Ausschlussfrist bei der Betriebskostenabrechnung: Wann Nachforderungen des Vermieters ausgeschlossen sind

Wer als Vermieter Betriebskosten über Vorauszahlungen abrechnet, muss eine wichtige Frist beachten: Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung beim Mieter angekommen sein. Wird dieser Termin schuldhaft verpasst, sind Nachforderungen des Vermieters ausgeschlossen.

Wann läuft die Abrechnungsfrist ab?

Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB ist die Abrechnung über die Vorauszahlungen für Betriebskosten dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Maßgeblich ist dabei nicht das Datum der Absendung, sondern der tatsächliche Zugang beim Mieter. Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2026 muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember 2027 beim Mieter vorliegen. Endet der Abrechnungszeitraum nicht am Monatsende, läuft die Frist dennoch bis zum Ende des betreffenden Monats, wie sich aus dem Wortlaut „bis zum Ablauf des zwölften Monats“ ergibt.

Der Vermieter trägt die Darlegungs- und Beweislast für den rechtzeitigen Zugang der Abrechnung. Wird die Abrechnung mit der Post versandt, kann sich der Vermieter nicht auf einen Anscheinsbeweis für den fristgerechten Zugang berufen (vgl. BGH, 21.01.2009 - Az: VIII ZR 107/08). Der Nachweis kann aber auch durch Zeugen erbracht werden, etwa wenn ein Familienangehöriger den Einwurf in den Briefkasten bezeugt (vgl. AG Stadthagen, 10.07.2025 - Az: 4 C 531/23). Zieht der Mieter vor Ablauf des Abrechnungszeitraums aus, ändert dies an der Frist nichts - sie beginnt stets erst mit Ende der Abrechnungsperiode zu laufen.

Welche Folgen hat die Versäumung der Frist?

Versäumt der Vermieter die Abrechnungsfrist schuldhaft, ist er gemäß § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB mit Nachforderungen aus der Abrechnung ausgeschlossen. Diese Ausschlussfrist unterscheidet sich von der Verjährung dadurch, dass der Anspruch nicht nur einredeweise, sondern endgültig entfällt. Betroffen sind ausschließlich Nachforderungen des Vermieters - ein Guthaben des Mieters bleibt von der Fristversäumnis unberührt. Der Vermieter bleibt zudem trotz Fristversäumnis weiterhin zur Erstellung einer Abrechnung verpflichtet; er kann lediglich keine Nachzahlung mehr verlangen.

Auch der Umstand, dass ein Vermieter eine Eigentumswohnung vermietet und deshalb auf eine Jahresabrechnung des WEG-Verwalters angewiesen ist, ändert nichts an dieser Verpflichtung. Der Bundesgerichtshof hat klargestellt, dass die Rechtsbeziehungen der Wohnungseigentümer untereinander von den Pflichten des vermietenden Eigentümers gegenüber seinem Mieter zu trennen sind; eine Verzögerung durch die Verwaltung entlastet den Vermieter nicht (vgl. BGH, 25.01.2017 - Az: VIII ZR 249/15).

Wann muss sich der Vermieter eine Verspätung nicht zurechnen lassen?

Von der Ausschlussfrist ausgenommen sind Fälle, in denen der Vermieter die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Das ist etwa denkbar, wenn der Vermieter auf Belege eines Energieversorgers oder einen kommunalen Gebührenbescheid wartet, die ihm selbst erst nach Ablauf der Frist zugehen. Für Nachlässigkeiten der eigenen Hausverwaltung oder einer beauftragten Abrechnungsfirma muss der Vermieter dagegen einstehen; diese werden ihm zugerechnet.

Liegt ein solcher Ausnahmefall vor, muss die Abrechnung nach Wegfall des Hindernisses zeitnah nachgeholt werden. In der Rechtsprechung wird hierfür regelmäßig eine Frist von rund drei Monaten ab Kenntniserlangung als noch angemessen angesehen (vgl. BGH, 08.03.2006 - Az: VIII ZR 78/05).

