, bestimmt sich deshalb allein nach den Grundsätzen des Wohnraummietrechts und dem Inhalt des konkreten Mietverhältnisses.

Die Gesetzesmaterialien enthalten keinen Anhaltspunkt dafür, dass der Gesetzgeber bei der Abrechnung nach § 556 Abs. 3 BGB zwischen der Vermietung einer Eigentumswohnung und einer sonstigen Mietwohnung unterscheiden wollte. Mit der Abrechnungsfrist und dem Ausschluss von Nachforderungen sollten Abrechnungssicherheit für den Mieter geschaffen und Streit in einem als „äußerst streitträchtig“ angesehenen Bereich vermieden werden (vgl. BT-Drucks. 14/4553, S. 37). Auch die spätere Änderung des § 556 BGB durch das Föderalismusreform-Begleitgesetz diente der einheitlichen Anwendung der Betriebskostenregelungen im gesamten Bundesgebiet (vgl. BT-Drucks. 16/814, S. 18).

Wie unterscheiden sich Jahresabrechnung und Betriebskostenabrechnung systematisch?

Die Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 3 WEG und die Betriebskostenabrechnung nach § 556 Abs. 3 BGB betreffen unterschiedliche Rechtsverhältnisse und folgen in wesentlichen Punkten unterschiedlichen Voraussetzungen. Bei der Jahresabrechnung werden alle im Abrechnungszeitraum für das Gemeinschaftseigentum entstandenen Lasten und Kosten grundsätzlich nach dem Verhältnis der Miteigentumsanteile verteilt (§ 16 Abs. 2 WEG). Umfang und Umlagemaßstab der vom Mieter zu tragenden Betriebskosten richten sich dagegen in erster Linie nach der mietvertraglichen Vereinbarung (§ 556 Abs. 1, § 556a Abs. 1 BGB).

Auch bei den umlegbaren Kosten bestehen Unterschiede. Kosten der Verwaltung sowie der Instandhaltung und Instandsetzung hat der Wohnungseigentümer zwar anteilig zu tragen. Sie gehören jedoch nicht zu den Betriebskosten und können nicht auf den Mieter umgelegt werden (vgl. BGH, 11.05.2016 - Az: VIII ZR 209/15). Die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft ist deshalb für die mietrechtliche Betriebskostenabrechnung nicht verbindlich, sondern allenfalls eine praktische Grundlage.

Welche Bedeutung hat der Zweck der Abrechnungsfrist?

Entscheidend gegen ein Beschlusserfordernis spricht der Zweck des § 556 Abs. 3 Satz 2, 3 BGB. Beide Regelungen gewährleisten eine zeitnahe Abrechnung, damit der Mieter in einem überschaubaren zeitlichen Zusammenhang mit dem Abrechnungszeitraum entweder über ein Guthaben verfügen kann oder Gewissheit darüber erlangt, ob und in welcher Höhe er mit einer Nachforderung rechnen muss (vgl. BGH, 17.11.2004 - Az: VIII ZR 115/04; BGH, 12.01.2011 - Az: VIII ZR 296/09).

Würde man den Beschluss der Wohnungseigentümer zur Voraussetzung machen, verlöre die Abrechnungsfrist ihre Funktion. Das gilt insbesondere, wenn der Verwalter die Jahresabrechnung nicht innerhalb einer angemessenen Frist erstellt, die nach überwiegender Ansicht in der Regel drei bis sechs Monate beträgt, oder wenn über die Jahresabrechnung länger gestritten wird. Hinzu kommt, dass der Vermieter nach § 556 Abs. 3 Satz 4 BGB nicht zu einer Teilabrechnung verpflichtet ist, selbst wenn ihm einzelne Informationen bereits vorliegen (vgl. BGH, 30.04.2008 - Az: VIII ZR 240/07).

Außerdem würde der Mieter einer Eigentumswohnung gegenüber dem Mieter einer sonstigen Wohnung aus Sachgründen nicht zu rechtfertigend benachteiligt. Er wäre dem erhöhten Risiko ausgesetzt, die Abrechnung nicht innerhalb der Jahresfrist zu erhalten. Auf den Zeitpunkt der Beschlussfassung hat er keinen Einfluss, da er in die Rechtsbeziehungen der Wohnungseigentümer untereinander oder zur Gemeinschaft und deren Verwalter nicht einbezogen ist.

