Betriebskosten und Nebenkosten für Wohnungsmieter

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Was verbirgt sich hinter den Nebenkosten / Betriebskosten?

In jeder Wohnung fallen durch die Nutzung, Bewirtschaftung und das Eigentum laufend Kosten an, z.B. für die Heizung, Wasser oder die Müllentsorgung.

Diese Kosten fallen unter den Begriff Betriebs- bzw. Nebenkosten, wobei der Begriff Nebenkosten rechtlich nicht klar definiert ist, mithin unklar ist, welche konkreten Kosten darunter zu verstehen sind.

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen (§ 1 BetrKV).

Wer zahlt die Betriebskosten?

Grundsätzlich gilt zunächst, dass der Vermieter alle auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen hat (§ 535 Abs. 1 S. 3 BGB). Dies würde auch die Betriebskosten umfassen.

Gemäß § 556 BGB darf im Mietvertrag jedoch vereinbart werden, dass der Mieter neben der Grundmiete auch Betriebskosten, also die laufenden regelmäßig wiederkehrenden Kosten die im Zusammenhang mit dem Objekt stehen, trägt.

Zur sachgerechten Verteilung der anfallenden Kosten wird in der Regel eine Umlegung der Betriebskosten auf den Mieter vereinbart.

Ohne entsprechende wirksame vertragliche Regelung muss der Mieter also keine Betriebskosten zahlen.

Zur Übertragung genügt die ggf. formularmäßige Vereinbarung, dass der Mieter „die Betriebskosten“ zu tragen hat. Auch ohne Beifügung des Betriebskostenkatalogs oder ausdrückliche Bezugnahme auf § 556 Abs. 1 Satz 2 BGB und die Betriebskostenverordnung ist hierdurch die Umlage der dort definierten und in der Betriebskostenverordnung erläuterten Betriebskosten als vereinbart anzusehen (BGH, 10.02.2016 - Az: VIII ZR 137/15). Der Begriff „Betriebskosten“ schließt insoweit alle umlagefähigen Nebenkosten ein.

Die Betriebskosten lassen sich in kalte Betriebskosten, die mehrheitlich nicht verbrauchsabhängig anfallen, und warme Betriebskosten (Energiekosten z.B. Heizung, Warmwasser, Fernwärme), die überwiegend verbrauchsabhängig anfallen unterteilen. Für die warmen Energiekosten gilt die Heizkostenverordnung.

Welche Betriebskostenarten kann der Vermieter an den Mieter weiterreichen?

Die Betriebskostenarten, die vom auf den Mieter abgewälzt werden können, sind in der Betriebskosten-Verordnung (früher inhaltsgleich: II. Berechnungs-Verordnung) aufgelistet.

Die in § 2 Betriebskostenverordnung genannten „sonstigen Betriebskosten“ müssen im Mietvertrag näher erläutert worden, lediglich die Bezeichnung „sonstige Betriebskosten“ reicht also nicht. Anerkannt sind u.a. die folgenden Positionen: Wartungskosten für Haustechnik, Rauchmelder, Feuerlöscher und Blitzableiter, die Reinigungskosten für Dachrinnen, Rollläden und Abwasseranlagen und Beseitigungskosten von Graffiti.

Nicht zu den nicht abrechnungsfähigen Kosten, die der Vermieter zu tragen gehören beispielsweise Anschaffungs-, Reparatur- und Verwaltungskosten, Instandhaltungsrücklagen, Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung, Kosten durch Leerstand, Kontoführungsgebühren, Einkommenssteuer auf die Mieteinahmen aber auch die Kosten für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung und andere einmalige, nicht regelmäßig wiederkehrende Kosten.

Ebenfalls nicht zu den Betriebskosten zählen übrigens die Kosten, die dem Mieter durch die Benutzung der Wohnung laufend entstehen und bei denen der Mieter selbst Vertragspartner ist (üblicherweise bei Strom) oder die vom Mieter üblicherweise außerhalb der Miete unmittelbar getragen werden.