Welche Mindestangaben muss eine fristwahrende Abrechnung enthalten?

Die Ausschlussfrist wird nur durch eine formell ordnungsgemäße Abrechnung gewahrt. Eine bloße, nicht nachvollziehbare Zahlenzusammenstellung genügt nicht. Nach ständiger Rechtsprechung muss eine Abrechnung zur Wahrung ihrer formellen Wirksamkeit eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels, die Berechnung des Mieteranteils sowie den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen enthalten (vgl. BGH, 23.11.1981 - Az: VIII ZR 298/80). Ist der verwendete Verteilerschlüssel für einen durchschnittlichen Mieter ohne besondere Rechts- oder Betriebswirtschaftskenntnisse nicht nachvollziehbar, liegt ein formeller Mangel vor, der die Abrechnung insgesamt unwirksam macht - eine solche Abrechnung wahrt die Frist nicht, selbst wenn sie rechtzeitig zugeht (vgl. BGH, 09.04.2008 - Az: VIII ZR 84/07).

Entscheidend ist dabei die Abgrenzung zwischen formellen und inhaltlichen Fehlern. Weicht der in der Abrechnung angegebene Umlageschlüssel lediglich vom vertraglich vereinbarten Schlüssel ab, handelt es sich nach Auffassung des Bundesgerichtshofs nicht um einen formellen Mangel, sondern um einen inhaltlichen Fehler, der die formelle Wirksamkeit der Abrechnung unberührt lässt (vgl. BGH, 17.11.2004 - Az: VIII ZR 115/04). Diese Unterscheidung ist für die Praxis von erheblicher Bedeutung, denn nur ein formeller Mangel führt dazu, dass die Abrechnung insgesamt als nicht fristgerecht erteilt gilt.

Darf eine fehlerhafte Abrechnung nach Fristablauf noch korrigiert werden?

Eine formell unwirksame Abrechnung kann nach Ablauf der Ausschlussfrist nicht mehr wirksam nachgeholt werden. Der Vermieter verliert seinen Nachforderungsanspruch in diesem Fall vollständig, da eine formell unwirksame Abrechnung wie eine gar nicht zugegangene Abrechnung behandelt wird.

Anders liegt es bei einer lediglich inhaltlich fehlerhaften, aber formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Diese kann grundsätzlich auch noch nach Fristablauf korrigiert werden - allerdings mit einer wichtigen Einschränkung: Die Korrektur darf das Ergebnis der fristgerecht vorgelegten Abrechnung weder in einzelnen Positionen noch insgesamt zum Nachteil des Mieters überschreiten (vgl. BGH, 17.11.2004 - Az: VIII ZR 115/04; LG Bonn, 13.11.2006 - Az: 6 S 157/06). Eine Verrechnung von Erhöhungen bei einer Kostenart mit Absenkungen bei einer anderen ist dem Vermieter dabei verwehrt; Senkungen muss er an den Mieter weitergeben, ohne im Gegenzug die höhere Nachforderung durchsetzen zu können.

Dieser Schutzgedanke gilt nach überwiegender Auffassung auch für ein innerhalb der Frist bereits festgestelltes Guthaben: Wurde fristgerecht ein Guthaben zugunsten des Mieters ermittelt, darf dieses nach Fristablauf nicht mehr zu dessen Lasten verringert werden, da der Mieter andernfalls in seinem Vertrauen auf den einmal errechneten Betrag enttäuscht würde (vgl. AG Berlin-Tempelhof/Kreuzberg, 03.03.2022 - Az: 23 C 71/21). Auch ein bloßes Anerkenntnis des Mieters, die Nachforderung begleichen zu wollen, lässt die Ausschlussfrist nicht von Neuem beginnen; die für die Verjährung geltende Regelung zum Neubeginn durch Anerkenntnis (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB) ist auf die Ausschlussfrist nicht entsprechend anwendbar (vgl. BGH, 09.04.2008 - Az: VIII ZR 84/07).

Setzt die Ausschlussfrist zwingend eine Vorauszahlungspflicht voraus?