Kann der Mietvertrag etwas anderes vorsehen?

Eine Klausel, wonach die Betriebskosten erst nach Genehmigung der Abrechnung in der Eigentümerversammlung mit dem Mieter abgerechnet werden, weicht zum Nachteil des Mieters von § 556 Abs. 3 BGB ab. Sie ist nach § 556 Abs. 4 BGB unwirksam. Die Abrechnungsfrist läuft daher unabhängig von einer solchen Vereinbarung.

Wann kann der Vermieter nach Fristablauf noch nachfordern?

Nach Ablauf der Frist ist eine Nachforderung nur zulässig, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 Satz 3 Halbs. 2 BGB). Hierfür gilt der Maßstab des § 276 BGB. Nach § 278 BGB hat der Vermieter zudem das Fehlverhalten seiner Erfüllungsgehilfen zu vertreten (vgl. BGH, 21.01.2009 - Az: VIII ZR 107/08). Die Darlegungs- und Beweislast für fehlendes Vertretenmüssen trägt der Vermieter.

Ist der WEG-Verwalter Erfüllungsgehilfe des Vermieters?

Der Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist als solcher nicht Erfüllungsgehilfe des Wohnungseigentümers nach § 278 BGB in Bezug auf dessen mietvertragliche Pflichten zur Betriebskostenabrechnung. Erfüllungsgehilfe ist, wer nach den tatsächlichen Gegebenheiten mit dem Willen des Schuldners bei der Erfüllung einer diesem obliegenden Verbindlichkeit als dessen Hilfsperson tätig wird (vgl. BGH, 21.04.1954 - Az: VI ZR 55/53; BGH, 21.10.2009 - Az: VIII ZR 64/09). Die Erstellung der Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 3 WEG erfüllt keine dem Vermieter gegenüber dem Mieter obliegende Verbindlichkeit, denn sie bezieht sich auf das Gemeinschaftseigentum. Der Verwalter handelt dabei auch nicht als Hilfsperson der Gemeinschaft oder ihrer Mitglieder, sondern erfüllt eine ihm gesetzlich zugewiesene eigene Aufgabe (vgl. BGH, 23.06.2016 - Az: I ZB 5/16). Etwas anderes kann gelten, wenn der Vermieter den Verwalter gerade mit der Erstellung der mietrechtlichen Betriebskostenabrechnung beauftragt hat.

Was muss der Vermieter zu seiner Entlastung darlegen?

Auch wenn ihm ein Verschulden des Verwalters nicht zugerechnet wird, bleibt der Vermieter zur Entlastung verpflichtet, ein eigenes Verschulden auszuräumen. Er hat konkret darzulegen, inwiefern er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Dazu gehört insbesondere die Darlegung der Bemühungen, die er unternommen hat, um eine rechtzeitige Abrechnung sicherzustellen (vgl. BGH, 21.01.2009 - Az: VIII ZR 107/08).

Nicht ausreichend ist es, lediglich auf Versäumnisse der früheren Hausverwaltung, deren Abberufung, die Beauftragung einer neuen Verwaltung und die Fertigstellung der Abrechnung durch diese zu verweisen. Es bedarf vielmehr Vortrags dazu, was der Vermieter selbst veranlasst hat, nachdem für ihn erkennbar wurde, dass die Verwaltung die benötigte Abrechnung nicht rechtzeitig vorlegen würde oder die erstellte Abrechnung so fehlerhaft war, dass sie als Grundlage der Betriebskostenabrechnung nicht geeignet war. Als zumutbare Maßnahmen kommen etwa die rechtzeitige Aufforderung des Verwalters zur Vorlage der Jahresabrechnung, die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen als Miteigentümer sowie erforderlichenfalls ein gerichtliches Vorgehen gegen den Verwalter in Betracht.

Hinweis: Urteile geben die Rechtsauffassung des Gerichts zum Entscheidungsdatum wieder und ersetzen keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Für Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit wird keine Gewähr übernommen.