Ein
Arbeitnehmer, gegen den eine interne Compliance-Untersuchung geführt wurde, hat keinen datenschutzrechtlichen Anspruch auf Überlassung einer Kopie des Compliance-Abschlussberichts. Dem Arbeitnehmer steht jedoch ein Anspruch auf Einsicht in den Bericht als Teil seiner
Personalakte zu, da interne Ermittlungsakten dem materiellen Personalaktenbegriff unterfallen.
Art. 15 Abs. 1 DSGVO gewährt der betroffenen Person das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden, sowie das Recht auf Auskunft über diese Daten und die in Art. 15 Abs. 1 lit. a bis h DSGVO genannten Informationen. Ergänzend dazu bestimmt Art. 15 Abs. 3 Satz 1 DSGVO, dass der Verantwortliche der betroffenen Person eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung stellt. Durch die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs ist geklärt, dass Art. 15 Abs. 3 DSGVO keinen gegenüber Art. 15 Abs. 1 DSGVO eigenständigen Anspruch auf Zurverfügungstellung von Dokumenten begründet. Der Begriff „Kopie“ bezieht sich nicht auf ein Dokument als solches, sondern auf die personenbezogenen Daten, die es enthält, und diese müssen vollständig sein (vgl. EuGH, 26.10.2023 - Az: C-307/22; EuGH, 04.05.2023 - Az: C-487/21).
Daraus folgt, dass ein Anspruch auf Kopien von Auszügen aus Dokumenten oder gar von ganzen Dokumenten nur dann besteht, wenn die Zurverfügungstellung einer solchen Kopie unerlässlich ist, um der betroffenen Person die wirksame Ausübung der ihr durch die DSGVO verliehenen Rechte zu ermöglichen. Für diese Unerlässlichkeit besteht keine generelle Vermutung. Vielmehr obliegt es der betroffenen Person, darzulegen, dass die Kopie der personenbezogenen Daten sowie die Mitteilung der Informationen nach Art. 15 Abs. 1 lit. a bis h DSGVO für die Wahrnehmung ihrer Rechte nicht genügen (vgl. BFH, 12.03.2024 - Az: IX R 35/21). Regelmäßig genügt es für die Wahrnehmung der durch die DSGVO verliehenen Rechte, wenn die betroffene Person Kenntnis von den über sie verarbeiteten personenbezogenen Daten erlangt und ihr die Informationen nach Art. 15 Abs. 1 lit. a bis h DSGVO mitgeteilt werden.
Ein Compliance-Abschlussbericht, der eine interne Untersuchung des Verhaltens eines Mitarbeiters dokumentiert, enthält unstreitig personenbezogene Daten des betroffenen Mitarbeiters, etwa in Form von Aussagen der Hinweisgeber und Zeugen zu dem ihm vorgeworfenen Verhalten. Daneben umfasst ein solcher Bericht typischerweise aber eine Vielzahl weiterer Inhalte: Aussagen der Zeugen zu ihrem eigenen Erleben der Arbeitsumgebung, Wertungen und Würdigungen der beauftragten Ermittler, rechtliche Ausführungen sowie Empfehlungen zu Konsequenzen. Aussagen der Zeugen dazu, wie sie das Arbeitsumfeld empfunden haben oder wie sie auf Arbeitsbedingungen reagiert haben, sind keine personenbezogenen Daten des beschuldigten Mitarbeiters. Das gilt erst recht für daran anknüpfende ordnende, vergleichende und wertende Ausführungen der Ermittler sowie für Empfehlungen zu Konsequenzen. Der Bericht als Ganzes geht damit weit über die Verarbeitung personenbezogener Daten des Betroffenen hinaus, auf deren Mitteilung ein Anspruch nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO bestünde.
Zwar hat der EuGH anerkannt, dass sich die Reproduktion von Auszügen aus Dokumenten oder ganzen Dokumenten als unerlässlich erweisen kann, wenn die Kontextualisierung der verarbeiteten Daten erforderlich ist, um ihre Verständlichkeit zu gewährleisten (vgl. EuGH, 26.10.2023 - Az: C-307/22; EuGH, 04.05.2023 - Az: C-487/21). Es ist jedoch nicht ersichtlich, weshalb Bewertungen und übergeordnete Schlussfolgerungen der Ermittler zur Verständlichkeit der erfassten Aussagen über den beschuldigten Mitarbeiter erforderlich sein sollten. Zur Überprüfung der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit - und dies ist der maßgebliche Auslegungsmaßstab für die Reichweite des Auskunftsanspruchs - benötigt der Betroffene keine Informationen darüber, welche Schlüsse der Verantwortliche oder von ihm beauftragte Dritte aus den erhobenen Daten ziehen oder wie sich die Zeugen insgesamt zu ihren Arbeitsbedingungen geäußert haben.
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