Lohnsteuer bei Aushilfs- und Ferienjobs: Wann ist eine Pauschalierung möglich?

Gerade in den Sommermonaten oder während saisonaler Spitzen nehmen viele Unternehmen gerne die Dienste von Aushilfs- oder Ferienjobbern in Anspruch damit einher geht für Arbeitgeber auch die Frage nach der korrekten steuerlichen Behandlung des Arbeitslohns.

Das reguläre Verfahren über die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) kann bei kurzzeitigen oder geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen einen erheblichen administrativen Aufwand bedeuten. Um hier Abhilfe zu schaffen, hat der Gesetzgeber im Einkommensteuergesetz (EStG) Vereinfachungsregelungen vorgesehen, die es dem Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen ermöglichen, die Lohnsteuer pauschal abzuführen. Die zentrale Vorschrift hierfür ist § 40a EStG, der verschiedene Szenarien der Pauschalierung regelt.

Grundsätzliches zur Lohnsteuerpauschalierung

Das Prinzip der Lohnsteuerpauschalierung besteht darin, dass der Arbeitgeber die Lohnsteuer nicht individuell nach den persönlichen steuerlichen Merkmalen des Arbeitnehmers (wie Steuerklasse, Kinderfreibeträge etc.) berechnet und abführt, sondern einen festen Prozentsatz des Arbeitsentgelts an das Finanzamt entrichtet. Der Arbeitgeber übernimmt in diesem Fall die Steuerschuld des Arbeitnehmers. Dieses Verfahren stellt ein Wahlrecht des Arbeitgebers dar; ein Anspruch des Arbeitnehmers auf die Anwendung der Pauschalierung besteht nicht. Entscheidet sich der Arbeitgeber für diesen Weg, verzichtet er im Gegenzug auf den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale des jeweiligen Mitarbeiters.

Ein wesentlicher Vorteil für den Arbeitnehmer liegt darin, dass der pauschal besteuerte Arbeitslohn bei seiner persönlichen Einkommensteuerveranlagung unberücksichtigt bleibt. Er muss diesen also nicht in seiner Steuererklärung angeben. Dies bedeutet im Umkehrschluss jedoch auch, dass mit diesem Arbeitslohn in Verbindung stehende Werbungskosten, wie beispielsweise Fahrtkosten, nicht steuerlich geltend gemacht werden können. Die Pauschalsteuer hat eine abgeltende Wirkung.

Die Pauschalierung bei geringfügiger Beschäftigung (Minijob)

Die wohl bekannteste Form der Aushilfstätigkeit ist die geringfügig entlohnte Beschäftigung, umgangssprachlich als Minijob bezeichnet. Eine solche liegt vor, wenn das Arbeitsentgelt die Geringfügigkeitsgrenze (2025: 556 Euro monatlich) nicht übersteigt. Für diese Art der Beschäftigung sieht § 40a EStG zwei unterschiedliche Möglichkeiten der Lohnsteuerpauschalierung vor, deren Anwendbarkeit davon abhängt, ob der Arbeitgeber Pauschalbeiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung abführt.

Einheitliche Pauschsteuer von 2 Prozent

Die attraktivste und in der Praxis am häufigsten genutzte Variante ist die einheitliche Pauschsteuer in Höhe von 2 Prozent des Arbeitsentgelts gemäß § 40a Abs. 2 EStG. Diese Option steht dem Arbeitgeber offen, wenn er für den Minijobber Pauschalbeiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung entrichtet. Dies ist der Regelfall bei geringfügig entlohnten Beschäftigungen.

Das Besondere an diesem Pauschsteuersatz ist seine umfassende Abgeltungswirkung. Die 2 Prozent decken nicht nur die Lohnsteuer, sondern auch den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer ab. Es spielt dabei keine Rolle, ob der Arbeitnehmer überhaupt kirchensteuerpflichtig ist. Auch wenn er keiner steuererhebenden Religionsgemeinschaft angehört, wird der volle Satz von 2 Prozent fällig. Der Arbeitgeber führt diesen Betrag zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See als zentrale Einzugsstelle ab, welche die Verteilung an die erhebungsberechtigten Körperschaften (Finanzamt, Kirchen etc.) vornimmt. Für den Arbeitgeber bedeutet dies eine maximale Vereinfachung, da alle Abgaben an eine einzige Stelle fließen.

Pauschalsteuersatz von 20 Prozent

In bestimmten Konstellationen ist die Abführung von Pauschalbeiträgen zur Rentenversicherung durch den Arbeitgeber jedoch nicht vorgesehen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Arbeitnehmer mehrere Minijobs bei unterschiedlichen Arbeitgebern ausübt und sein Gesamteinkommen die Geringfügigkeitsgrenze übersteigt. In solchen Fällen entfällt die Möglichkeit der 2-Prozent-Pauschalierung.

