Nebenkostenabrechnung ist auch mit maschineller Unterschrift wirksam!

Eine Nebenkostenabrechnung für öffentlich geförderten Wohnraum genügt der gesetzlichen Schriftform auch dann, wenn sie maschinell erstellt und lediglich mit einer nicht eigenhändigen Unterschrift versehen wurde. Voraussetzung ist, dass die Abrechnung so weit wie technisch möglich mit Hilfe einer automatischen Einrichtung gefertigt wurde und die aus mehreren Blättern bestehende Urkunde durch fortlaufende Seitenzahlen, Bezugnahmen und inhaltlichen Zusammenhang als zusammengehörig erkennbar ist.

Welche Anforderungen gelten an die Schriftform von Nebenkostenabrechnungen?

Bei öffentlich gefördertem Wohnraum ist für die Nachforderung von Betriebskosten eine schriftliche Erklärung des Vermieters erforderlich, in der die Forderung berechnet und erläutert wird. Der Umfang der Schriftform richtet sich nach den allgemeinen zivilrechtlichen Vorschriften, wonach die Urkunde grundsätzlich eigenhändig durch Namensunterschrift zu unterzeichnen ist.

Besteht die Abrechnung - wie regelmäßig bei umfangreichen Betriebskostenabrechnungen der Fall - aus einem Anschreiben und mehreren Anlagen, so ist die Einheit der Urkunde gewahrt, wenn die Zusammengehörigkeit der einzelnen Blätter durch körperliche Verbindung oder in sonst geeigneter Weise erkennbar gemacht wird. Hierfür genügen unter anderem fortlaufende Seitenzahlen, eine einheitliche grafische Gestaltung, ein inhaltlicher Zusammenhang des Textes oder vergleichbare Merkmale, sofern sich hieraus die Zusammengehörigkeit zweifelsfrei ergibt. Werden Anlagen in dieser Weise mit dem unterzeichneten Hauptteil verbunden, bedarf es einer gesonderten Unterzeichnung der Anlagen selbst nicht.

Vorliegend waren das Anschreiben und die nachfolgende Kostenaufstellung durch fortlaufende Seitenzahlen, die Bezugnahme auf ein einheitliches Bearbeitungszeichen sowie durch Hinweise wie „bitte wenden“ am Ende jeder Seite so miteinander verknüpft, dass die innere Zusammengehörigkeit der Unterlagen zweifelsfrei erkennbar war. Auch die gesondert beigefügte Heizkostenabrechnung eines Drittunternehmens war durch ausdrückliche Bezugnahme im Anschreiben und in der Betriebskostenaufstellung hinreichend in die Gesamturkunde eingebunden.

Ist eine eigenhändige Unterschrift bei automatisierter Erstellung entbehrlich?

Der eigenhändigen Unterschrift bedarf es ausnahmsweise dann nicht, wenn der Vermieter seine Erklärung mit Hilfe automatischer Einrichtungen gefertigt hat. Diese Ausnahmeregelung ist auf Nebenkostenabrechnungen bei öffentlich gefördertem Wohnraum entsprechend anwendbar.

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Hinweis: Urteile geben die Rechtsauffassung des Gerichts zum Entscheidungsdatum wieder und ersetzen keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Für Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit wird keine Gewähr übernommen.