Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Bedeutung und Pflichten für Unternehmen

Wer gewerblich tätig ist, kommt an der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) kaum vorbei - spätestens dann, wenn Geschäfte über die Grenze hinweg innerhalb der Europäischen Union abgewickelt werden oder ein Onlineshop bzw. ein gewerbliches eBay-Konto betrieben wird. Die Nummer dient der eindeutigen steuerlichen Identifikation eines Unternehmens innerhalb der EU und ist von der regulären Steuernummer zu unterscheiden, mit der sie häufig verwechselt wird.

Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Rechtsgrundlage für Erteilung und Verfahren ist § 27a des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Die USt-IdNr. wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben und identifiziert ein Unternehmen eindeutig für Zwecke des innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehrs. Eine deutsche USt-IdNr. besteht aus dem Länderkürzel „DE“ und einer neunstelligen Ziffernfolge, etwa DE123456789. Andere EU-Mitgliedstaaten verwenden vergleichbare, aber im Aufbau abweichende Formate.

Von der USt-IdNr. zu unterscheiden sind zwei weitere Nummern, die im Geschäftsverkehr ebenfalls eine Rolle spielen:

Für rein im Inland tätige Unternehmen genügt in der Regel die Steuernummer; eine USt-IdNr. ist dann nicht zwingend erforderlich, kann aber beantragt werden.

Wer benötigt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Erforderlich wird die USt-IdNr. für jeden Unternehmer, der Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten liefert bzw. erbringt oder von dort bezieht - die sogenannte innergemeinschaftliche Lieferung beziehungsweise der innergemeinschaftliche Erwerb. Für Geschäfte zwischen Unternehmen innerhalb der EU greift regelmäßig das Reverse-Charge-Verfahren: Die Lieferung bleibt beim liefernden Unternehmen umsatzsteuerfrei, die Steuerschuld verlagert sich auf den im Bestimmungsland ansässigen Empfänger, der die dort geltende Umsatzsteuer selbst abführt. Damit dieses Verfahren korrekt funktioniert, müssen auf der Rechnung sowohl die eigene USt-IdNr. als auch die des Leistungsempfängers sowie der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers angegeben werden (§ 13b UStG).

Für Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG gelten Besonderheiten. Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, erbringt seine inländischen Umsätze ohne Ausweis von Umsatzsteuer. Seit dem 1. Januar 2025 gelten hierfür angehobene Umsatzgrenzen: Der Vorjahresumsatz darf 25.000 Euro nicht übersteigen, der Umsatz im laufenden Kalenderjahr darf 100.000 Euro nicht überschreiten - wird die Grenze von 100.000 Euro unterjährig überschritten, entfällt die Steuerbefreiung bereits mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet, nicht erst zum Jahreswechsel. Trotz dieser Steuerbefreiung kann auch ein Kleinunternehmer eine USt-IdNr. benötigen, etwa wenn es zu innergemeinschaftlichen Erwerben kommt, die die sogenannte Erwerbsschwelle übersteigen, oder wenn digitale Dienstleistungen aus dem EU-Ausland bezogen werden. Die Beantragung einer USt-IdNr. gilt zugleich als Verzicht auf bestimmte Erleichterungen bei der Erwerbsbesteuerung und bindet den Erwerber regelmäßig für mehrere Jahre - eine vorherige Abwägung ist deshalb sinnvoll.

Beantragung: Wie kommt man an die USt-IdNr.?

Die Beantragung ist kostenfrei und kann auf zwei Wegen erfolgen. Bereits bei der steuerlichen Erfassung eines neuen Unternehmens kann im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung die Erteilung der USt-IdNr. direkt beantragt werden. Wer dies versäumt hat, kann jederzeit nachträglich einen Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern stellen - online über das entsprechende Formular oder schriftlich unter Angabe von Name und Anschrift, zuständigem Finanzamt sowie Steuernummer. Bei Einzelunternehmen sind zusätzlich Vorname und Geburtsdatum der antragstellenden Person erforderlich, bei anderen Rechtsformen Firmenname, Postleitzahl und Ort des Unternehmenssitzes.

Die Angaben werden automatisiert mit den vom zuständigen Finanzamt übermittelten Daten abgeglichen. Weichen die Angaben von den dort hinterlegten Daten ab, kann dies die Bearbeitung verzögern; ein Abgleich mit dem letzten Steuerbescheid vor der Antragstellung ist deshalb empfehlenswert. Die Mitteilung der erteilten Nummer erfolgt aus rechtlichen Gründen ausschließlich auf dem Postweg an die beim Finanzamt hinterlegte Anschrift - eine Übermittlung per E-Mail oder Telefon ist nicht vorgesehen. Wird das Unternehmen unter einer von der privaten Wohnanschrift abweichenden Geschäftsadresse geführt, kann beim BZSt zusätzlich eine sogenannte Euro-Adresse hinterlegt werden, die bei Bestätigungsanfragen anderer EU-Staaten anstelle der Wohnanschrift verwendet wird.

Für Organschaften nach § 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG kann sowohl für den Organträger als auch für jede Organgesellschaft eine gesonderte USt-IdNr. beantragt werden (§ 27a Abs. 1 Satz 3 UStG). Fiskalvertreter nach § 22a UStG erhalten für ihre Vertretungstätigkeit eine eigene USt-IdNr., mit der sie für alle von ihnen vertretenen, im Ausland ansässigen Unternehmen auftreten (§ 22d Abs. 1 UStG).

