Ein gewerblicher Großvermieter kann Inkassokosten für die Anmahnung von
Mietrückständen nicht auf den Mieter abwälzen, wenn er über ausreichend eigenes Fachpersonal verfügt. Die Einschaltung eines (Tochter-)Unternehmens verstößt in solchen Fällen gegen die Schadensminderungspflicht, da das Mahnwesen zum eigenen Pflichtenkreis des Vermieters gehört.
Ein Anspruch auf Erstattung von Inkassokosten als Verzugsschaden gemäß §§ 280 Abs. 1 und 2, 286 BGB setzt voraus, dass die Aufwendungen zur Wahrung und Durchsetzung der Rechte des Gläubigers erforderlich und zweckmäßig waren (vgl. BGH, 06.10.2010 - Az:
VIII ZR 271/09; BGH, 31.01.2012 - Az:
VIII ZR 277/11). Bei der Beurteilung dieser Notwendigkeit ist ein objektiver Maßstab anzulegen, der insbesondere die geschäftliche Organisation und die Fachkunde des Gläubigers berücksichtigt.
Gewerbliche Großvermieter, die eine signifikante Anzahl an Wohneinheiten bewirtschaften und über qualifiziertes kaufmännisches Personal verfügen, sind grundsätzlich gehalten, das Forderungsmanagement und das Mahnwesen in Eigenregie zu betreiben. Die Erstellung einfacher Mahnungen und Folgeschreiben gehört in diesen Fällen zum typischen Pflichtenkreis des Vermieters und stellt eine bloße Verwaltungsaufgabe dar, die keinen ersatzfähigen Schaden begründet (vgl. BGH, 09.03.1976 - Az: VI ZR 98/75). Eine Erstattungspflicht scheidet aus, wenn der Gläubiger aufgrund seiner Größe und Ausstattung in der Lage ist, derartige Aufgaben ohne zusätzliche externe Hilfe zu bewältigen.
Die Einschaltung eines externen oder konzerneigenen Inkassounternehmens für standardisierte Mahnvorgänge verstößt bei derartigen Unternehmen gegen die Schadensminderungspflicht aus § 254 Abs. 2 BGB. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Vermieter durch seine bisherige Geschäftspraxis belegt hat, dass er zur Durchführung des Mahnwesens mit eigenen Ressourcen in der Lage ist. Die bloße Auslagerung einer Mahnabteilung auf ein rechtlich selbstständiges, aber vom Gläubiger beherrschtes Tochterunternehmen führt nicht dazu, dass die dort entstehenden Gebühren als Schaden geltend gemacht werden können. Mit einer solchen Auslagerung wird eine künstliche Schadensposition geschaffen, die den Grundsatz umgeht, dass übliche Eigenbemühungen zur Realisierung einer Forderung nicht erstattungsfähig sind.
Vorliegend betraf dies die Geltendmachung von Inkassokosten durch ein Wohnungsunternehmen mit einem Bestand von über 150.000 Einheiten. In einem solchen Szenario, in dem der Vermieter über spezialisierte Abteilungen und ausgebildete Immobilienkaufleute verfügt, ist die Einschaltung eines Dienstleisters für einfache Mahnläufe bei Zahlungsrückständen nicht als erforderlich anzusehen. Da die Forderungen weder rechtlich noch tatsächlich komplex waren, hätte das Unternehmen die Rechtsverfolgung kostenneutral durch das vorhandene Personal durchführen können.
Zwar ist ein Gläubiger grundsätzlich berechtigt, professionelle Hilfe zur Forderungseinziehung in Anspruch zu nehmen (vgl. BVerfG, 07.09.2011 - Az: 1 BvR 1012/11). Dies entbindet ihn jedoch nicht von der Einzelfallprüfung hinsichtlich der Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit. Bei einem spezialisierten Großvermieter ist davon auszugehen, dass einfache Zahlungserinnerungen ohne zusätzlichen Aufwand durch das vorhandene Personal erledigt werden können, sodass externe Kosten als vermeidbar gelten und somit nicht dem Schuldner angelastet werden dürfen.