Die einzelnen Betriebskostenarten, die der Mieter übernehmen soll, müssen genau bezeichnet werden. Sie können nun entweder im Mietvertrag einzeln aufgezählt werden (in Mietvertragsformularen geschieht dies häufig dadurch, dass alle zulässigen Betriebskosten aufgelistet werden und die auf den Mieter abgewälzten angekreuzt werden müssen) oder es kann eine pauschale Bezugnahme auf die Betriebskostenverordnung bzw. die II. Berechnungsverordnung erfolgen.

Was gilt für neu eingeführte Betriebskosten?

Wenn im Mietvertrag auf die Betriebskostenverordnung Bezug genommen wurden, so sind auch neu eingeführte Betriebskosten, die bisher noch nicht berücksichtigt wurden, von der Regelung umfasst.

Dies betrifft beispielsweise neue Sach- oder Haftpflichtversicherungen oder Betriebskosten, die durch Veränderung des Objekts entstanden sind, umgelegt werden, wenn dies dem Mieter ordnungsgemäß angekündigt wurde.

Betriebskosten: Pauschale oder Vorauszahlung?

Die Vertragsparteien können Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung vereinbaren.

Bei einer Vorauszahlung zahlt der Mieter regelmäßig - in der Regel zusammen mit der Miete - einen festgelegten Betrag als Vorschuss.

Der Vermieter verpflichtet sich gleichzeitig dazu, einmal im Jahr über die Betriebskosten abzurechnen. Mit der Abrechnung kann sich dann je nach tatsächlichem Kostenanfall eine Rückzahlung oder eine Nachzahlung ergeben. Gleichzeitig kann mit der Abrechnung eine entsprechende Anpassung der künftigen Vorauszahlung erfolgen. Das Kostenrisiko trägt in diesem Fall also der Mieter.

Vorauszahlungen dürfen nur in angemessener Höhe verlangt werden (§ 556 Abs. 2 BGB). Diese Regelung soll den Mieter davor schützen, dem Vermieter einen unverzinslichen Kredit zur Verfügung stellen zu müssen.

Eine zum Nachteil des Mieters hiervon abweichende Vereinbarung ist unwirksam.

Bei einer Pauschale wird ähnlich wie bei einer Vorauszahlung ein monatlicher Festbetrag zur Deckung der Betriebskosten gezahlt. Es wird jedoch im Anschluss keine Betriebskostenabrechnung erstellt. Weder Mieter noch Vermieter können eine Rück- bzw. Nachzahlung entsprechend der tatsächlich angefallenen Kosten fordern. Eine Erhöhung der Pauschale kann nicht einseitig vorgegeben werden, sondern ist nur mit Zustimmung des Mieters möglich. Das Kostenrisiko trägt hier der Vermieter.

Sofern der Vermieter die Betriebskostenpauschale erhöhen will, um die tatsächlichen Betriebskosten zu decken, muss er zudem einmalig eine Abrechnung anfertigen, die es dem Mieter ermöglicht, nachzuvollziehen, dass die Erhöhung gerechtfertigt ist.

Abrechnung über die Betriebskosten

Über vom Mieter geleistete Vorauszahlungen ist vom Vermieter jährlich abzurechnen, wobei der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz zu beachten ist. Der Vermieter darf demnach dem Mieter keine Kosten überbürden, die infolge unwirtschaftlichen Verhaltens während der Abrechnungsperiode entstanden sind.

Die Betriebskostenabrechnung muss so erstellt werden, dass diese für den Mieter nachvollziehbar ist. Hierzu muss der Vermieter eine detaillierte Aufstellung der einzelnen Kostenarten erstellen, aus der sich aus den angefallenen Gesamtkosten und des Verteilerschlüssels, der im Mietvertrag enthalten ist, der individuelle Kostenanteil des Mieters ergibt. Sofern der Verteilerschlüssel unklar sein sollte, ist dieser vom Vermieter zu erläutern.

Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens zum Ablauf des 12. Monates nach Ende des Abrechnungszeitraumes (meist das Kalenderjahr) mitzuteilen.