Angabepflicht im Impressum bei Online-Handel und eBay

Für gewerbliche Verkäufer auf Online-Plattformen wie eBay sowie für Betreiber eigener Onlineshops ist die USt-IdNr. Teil der Anbieterkennzeichnung. Die frühere Regelung des § 6 Nr. 6 Teledienstegesetz ist seit Langem überholt; maßgeblich war zuletzt § 5 Telemediengesetz (TMG), das wiederum zum 14. Mai 2024 durch das Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) abgelöst wurde. Die Pflichtangaben zur Anbieterkennzeichnung finden sich nunmehr in § 5 DDG. Danach ist, sofern vorhanden, entweder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nach § 27a UStG oder die Wirtschafts-Identifikationsnummer nach § 139c Abgabenordnung anzugeben (§ 5 Abs. 1 Nr. 6 DDG). Besteht keine USt-IdNr., weil kein grenzüberschreitendes Geschäft betrieben wird, entfällt diese Angabepflicht - anders als früher besteht aber inzwischen mit der W-IdNr. regelmäßig eine Alternative, sobald diese zugeteilt ist.

Verweise im Impressum auf das nicht mehr existierende TMG sollten durch einen Verweis auf § 5 DDG ersetzt werden. Fehlerhafte oder veraltete Angaben in der Anbieterkennzeichnung können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden (§ 33 Abs. 2 Nr. 1 DDG) und bergen zudem das Risiko wettbewerbsrechtlicher Abmahnungen, da die Impressumspflicht auch dem Schutz der Markttransparenz dient. Für Rechnungen an inländische Kunden reicht demgegenüber weiterhin die Angabe der Steuernummer aus; verpflichtend wird die USt-IdNr. bei Rechnungen an Geschäftskunden im EU-Ausland im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens.

Prüfung der USt-IdNr. von Geschäftspartnern

Vor Aufnahme einer Geschäftsbeziehung mit einem Unternehmen aus einem anderen EU-Mitgliedstaat empfiehlt sich die Überprüfung der von diesem angegebenen USt-IdNr., da die Steuerbefreiung der innergemeinschaftlichen Lieferung von deren Gültigkeit zum Zeitpunkt der Lieferung abhängt. Die Überprüfung erfolgt über das Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern beziehungsweise das europäische MIAS-/VIES-System. Dabei wird zwischen der einfachen Bestätigung, die lediglich die Gültigkeit der Nummer prüft, und der qualifizierten Bestätigung unterschieden, bei der zusätzlich Firmenname, Anschrift, Postleitzahl und Ort mit den im jeweiligen Mitgliedstaat hinterlegten Daten abgeglichen werden. Eine qualifizierte Bestätigung setzt stets eine vorherige einfache Bestätigung voraus und ist für steuerliche Nachweiszwecke grundsätzlich vorzuziehen.

Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht zur regelmäßigen Wiederholung der Prüfung besteht zwar nicht. Aus den umsatzsteuerlichen Nachweis- und Sorgfaltspflichten folgt aber, dass bei länger andauernden Geschäftsbeziehungen eine Überprüfung in angemessenen Abständen angezeigt ist, um Umfirmierungen, Adressänderungen oder den Wegfall der Gültigkeit rechtzeitig zu erkennen. Wird die Gültigkeit nicht geprüft und stellt sich nachträglich heraus, dass die verwendete USt-IdNr. zum Lieferzeitpunkt ungültig war, droht die Versagung der Steuerbefreiung und damit eine Nachforderung der Umsatzsteuer durch das Finanzamt. Der Nachweis einer durchgeführten qualifizierten Abfrage ist durch Aufbewahrung des Ausdrucks, eines Screenshots oder des vom BZSt übermittelten elektronischen Datensatzes zu führen.

Gültigkeitsdauer und Wegfall der USt-IdNr.

Die USt-IdNr. unterliegt grundsätzlich keiner zeitlichen Befristung; ihre Gültigkeit beginnt mit dem Datum des Bekanntgabebescheids. Sie endet, wenn der Unternehmer die Beendigung beim BZSt beantragt oder das Unternehmen beim zuständigen Finanzamt nicht mehr umsatzsteuerlich geführt wird - etwa bei Aufgabe der unternehmerischen Tätigkeit. Ein bloßer Wechsel der Steuernummer, beispielsweise durch Zuständigkeitswechsel innerhalb desselben Finanzamts, eine Aktenabgabe an ein anderes Finanzamt oder eine neue Steuernummer nach Eröffnung eines Insolvenzverfahrens, berührt die Gültigkeit der bereits erteilten USt-IdNr. hingegen nicht. Wurde dennoch fälschlich eine neue Nummer erteilt, ist eine Korrektur beim BZSt zu veranlassen. Adressänderungen werden vom zuständigen Finanzamt automatisch an das BZSt übermittelt; eine gesonderte Mitteilung ist insoweit nicht erforderlich, kann allerdings je nach Bearbeitungsdauer beim Finanzamt einige Zeit in Anspruch nehmen.

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Hinweis: Diese Informationen ersetzen keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Für Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit wird keine Gewähr übernommen.