Was muss der Mieter tun, wenn die Betriebskostenabrechnung unrichtig ist?

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Das Betriebskostenabrechnungen bzw. Nebenkostenabrechnungen fehleranfällig sind, ist eine weithin bekannte Tatsache. Die möglichen Fehlerquellen für Vermieter sind vielfältig und gerade nicht gewerblichen Vermietern unterlaufen häufig Fehler.

Für den Mieter stellt sich in einem solchen Fall die Frage, wie bei konkreten Fehlern zu reagieren ist und ob eine eventuell geforderte Nachzahlung in der Folge möglicherweise hinfällig ist. Hierbei ist zu beachten, dass nicht jeder Fehler die gleichen Auswirkungen hat. Deswegen ist es wichtig, den Fehler korrekt einzuordnen, um dann richtig reagieren zu können.

Bei der Art des Fehlers ist zunächst zwischen formellen und materiellen Fehlern zu unterscheiden. Im ersten Schritt prüft man auf formelle Fehler. Besteht die Abrechnung diese Prüfung, so ist auf materielle Fehler zu prüfen.

Formelle Fehler in der Abrechnung

Wurde eine formell fehlerhafte Abrechnung erstellt, so bedeutet dies, dass dem Mieter keine wirksame Abrechnung vorliegt. Dies ist rechtlich so zu behandeln, als ob überhaupt keine Abrechnung erstellt wurde.

Der Mieter muss in diesem Fall keine Nachforderung zahlen und auch keine Fristen beachten. Denn der Zugang einer den formellen Anforderungen nicht genügenden Betriebskostenabrechnung setzt die Einwendungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB nicht in Gang (BGH, 08.12.2010 - Az: VIII ZR 27/10).

Ein Anspruch auf Nachzahlung ist erst dann fällig, wenn eine ordnungsgemäße Abrechnung erstellt wurde, welche eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält.

Nach § 556 III 2 BGB muss der Vermieter nach Ablauf des vereinbarten Abrechnungszeitraumes abrechnen. Die Abrechnungsfrist beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraumes und beträgt zwölf Monate. Nach Ablauf dieser Frist kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderungen mehr geltend machen. Für die fristgerechte Abrechnung ist der Zugang beim Mieter entscheidend.

Eine Nebenkostenabrechnung ist unter anderen dann formell unwirksam, wenn

• die Abrechnungsfrist versäumt wurde und dies vom Vermieter zu vertreten war
• der Abrechnungszeitraum fehlt oder falsch ist
• die nachvollziehbare Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben fehlt
• die Angabe und der Abzug der Vorauszahlungen fehlt
• die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels fehlt
• der Mieteranteil nicht berechnet wurde
• die Abrechnung unverständlich ist.

Unverständliche Abrechnung

Ist die Abrechnung in sich nicht verständlich, fehlen etwa Umlagenschlüssel oder ist nicht erkennbar, welche verschiedenen Kostenpositionen überhaupt angesetzt wurden, ist die Abrechnung als solche unwirksam. Der Mieter muss dann nicht zahlen, bevor er nicht eine ordnungsgemäße Abrechnung vom Vermieter erhalten hat.

Maßstab ist ein durchschnittlich gebildeter Mieter. Dieser muss durch die Abrechnung in die Lage versetzt werden, dieser gedanklich zu folgen und diese rechnerisch nachzuverfolgen, ohne dass hierfür besondere juristische oder betriebswirtschaftliche Kenntnisse erforderlich wären.

Mieter muss nicht reagieren

Sofern eine formell unwirksame Abrechnung erstellt wurde, muss der Mieter nicht aktiv werden und die Abrechnung beanstanden. Er kann diese im Prinzip ignorieren, da es alleine Aufgabe des Vermieters ist, dem Mieter rechtzeitig eine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung zuzustellen. Tut er dies nicht, so verliert es seine Ansprüche aus dem betreffenden Abrechnungszeitraum.

Der Mieter kann eine Zahlungsaufforderung, die auf einer formell fehlerhaften Abrechnung basiert, natürlich auch verweigern.

Ebenfalls kann vom Vermieter eine neue bzw. korrigierte formell ordnungsgemäße Abrechnung fordern und dieser Anspruch notfalls über das Zurückbehaltungsrecht an den laufenden Vorauszahlungen durchgesetzt werden. Sollte das Mietverhältnis bereits beendet sein, besteht ein Rückforderungsrecht.

Solange die Abrechnungsfrist noch nicht abgelaufen ist, kann der Vermieter allerdings die Abrechnung noch korrigieren, sodass ein Nachforderungsanspruch dann wieder wirksam werden kann.

Materielle Fehler in der Abrechnung

Ist die Abrechnung formell ordnungsgemäß, ist die erste Hürde genommen. Eine formell ordnungsgemäße Abrechnung kann nämlich noch inhaltliche Fehler enthalten.

Im Gegensatz zu formellen Fehlern führen inhaltliche Fehler nicht dazu, dass die Abrechnung unwirksam ist. Ein Nachzahlungsanspruch des Vermieters bleibt somit bestehen, wobei deren Höhe dann gegebenenfalls später anzupassen ist. Dies bedeutet, dass der Mieter eine geforderte Nachzahlung bei materiellen Fehlern dennoch zunächst zahlen muss.

Stellt sich heraus, dass die Abrechnung tatsächlich materiell falsch war, können unberechtigterweise gezahlte Beträge zurückgefordert werden. Bei Zweifeln ist es am einfachsten, die Zahlung zunächst in voller Höhe unter Vorbehalt zu leisten und dann wenn feststeht, welcher Betrag richtigerweise zu zahlen gewesen wäre, eine etwaige Überzahlung zurückzufordern.

Sollte der Vermieter den Widerspruch des Mieters ignorieren, so ist es denkbar, den Betrag, der den beanstandeten Fehlern in der Nebenkostenabrechnung entspricht, von den laufenden Nebenkostenvorauszahlungen zurückzubehalten, bis der Vermieter die Korrektur vornimmt bzw. anerkennt.

Mieter muss tätig werden

Bei materiellen Fehlern muss der Mieter die Abrechnung beanstanden. Andernfalls bleibt der möglicherweise fehlerhafte Forderungsbetrag des Vermieters bestehen.