Nach Ablauf dieses Zeitraumes ist der Vermieter zur Geltendmachung einer Nachforderung nicht mehr berechtigt, es sei denn, ihm gelingt es nachzuweisen, dass ihn an der Verspätung kein Verschulden trifft. Diesen Nachweis knüpft die Rechtsprechung an strenge Voraussetzungen. Es reicht etwa nicht aus, wenn der Vermieter die Säumnis der von ihm beauftragten Drittfirmen einfach hinnimmt.

Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter seinerseits dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf der Frist kann der Mieter keine Einwendungen mehr geltend machen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).

Eine zum Nachteil des Mieters hiervon abweichende Vereinbarung ist unwirksam.

Was gilt für den Abrechnungsmaßstab?

§ 556a BGB enthält Vorschriften zum anzuwendenden Abrechnungsmaßstab. Danach sind Betriebskosten, wenn zwischen den Parteien nichts anderes vereinbart worden ist, nach dem Anteil der Wohnflächen im Mietgebäude bzw. im Falle verbrauchsabhängiger oder verursachungsbezogener Betriebskosten nach Verbrauch oder Verursachung abzurechnen. Unter die zuletzt genannte Regelung können z.B. die Kosten der Wasserversorgung oder aber auch die Kosten der Müllentsorgung fallen.

Zu den Kosten einer zentralen Heizung und Warmwasserversorgung und deren Aufteilung enthält die Heizkosten-Verordnung weitere spezielle Vorschriften.

Die warmen Betriebskosten sollen danach grundsätzlich zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch berechnet werden, sodass diese in der Regel nicht als Pauschale, sondern nur als Vorauszahlung gezahlt werden.

Die restlichen Nebenkosten können statt nach Anteil der Wohnfläche auch nach Personenzahl oder nach Wohneinheit abrechnet werden, wobei die Art des Verteilerschlüssels ausdrücklich mietvertraglich zu vereinbaren ist.

Kann der Abrechnungsmaßstab nachträglich geändert werden?

Besteht zwischen den Parteien eine Vereinbarung, wonach verbrauchsabhängige oder verursachungsbezogene Betriebskosten nicht nach Verbrauch oder Verursachung abzurechnen sein sollen, so kann der Vermieter diese Vereinbarung einseitig abändern. Nötig ist hierzu allerdings Schriftform der Erklärung.

Die Abänderung kann nur beinhalten, dass künftig nach Verbrauch oder Verursachung abgerechnet wird. Die Erklärung ist zudem nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraumes möglich, wirkt also nur für künftige Abrechnungsperioden.

Waren die in Rede stehenden Kosten ursprünglich Bestandteil des Mietzinses, so im Falle eines pauschalen Mietzinses, ist der Mietzins entsprechend herabzusetzen.

Der Vermieter kann also durch einseitige Erklärung einen Pauschalmietvertrag - zumindest teilweise - in einen Abrechnungsmietvertrag umwandeln.

Von diesen Regelungen darf nicht zum Nachteil des Mieters abgewichen werden.

Mieter hat keinen Anspruch auf eine Teilabrechnung!

Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Das bedeutet, dass der Mieter bei Auszug vor Beendigung einer Abrechnungsperiode eine Abrechnung vom Vermieter nicht verlangen kann.

In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass die Abrechnung sich auf einen Zeitraum von maximal 12 Monaten erstrecken darf. Eine Verlängerung der Abrechnung um die restlichen Monate bis zum Auszug ist nicht zulässig.

Dies ist nicht zu verwechseln mit der Teilerfassung der nach dem Verbrauch abzurechnenden Betriebskosten, wozu der Vermieter in der Regel beim Mieterwechsel während einer Abrechnungsperiode verpflichtet ist. Denn die Betriebskosten sind anteilmäßig auf den alten und neuen Mieter zu verteilen.

Die hierbei entstehenden Kosten sind keine Betriebskosten, sondern Verwaltungskosten, die in Ermangelung anderweitiger vertraglicher Regelungen vom Vermieter zu tragen sind (BGH, 14.11.2007 - Az: VIII ZR 19/07).