Welche Arten von Betriebskosten darf der Vermieter ansetzen?

Der Vermieter darf nicht alle im Zusammenhang mit einem Mietobjekt entstehenden Kosten auf den Mieter überwälzen. Grundsätzlich muss der Vermieter diese eigentlich selber tragen, es kann aber vertraglich vereinbart, dass der Mieter die Betriebskosten übernehmen muss, die durch die laufende Bewirtschaftung entstehen. Dies ist der Normalfall.

Die Betriebskosten können zwar pauschal als fester monatlicher Betrag erhoben werden, üblicherweise erfolgt die Zahlung jedoch als Vorauszahlung, um der verbrauchsabhängigen Abrechnung gerecht zu werden. Dann erhält der Mieter eine Nebenkostenabrechnung, in der die Vorauszahlungen angerechnet werden. Ein gegebenenfalls entstandener Saldo ist dann entsprechend auszugleichen. Wird dagegen eine Pauschale vereinbart, muss über die pauschal abgerechneten Nebenkosten auch keine Abrechnung erstellt werden, eine Nachzahlung bzw. Rückzahlung von Guthaben kommt hierbei nicht in Betracht.

Betriebskosten müssen im Mietvertrag geregelt werden

Damit die Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können, ist eine entsprechende mietvertragliche Vereinbarung erforderlich.

In der Wohnraummiete genügt zur Übertragung der Betriebskosten auf den Mieter die - auch formularmäßige - Vereinbarung, dass dieser „die Betriebskosten“ zu tragen hat. Auch ohne Beifügung des Betriebskostenkatalogs oder ausdrückliche Bezugnahme auf § 556 Abs. 1 Satz 2 BGB und die Betriebskostenverordnung ist damit die Umlage der in § 556 Abs. 1 Satz 2 BGB definierten und in der Betriebskostenverordnung erläuterten Betriebskosten vereinbart (BGH, 10.02.2016 - Az: VIII ZR 137/15).

Was darf als Betriebskosten abgerechnet werden?

Nach § 1 Abs. 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) dürfen nur die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes beziehungsweise Grundstückes laufend entstehen über die Betriebskostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden. „Laufend“ bedeutet hierbei, dass die Kosten mit einer gewissen Regelmäßigkeit auftreten müssen.

Erhebliche zeitliche Abstände wie auch sehr unterschiedliche Kostenhöhen sprechen gegen die Annahme vor regelmäßig wiederkehrenden Kosten (AG Hamburg, 01.08.2019 - Az: 49 C 430/18).

Für die Annahme laufender Kosten ist es jedoch nicht erforderlich, dass diese jährlich oder in festgelegten Abständen entstehen. Vielmehr reicht auch ein mehrjähriger Turnus aus (BGH, 10.11.2021 - Az: VIII ZR 107/20). So wurden von den Gerichten bislang auch Zeiträume von fünf Jahren und länger gebilligt (z.B. AG Karlsruhe, WM 92, 139). Da es sich hierbei jedoch nicht um Entscheidungen oberster Gerichte handelt, sind abweichende Entscheidungen Einzelfall durchaus denkbar. Handelt es sich nicht um laufende Kosten, so sind diese nicht auf den Mieter umlegbar.

Was kann nicht als Betriebskosten abgerechnet werden?

Umlagefähige Betriebskosten sind dabei von Kosten der Instandsetzung und Instandhaltung abzugrenzen, die der Vermieter zu tragen hat. Die (nicht als Betriebskosten umlagefähigen) Aufwendungen für Instandsetzung und Instandhaltung werden durch Reparatur und Wiederbeschaffung verursacht und müssen zur Erhaltung des bestimmungsgemäßen Gebrauchs erbracht werden, um die durch Abnutzung, Alterung oder Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV). Ebenso sind der Verwaltungsaufwand, die Kosten für leer stehende Einheiten, für die Kontoführung, den Steuerberater oder die Einkommensteuer auf die Mieteinnahmen nicht auf den Mieter umlegbar.

Welche Positionen sind konkret umlagefähig?

