Urlaubssperre: Wann ist sie zulässig und wie können Arbeitnehmer reagieren?

Wenn der Betrieb in die Hochsaison geht, greifen Arbeitgeber gerne zu einem einfachen Mittel: Für einen bestimmten Zeitraum wird Urlaub schlicht nicht mehr genehmigt. Für Beschäftigte, die eine Reise geplant, Kinderbetreuung organisiert oder bereits gebucht haben, ist das ein erheblicher Eingriff. Die Rechtslage ist dabei strenger, als man in der Praxis vermuten würde - und die Arbeitsgerichte prüfen im Streitfall sehr genau nach.

Was ist eine Urlaubssperre?

Eine Urlaubssperre ist eine vom Arbeitgeber angeordnete, zeitlich begrenzte Einschränkung der Urlaubsgewährung. In dem festgelegten Zeitraum werden keine Urlaubsanträge mehr bewilligt. Ein eigenes Gesetz dazu existiert nicht. Rechtlicher Anknüpfungspunkt ist allein § 7 Abs. 1 Satz 1 BUrlG: „Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen.“

Die Urlaubssperre ist damit keine eigenständige Rechtsfigur, sondern nur die vorweggenommene Ankündigung, dass für einen Zeitraum dringende betriebliche Belange geltend gemacht werden. Das Bundesarbeitsgericht hat dies in anderem Zusammenhang ausdrücklich so eingeordnet: Mit einer Urlaubssperre werden keine neuen Verpflichtungen begründet, sondern lediglich einer Urlaubsbewilligung entgegenstehende dringende betriebliche Belange angeführt (vgl. BAG, 06.09.2018 - Az: 6 AZR 367/17).

Abzugrenzen ist die Urlaubssperre vom Betriebsurlaub, der auch als Zwangsurlaub bezeichnet wird. Dort wird der Betrieb geschlossen und die Belegschaft muss Urlaub nehmen - also das genaue Gegenteil. Typisch ist das in Industriebetrieben zwischen Weihnachten und Neujahr oder in Einzelpraxen, wenn der Arzt selbst abwesend ist. Auch Betriebsurlaub darf allerdings nicht den gesamten Jahresurlaub aufzehren; ein Teil muss zur freien Verfügung der Beschäftigten bleiben.

Welche Gründe können eine Urlaubssperre tragen?

Dringende betriebliche Belange liegen vor, wenn die Anwesenheit eines bestimmten oder aller Arbeitnehmer zu einem konkreten Zeitpunkt betrieblich unverzichtbar ist. Eine abschließende Aufzählung gibt es wegen der Vielzahl denkbarer Konstellationen nicht. Anerkannt sind insbesondere saisonale Auftragsspitzen wie das Weihnachtsgeschäft im Einzelhandel, die Erntezeit in der Landwirtschaft oder die Jahresabschlusssaison bei Wirtschaftsprüfern. Ebenso können unvorhergesehene Großaufträge mit engen Lieferterminen, Inventuren und feststehende Abgabefristen, ein akuter Personalausfall durch eine Krankheitswelle oder eine abwendbare drohende Insolvenz eine Sperre rechtfertigen.

Nicht ausreichend sind dagegen dauerhafte Unterbesetzung, schlechte Organisation oder bloße Bequemlichkeit bei der Personalplanung. Wer seine dünne Personaldecke selbst zu verantworten hat, kann das Risiko nicht auf den Urlaubsanspruch der Belegschaft abwälzen. Ebenso wenig ist ein häufiger Krankenstand einzelner Beschäftigter ein tauglicher Grund, gerade diesen den Urlaub zu verweigern - der Erholungszweck des Urlaubs (§ 1 BUrlG) spricht im Gegenteil dafür, ihn zu gewähren. Auch Kurzarbeit als solche rechtfertigt keine Urlaubssperre; sie kann allerdings den Umfang des Urlaubsanspruchs verringern, weil für Zeiten der Kurzarbeit Null keine Urlaubsansprüche entstehen (vgl. BAG, 30.11.2021 - Az: 9 AZR 225/21).

