Mitarbeiterdatenverarbeitung im Unternehmen

Eigentlich muss bzw. will jedes Unternehmen personenbezogene Daten seiner Mitarbeiter verarbeiten. Mit der DSGVO einhergehend stellt sich daher die Frage, ob eine schriftliche Einwilligung des Arbeitnehmers hierfür erforderlich ist.

Anders als in anderen Bereichen, wo die Schriftform nicht erforderlich ist, sieht § 26 BDSG vor, dass für die Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis die Schriftform erforderlich ist, sofern eine andere Form aufgrund besonderer Umstände nicht angemessen ist. Dies bedeutet, dass die Einholung in einer anderen als der Schriftform nicht wirksam sein dürfte, wenn die schriftliche Einholung möglich ist. Daher sollte von jedem Mitarbeiter eine Einwilligung gesondert eingeholt und auf die eigenhändige Unterschrift geachtet werden. Die Einwilligung muss vom Arbeitnehmer freiwillig gegeben werden. Dies kann man bei einem Arbeitsverhältnis aufgrund des durchaus bestehenden Abhängigkeitsverhältnisses zum Arbeitgeber kritisch sehen.

Auch in einem Arbeitsverhältnis gilt, dass der Arbeitnehmer grundsätzlich frei entscheiden kann, wie er sein Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung ausübt (BAG, 11.12.2014 - Az: 8 AZR 1010/13). Weiterhin wurde in § 26 BDSG festgelegt, dass eine Einwilligung im Arbeitsverhältnis grundsätzlich möglich ist, wobei aber die Umstände, unter denen die Einwilligung erteilt wird, bei der Beurteilung der Freiwilligkeit zu berücksichtigen sind.

Freiwilligkeit kann zum Beispiel dann vorliegen, wenn für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichgelagerte Interessen verfolgen.

Somit kann die Einwilligung vom Arbeitnehmer auch mit der erforderlichen Freiwilligkeit gegeben werden.

Dies bedeutet aber auch, dass der Abschluss eines Arbeitsvertrags nicht von der Erteilung der Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten abhängig sein darf (Koppelungsverbot). Ein solcher Eindruck sollte unbedingt vermieden werden. Daher ist es ratsam, die Einwilligung nicht im Arbeitsvertrag - auch nicht als Anlage -, sondern durch eine gesonderte Erklärung in einem eigenständigen Dokument einzuholen.

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