Die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 BGB greift nach ihrem eindeutigen Wortlaut nur dann, wenn der Mieter vertraglich zur Leistung von Vorauszahlungen verpflichtet ist. Wurde stattdessen vereinbart, dass die Betriebskosten erst nach Vorlage einer Abrechnung in voller Höhe zu zahlen sind, handelt es sich bei der sich daraus ergebenden Forderung nicht um eine „Nachforderung" im Sinne der Vorschrift. Eine entsprechende Anwendung der Ausschlussfrist auf solche - eher seltenen - Vertragsgestaltungen kommt nicht in Betracht, da sie dem klaren Gesetzeswortlaut widerspräche (vgl. LG München II, 22.03.2011 - Az: 12 S 4491/10). Der Mieter ist in diesen Fällen nicht schutzlos gestellt: Bei besonders langem Zuwarten des Vermieters kann eine Verwirkung des Anspruchs nach § 242 BGB in Betracht kommen.

Wie lange kann der Mieter Einwendungen gegen die Abrechnung erheben?

Nicht nur der Vermieter, auch der Mieter unterliegt einer Ausschlussfrist. Nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB muss der Mieter Einwendungen gegen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach deren Zugang geltend machen. Nach Fristablauf ist er mit Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Fristversäumnis nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 6 BGB).

Diese Einwendungsfrist ist weit zu verstehen und erfasst grundsätzlich alle Beanstandungen, die einen Sachzusammenhang mit den abgerechneten Betriebskostenpositionen aufweisen - auch den Einwand, bestimmte Kosten seien gar nicht umlagefähig, oder eine Rüge des betriebskostenrechtlichen Wirtschaftlichkeitsgebots (vgl. LG Berlin, 15.06.2021 - Az: 67 S 61/21). Pauschale Zweifel am Verbrauch oder allgemein gehaltene Rügen einzelner Positionen genügen dabei nicht. Die Einwendungen müssen so konkret gefasst sein, dass der Vermieter erkennen kann, welche Position aus welchem Grund beanstandet wird, und in die Lage versetzt wird, die Abrechnung gegebenenfalls zu korrigieren (vgl. LG Hanau, 09.02.2021 - Az: 2 S 135/19).

Eine spätere Geltendmachung von Einwendungen scheidet auch dann aus, wenn der Mieter es versäumt hat, eine ihm angebotene Belegeinsicht rechtzeitig wahrzunehmen. Der Mieter hat zwar entsprechend § 259 BGB einen Anspruch auf Einsicht in die Abrechnungsunterlagen, dieser ist aber grundsätzlich in den Räumen des Vermieters auszuüben; ein Anspruch auf Zusendung von Kopien besteht nur ausnahmsweise nach Treu und Glauben. Wer lediglich vorträgt, keine „Zeit und Muße“ für die Einsichtnahme gefunden zu haben, kann sich nach Fristablauf nicht mehr auf unterlassene Einsicht berufen (vgl. AG Stadthagen, 10.07.2025 - Az: 4 C 531/23).

Sonderfall Gewerberaummiete

Für die Vermietung von Gewerberaum gilt die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 BGB nicht, da sich die Vorschrift nach ihrer systematischen Stellung ausschließlich auf die Wohnraummiete bezieht. Ein gewerblicher Vermieter kann eine Betriebskostenabrechnung deshalb auch nach Ablauf einer etwaigen vertraglich vereinbarten Abrechnungsfrist noch korrigieren und Nachforderungen geltend machen, solange keine Verjährung oder Verwirkung eingetreten ist (vgl. OLG Brandenburg, 23.05.2023 - Az: 3 U 94/22; BGH, 10.07.2013 - Az: XII ZR 62/12). Die Möglichkeit zur Korrektur stellt dabei selbst keinen verjährbaren Anspruch dar; die Verjährung eines Nachzahlungsanspruchs beginnt erst mit Zugang der jeweils maßgeblichen, gegebenenfalls berichtigten Abrechnung.

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