§ 2 BetrKV enthält eine für den Vermieter von Wohnraum gemäß § 556 Abs. 1 BGB eine abschließende Aufzählung der überwälzbaren Nebenkosten. Dies sind:

• Laufende öffentliche Lasten des Grundstückes
• Kosten der Wasserversorgung
• Kosten der Entwässerung
• Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage oder Kosten des Betriebs der zentralen Brennstoffversorgungsanlage oder Kosten der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme, auch aus zentralen Heizungsanlage oder Abgasanlagen oder Kosten der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gasfeuereinzelstätten
• Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage oder Kosten der eigenständig gewerblichen Lieferung von Warmwasser, auch aus zentralen Heizungsanlage oder Abgasanlagen oder Kosten der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten
• Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
• Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzuges
• Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Kosten der Gartenpflege
• Kosten der Beleuchtung
• Kosten der Schornsteinreinigung
• Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
• Kosten für den Hauswart
• Kosten des Betriebs der Gemeinschaftsantennenanlage oder Kosten des Betriebs der mit einem Breitbandkabelnetz verbundenen privaten Verteilanlage
• Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege
• Sonstige Betriebskosten

Hinsichtlich der Kosten für die Beheizung und die Warmwasserversorgung (warme Betriebskosten) ist darüber hinaus die Heizkostenverordnung zu beachten, in der u.a. festgelegt wird, dass diese Kosten grundsätzlich nach Verbrauch berechnet werden sollen.

Damit sonstige Betriebskosten (z.B. Wartungskosten für Feuerlöscher, Rauchmelder oder die Dachrinnenreinigung) umgelegt werden können, müssen diese im Mietvertrag eindeutig aufgelistet werden (BGH, 07.04.2004 - Az: VIII ZR 167/03).

Die anderen Positionen müssen nicht einzeln genannt werden. Werden aber lediglich bestimmte Nebenkostenarten aufgeführt werden, so kann auch nur über diese konkret benannten Positionen abgerechnet werden.

Kann man Betriebskosten als Mieter von der Steuer absetzen?

Haushaltsnahe Dienstleistungen sowie Handwerkerleistungen im Haushalt sind steuerlich absetzbar. Dies betrifft Arbeiten, die normalerweise auch der Steuerpflichtige oder ein Haushaltsmitglied erledigen könnte, für die jedoch ein Dienstleister beauftragt wurde (z.B. Reinigungsarbeiten, Fensterputzer, Schädlingsbekämpfung, Gartenpflege etc.). Bei Handwerkerarbeiten darf es sich nicht um Arbeiten an einem Neubau handeln, damit diese absetzbar sind. Zudem darf es sich nicht um öffentlich geförderten Wohnraum handeln. Materialkosten sind nicht absetzbar.

Werden solche Kosten vom Vermieter in Auftrag gegeben und über die Nebenkostenabrechnung umgelegt, so kommt auch hier eine Ansetzung in Höhe der für den Mieter angefallenen Anteile bei der Einkommensteuer in Betracht. 20 % vom Rechnungsbetrag wird steuermindernd anerkannt, wobei der Höchstbetrag der Rechnungen bei 6.000 € im Jahr liegt.

Da in der Nebenkostenrechnung nur umlagefähige Handwerkerkosten aufgenommen werden dürfen, die der Mieter von der Einkommensteuer absetzen kann, sind in der Regel alle Handwerkerkosten absetzbar.

Vielfach sind in den Abrechnungen die steuerlich absetzbaren Positionen bereits gekennzeichnet. Liegt der Abrechnung auch eine Bescheinigung nach § 35a EstG bei, so sind alle Dienstleistungen und Handwerkerkosten bereits aufgelistet. Dazu ist der Vermieter jedoch nicht verpflichtet. Auf Anfrage des Mieters muss eine Information über die absetzbaren Kostenanteile zur Verfügung gestellt werden.

Hinweis: Diese Informationen ersetzen keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Trotz sorgfältiger Bearbeitung bleibt eine Haftung ausgeschlossen.