Dennoch bietet der Gesetzgeber auch hier eine Vereinfachungsmöglichkeit an. Gemäß § 40a Abs. 2a EStG kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 20 Prozent des Arbeitsentgelts erheben. Zu diesem Betrag kommen gegebenenfalls noch der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer hinzu, die auf die pauschale Lohnsteuer berechnet werden. Auch bei dieser Variante ist ein Abruf der ELStAM nicht erforderlich. Sie ist jedoch für den Arbeitgeber kostenintensiver und kommt in der Praxis seltener zur Anwendung als die einheitliche Pauschsteuer von 2 Prozent.

Die Pauschalierung bei kurzfristiger Beschäftigung

Neben den geringfügig entlohnten Minijobs gibt es die sozialversicherungsrechtlich anders zu behandelnde kurzfristige Beschäftigung. Diese ist von vornherein auf eine begrenzte Zeit angelegt und zielt nicht auf eine Regelmäßigkeit ab. Auch für diese Fälle sieht das Steuerrecht eine Pauschalierungsmöglichkeit vor, die in § 40a Abs. 1 EStG geregelt ist.

Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer hier mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent des Arbeitslohns erheben. Voraussetzung ist, dass eine kurzfristige Beschäftigung im steuerrechtlichen Sinne vorliegt. Dies ist der Fall, wenn der Arbeitnehmer bei dem Arbeitgeber nur gelegentlich und nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigt wird und die Beschäftigungsdauer 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht übersteigt.

Zusätzlich muss eine von zwei weiteren Bedingungen erfüllt sein: Entweder darf der Arbeitslohn während der Beschäftigungsdauer durchschnittlich 150 Euro pro Arbeitstag nicht übersteigen, oder die Beschäftigung wird zu einem unvorhersehbaren Zeitpunkt sofort erforderlich. Letzteres betrifft beispielsweise den Einsatz von Aushilfen bei unvorhergesehenen Krankheitsfällen in der Stammbelegschaft.

Begrenzungen der Pauschalierungsmöglichkeit

Die Anwendung der Lohnsteuerpauschalierung für kurzfristig Beschäftigte ist jedoch an weitere Grenzen geknüpft, die in § 40a Abs. 4 EStG normiert sind. Diese sollen missbräuchliche Gestaltungen verhindern.

Eine entscheidende Obergrenze betrifft den Stundenlohn. Die Pauschalierung ist unzulässig, wenn der Arbeitslohn des Arbeitnehmers während der Beschäftigungsdauer durchschnittlich 19 Euro je Arbeitsstunde übersteigt. Arbeitgeber müssen hier also genau kalkulieren, um nicht Gefahr zu laufen, die Pauschalierung zu Unrecht anzuwenden.

Des Weiteren ist die Pauschalierung ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer bei demselben Arbeitgeber noch eine andere Beschäftigung ausübt, deren Lohn bereits dem normalen Lohnsteuerabzug nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen unterworfen wird. Es ist also nicht möglich, ein bestehendes Hauptarbeitsverhältnis durch eine zusätzliche pauschal besteuerte Aushilfstätigkeit beim selben Arbeitgeber zu ergänzen.

Sonderfall: Aushilfskräfte in der Land- und Forstwirtschaft

Eine spezielle und besonders günstige Form der Pauschalierung sieht der Gesetzgeber für Aushilfskräfte in Betrieben der Land- und Forstwirtschaft vor. Gemäß § 40a Abs. 3 EStG kann der Arbeitgeber hier die Lohnsteuer mit einem sehr niedrigen Pauschsteuersatz von nur 5 Prozent erheben.

Diese Regelung gilt für Aushilfskräfte, die ausschließlich mit typisch land- oder forstwirtschaftlichen Arbeiten beschäftigt werden, die saisonal bedingt nicht ganzjährig anfallen, wie beispielsweise Erntearbeiten. Als Aushilfskräfte in diesem Sinne gelten Personen, die nicht zu den land- und forstwirtschaftlichen Fachkräften zählen und die vom Arbeitgeber nicht mehr als 180 Tage im Kalenderjahr beschäftigt werden. Auch für diese Art der Pauschalierung gelten die bereits erwähnten Ausschlussgründe, insbesondere die Obergrenze des durchschnittlichen Stundenlohns von 19 Euro.

Die verschiedenen Möglichkeiten der Lohnsteuerpauschalierung bieten Arbeitgebern eine erhebliche Erleichterung bei der Beschäftigung von Aushilfen. Die Wahl der richtigen Pauschalierungsart hängt stark von der konkreten Ausgestaltung des Beschäftigungsverhältnisses ab – ob es sich um eine geringfügige oder eine kurzfristige Beschäftigung handelt und welche sozialversicherungsrechtlichen Regelungen greifen. Eine sorgfältige Prüfung der jeweiligen Voraussetzungen ist unerlässlich, um die Vorteile der Vereinfachung rechtssicher nutzen zu können und Nachforderungen durch die Finanzbehörden oder Sozialversicherungsträger zu vermeiden.