Betreuungsakten unterliegen einem besonderen Geheimnisschutz; eine vollständige Akteneinsicht durch Behörden - insbesondere durch die Staatsanwaltschaft - ist grundsätzlich unzulässig. Akteneinsicht kommt nur in Betracht, soweit ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird, keine schutzwürdigen Interessen entgegenstehen und der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gewahrt bleibt. Zulässig ist allenfalls die Übermittlung derjenigen Aktenbestandteile, die in einem unmittelbaren sachlichen Zusammenhang mit dem verfolgten Zweck stehen.
Betreuungsakten enthalten in der Regel höchstpersönliche Daten sowie ärztliche Stellungnahmen oder Gutachten über den Gesundheitszustand und die persönlichen Lebensumstände des Betreuten. Sie unterliegen daher - ebenso wie familiengerichtliche Akten - grundsätzlich der Geheimhaltung, weil die darin enthaltenen Informationen ihrer Natur nach der Kenntnisnahme durch am Verfahren nicht beteiligte Dritte entzogen sind. Dies gilt auch gegenüber Behörden, die im Wege der Amtshilfe nach Art. 35 Abs. 1 GG Einsicht in solche Akten begehren.
Stellt eine Behörde, die nicht am Verfahren der freiwilligen Gerichtsbarkeit beteiligt ist, ein Akteneinsichtsgesuch, handelt es sich um ein Amtshilfeersuchen, über das der Vorstand des Gerichts als Organ der Justizverwaltung zu befinden hat. Die entsprechende Entscheidung stellt einen Justizverwaltungsakt dar, der gemäß §§ 23 ff. EGGVG zur gerichtlichen Überprüfung gestellt werden kann.
Hinsichtlich der materiellen Voraussetzungen gelten für Behörden keine großzügigeren Maßstäbe als für sonstige Dritte. Ebenso wie am Verfahren nicht beteiligten Personen, für welche § 13 Abs. 2 FamFG gilt, darf auch einer Behörde Akteneinsicht nur gestattet werden, soweit sie ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht und schutzwürdige Interessen eines Beteiligten oder eines Dritten nicht entgegenstehen oder die Beteiligten einverstanden sind. Liegt keine Zustimmung des Betreuten vor, kommt eine Gewährung von Akteneinsicht nur in Betracht, wenn eine strenge Güterabwägung unter strikter Wahrung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes ein überwiegendes Allgemeininteresse ergibt.
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