Warum pauschale Begründungen vor Gericht scheitern

Die Darlegungs- und Beweislast für die dringenden betrieblichen Belange trägt der Arbeitgeber. Wie hoch die Anforderungen sind, zeigt der Fall eines Fensterbaubetriebs: Für die Woche vor den Betriebsferien war eine allgemeine Urlaubssperre verhängt worden, weil sonst Liefertermine platzen und Konventionalstrafen drohen würden. Das Arbeitsgericht verpflichtete den Arbeitgeber im Wege der einstweiligen Verfügung dennoch zur Urlaubsgewährung. Der pauschale Hinweis, man könne auf keinen Mitarbeiter verzichten, genüge nicht. Erforderlich sei eine Kalkulation des Personalbedarfs und die Erläuterung, warum gerade dieser Arbeitnehmer unentbehrlich sei; die knappe Personaldecke habe der Betrieb selbst zu verantworten (vgl. ArbG Bielefeld, 21.06.2006 - Az: 6 Ga 16/06).

Hinzu kommt ein Punkt, der in der Praxis häufig übersehen wird: Auch wenn eine Urlaubssperre besteht, entbindet sie nicht von der Einzelfallprüfung. Im Fall einer Altenpflegeeinrichtung hatte eine langjährige Mitarbeiterin beispielsweise ein Jahr im Voraus zwei Wochen Urlaub über Weihnachten und Silvester beantragt. Der Arbeitgeber lehnte unter Verweis auf eine generelle Urlaubssperre ab, weil sich in dieser Zeit besonders viele Beschäftigte krankmeldeten. Das Gericht gab der Arbeitnehmerin recht: Störungen des Betriebsablaufs treten bei jedem Urlaub auf und sind hinzunehmen; ein konkreter Personalbedarf und konkret zu erwartende Fehlzeiten waren nicht dargelegt worden. Jeder Urlaubsantrag sei individuell zu prüfen, eine pauschale Ablehnung unzulässig - daran ändere auch eine Abstimmung der Sperre mit dem Betriebsrat nichts (vgl. ArbG Braunschweig, 20.11.2019 - Az: 4 Ca 373/19).

Wer hat bei konkurrierenden Urlaubswünschen Vorrang?

Neben den betrieblichen Belangen nennt § 7 Abs. 1 BUrlG als zweiten Ablehnungsgrund die Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen. Praktisch relevant ist das vor allem in den Schulferien: Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern sind auf diese Zeiträume angewiesen und können deshalb bevorzugt zu berücksichtigen sein. Weitere Kriterien sind der Gesundheitszustand, die Urlaubszeiten des Partners, wenn dieser zeitlich gebunden ist, sowie Alter und Dauer der Betriebszugehörigkeit.

Diese Abwägung darf allerdings nicht dazu führen, dass stets dieselben Personen zurückstehen. Auch kinderlose Beschäftigte haben Anspruch darauf, turnusmäßig attraktive Urlaubszeiträume zu erhalten.

Dauer, Ankündigung und Form einer Urlaubssperre

Eine gesetzliche Höchstdauer besteht nicht. Maßgeblich ist die Verhältnismäßigkeit: Je länger die Sperre andauert, desto gewichtiger müssen die betrieblichen Gründe sein. Üblich sind überschaubare Zeiträume von einigen Wochen, etwa vor Weihnachten oder während der Erntezeit; in Saisonbetrieben können auch mehrere Monate in Betracht kommen. Eine Sperre, die den überwiegenden Teil des Jahres erfasst, ist mit dem Erholungszweck des § 1 BUrlG dagegen nicht mehr vereinbar.

Eine Verankerung im Arbeitsvertrag ist nicht erforderlich. Bei wiederkehrenden Sperren zu stets demselben Zeitpunkt - branchenüblich etwa bei Wirtschaftsprüfern - bietet sich eine Regelung im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung jedoch an.

Mitbestimmung von Betriebsrat und Personalrat

Besteht ein Betriebsrat, ist er nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG bei der Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans zu beteiligen. Eine Urlaubssperre fällt darunter. Ohne Beteiligung ist die Anordnung unwirksam.

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